С 1 января 2025 г․ в России действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, предусматривающий возможность перехода от бумажной к электронной трудовой книжке (ЭТК)․ В этой статье разберём, какие записи необходимо сделать в бумажной трудовой книжке при переходе на ЭТК, как оформлять заявление, какие сроки и какие документы нужны работодателю․

Правовое основание

Переход на электронную трудовую книжку регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (ст․ 66․1, 66․2, 66․3);
• Порядком ведения и хранения трудовых книжек (Порядок № 2022);
• Постановлением Правительства РФ от 26 января 2023 г․ № 42 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек»․

Согласно ст․ 66․1 ТК РФ, работник имеет право на получение сведений о трудовой деятельности в любой момент․ При этом работодатель обязан вести и хранить трудовую книжку в бумажном виде до момента перехода на ЭТК․

Что нужно сделать работодателю

Приём заявления работника

Работник может в любой момент подать письменное заявление о переходе на ЭТК․ В заявлении должна быть указана дата, начиная с которой бумажная трудовая книжка перестанет использоваться․

Проверка бумажной трудовой книжки

Специалист кадровой службы проверяет, что все записи в бумажной трудовой книжке корректны и не содержат ошибок․ Это необходимо, чтобы избежать расхождений с цифровой версией․

Внесение записи о переходе

В соответствии с Порядком № 2022 запись о переходе в бумажной трудовой книжке должна выглядеть так:

1. В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи․
2. В графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки (может отличаться от даты подачи заявления)․
3. В графе 3 делается запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса РФ»․
4. В графе 4 указывается заявление работника, с указанием даты и номера его регистрации․

Важно, чтобы дата перехода в бумажной книжке совпадала с датой, с которой работник перестаёт использовать бумажную форму; Если даты не совпадают, это допустимо, но работодатель должен объяснить причину расхождения․

Сроки внесения записи

Согласно КонсультантПлюс:

• В течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления работника внесите запись о переходе в бумажную трудовую книжку․
• Не позднее 25 числа следующего месяца после даты перехода работник должен получить бумажную трудовую книжку на руки․

Как оформить заявление о переходе на ЭТК

Ниже приведён образец заявления, который можно использовать в 2025 году․ Важно, чтобы в заявлении были указаны:

• ФИО работника;
• Должность и подразделение;
• Дата подачи заявления;
• Дата перехода на электронную трудовую книжку;
• Подпись работника и дата․

Пример заявления:

[Наименование организации]
[Адрес организации]
[Телефон, Факс]

Заявление

Я, [ФИО работника], работник [должность], прошу перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК) с даты [дата перехода]․ Я подтверждаю, что ознакомлен(а) с правилами использования ЭТК и обязуюсь соблюдать их․

Подпись: _______________________

Пример записи в бумажной трудовой книжке

Ниже приведён пример записи, которую кадровый специалист должен внести в бумажную трудовую книжку при переходе на ЭТК:

№ 1Дата выдачи: 
Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса РФ․
Заявление работника от , № 12345․

Частые вопросы (FAQ)

1. Могу ли я подать заявление о переходе на ЭТК в любой момент?
   Да, работник может подать заявление в любой момент, но работодатель обязан внести запись в бумажной трудовой книжке в течение 3 рабочих дней․
2. Что если даты в бумажной и электронной книжке не совпадают?
   Это допустимо, но работодатель должен объяснить причину расхождения и убедиться, что обе версии совпадают по содержанию․
3. Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?
   Да, до тех пор, пока не будет официально прекращена её хранение в соответствии с Порядком․
4. Как проверить корректность записей в бумажной трудовой книжке?
   Проверьте, что все даты, номера и сведения о трудовой деятельности совпадают с данными в электронной версии․

Переход на электронную трудовую книжку упрощает работу с кадровыми данными, но требует строгого соблюдения правил оформления записей в бумажной версии․ Главное – своевременно вносить запись о переходе, проверять корректность данных и выдавать трудовую книжку работнику на руки в установленные сроки․

Если вы сомневаетесь в правильности оформления, обратитесь к юристу или воспользуйтесь сервисами электронного документооборота, такими как Nopaper, которые предлагают готовые шаблоны и проверку документов․