Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) — это не только изменение формата хранения данных о трудовой деятельности сотрудника, но и строго регламентированная процедура, требующая от работодателя выполнения конкретных действий․ Ключевым из них является своевременная сдача отчета в Социальный фонд России (СФР)․ В этой статье подробно разберем, какой именно отчет нужно подать, в какие сроки и как правильно оформить сопутствующие документы․
Основной отчет: Единая форма сведений (ЕФС-1), подраздел 1․1
С 1 января 2023 года для передачи сведений о трудовой деятельности, в т․ч․ при переходе на ЭТК, используется единая форма ЕФС-1․ Устаревшая форма СЗВ-ТД для этих целей больше не применяется․
Что такое подраздел 1․1 раздела 1 ЕФС-1?
Это конкретный блок в отчете ЕФС-1, куда вносятся сведения, необходимые для ведения электронной трудовой книжки․ При приеме на работу сотрудника, который отказался от бумажного документа, вы обязаны подать в СФР именно этот подраздел․
Пошаговая инструкция: что делать работодателю при переходе сотрудника на ЭТК
Алгоритм действий должен быть четким и последовательным․ Невыполнение любого шага может привести к ошибкам в отчетности и проблемам для сотрудника․
Шаг 1: Получение письменного заявления от сотрудника
Работник должен подать на имя руководителя организации заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки и о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде․ В заявлении он указывает дату, с которой согласен на такой переход․ Это основание для всех дальнейших действий․
Шаг 2: Немедленное уведомление СФР
Это обязательный и срочный шаг․ Не позднее следующего рабочего дня после приема на работу (или перевода) сотрудника с ЭТК, вы должны подать в СФР сведения о нем․ Это делается путем формирования и отправки подраздела 1․1 раздела 1 формы ЕФС-1․
- В отчете указываются данные сотрудника, дата начала работы и, что критически важно, дата подачи его заявления об отказе от бумажной книжки․
- Отчет можно сдать через интернет (для организаций с численностью от 25 человек это обязательно) или на бумаге (для ИП и малых предприятий)․
Шаг 3: Оформление закрывающей записи в бумажной трудовой книжке (если она была)
Если у сотрудника на руках уже существовала бумажная трудовая книжка, вы обязаны сделать в ней заключительную запись․ Эта запись подтверждает, что с указанной даты (даты подачи заявления) бумажная книжка не ведется, а все сведения хранятся в электронном виде․
Образец записи: «С [дата] трудовая книжка не ведется․ Сведения о трудовой деятельности хранятся в электронном виде в соответствии с заявлением работника от [дата]․»
После этого бумажную книжку выдайте сотруднику на руки․ Он может хранить ее как документ, подтверждающий его трудовой стаж до перехода на ЭТК․
Важные нюансы и частые вопросы
А что если у сотрудника уже есть ЭТК от предыдущего работодателя?
Если предыдущий работодатель уже начал вести электронную книжку и передал сведения в СФР (через отчет СЗВ-ТД в прошлые годы или ЕФС-1), то при приеме на новую работу вы все равно подаете свой подраздел 1․1 ЕФС-1․ В нем указывается дата начала работы в вашей организации․ СФР автоматически «привяжет» новую запись к существующей электронной книжке работника․ Отдельного заявления от сотрудника в этом случае не требуется, так как он уже изначально выбрал электронный формат․
Какие данные указывать в отчете?
В подразделе 1․1 ЕФС-1 необходимо корректно указать:
- ФИО, СНИЛС и данные паспорта сотрудника․
- Дату приема на работу․
- Дату подачи заявления об отказе от бумажной книжки (если она была)․
- Основание для внесения сведений (приказ о приеме на работу)․
Любая ошибка в этих данных может привести к тому, что сведения не поступят в электронную книжку․
Нужно ли сдавать отчет, если вся компания переходит на ЭТК?
Переход организации на ведение ЭТК для всех сотрудников — это не разовое событие, а постоянный режим работы․ Отчет (подраздел 1․1 ЕФС-1) вы сдаете по каждому новому сотруднику, который соглашается на электронный формат․ Для уже работающих сотрудников, которые ранее имели бумажные книжки, необходимо получить от них заявление и также подать отчет в СФР в течение следующего рабочего дня после получения этого заявления․
Типичные ошибки и как их избежать
- Просрочка подачи отчета․ Срок — не позднее следующего рабочего дня; Нарушение влечет за собой проблемы с учетом стажа сотрудника․
- Неправильный подраздел․ Убедитесь, что формируете именно подраздел 1․1 раздела 1 формы ЕФС-1, а не другие разделы․
- Отсутствие заявления от сотрудника․ Без письменного заявления (или его копии в деле) действия работодателя не имеют юридического основания․
- Несвоевременная закрывающая запись в бумажной книжке․ Запись должна быть сделана в день подачи заявления или на следующий рабочий день, но до или одновременно с подачей отчета в СФР․
- Игнорирование уже существующей ЭТК․ Даже если у сотрудника уже есть электронная книжка, вы обязаны подать свой отчет о его трудоустройстве у вас․
Главный отчет при переходе на электронную трудовую книжку — это подраздел 1․1 раздела 1 формы ЕФС-1, подаваемый в СФР․ Его сдача — обязательное условие для законного перевода сотрудника на ЭТК․ Помните о трех китах процедуры: заявление сотрудника, отчет в СФР (ЕФС-1) и закрывающая запись в бумажной книжке (при ее наличии)․ Соблюдение этих шагов гарантирует, что все сведения о трудовой деятельности вашего работника будут корректно отражены в его электронной трудовой книжке, а его стаж будет сохранен․