Переход на электронную форму трудовой деятельности – один из ключевых шагов цифровизации труда в России. Ниже подробно рассматриваем, что такое заявление о переходе на электронную трудовую книжку, когда и кому оно требуется, а также как правильно оформить документ.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка – цифровой аналог традиционной бумажной записи о трудовом стаже работника. Она хранится в системе ПФР и позволяет:
- Отслеживать все периоды работы и места работы;
- Проверять корректность внесения данных работодателем;
- Удобно получать информацию о своём стаже в любой момент.
Кто обязан подавать заявление?
Согласно действующему законодательству, заявление о переходе на электронную трудовую книжку необходимо подать:
- Всем работникам, которые ещё не перешли на электронный формат;
- Работникам, желающим сохранить бумажный вариант (в этом случае требуется отдельное заявление об отказе от ЭТК);
- Исполняющим обязанности в организациях, где уже действует система ЭТК (например, крупные компании, госучреждения).
Когда был инициирован переход?
Переходный период по внедрению электронных трудовых книжек завершается 1 января 2026 года. С этого момента:
- Все новые записи в трудовой книжке ведутся исключительно в электронном виде;
- Работодатели обязаны передавать данные в ПФР через электронные каналы;
- Работники могут проверять свои данные через личный кабинет на сайте ПФР.
Как правильно оформить заявление?
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку оформляется в свободной форме, но включает обязательные элементы:
Шапка заявления
Кому: Наименование организации (работодателя);
От кого: ФИО работника, должность, подразделение;
Текст заявления
Пример формулировки:
Я, Иванов Иван Иванович, работающий в должности менеджера в ООО «Пример», прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат и включить меня в список работников, использующих электронные трудовые книжки.
Подпись
Заявление подписывается работником и, при необходимости, заверяется печатью организации.
Приложения
К заявлению могут быть приложены:
- Копия паспорта;
- Копия трудовой книжки (если имеется);
- Документ, подтверждающий право на переход (например, приказ о переходе на ЭТК).
Как проверить статус заявления?
После подачи заявления работодатель в течение 5‑10 рабочих дней вносит информацию в систему ПФР. Проверить статус можно:
- Войдя в личный кабинет ПФР;
- Перейдя в раздел «Трудовая деятельность» → «Электронные трудовые книжки»;
- Просмотрев подтверждение о переходе в личных сообщениях.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли одновременно пользоваться бумажной и электронной книжкой? – Да, если работник не написал заявление об отказе от бумажного варианта.
- Что делать, если работодатель не переводит данные в ЭТК? – Нужно направить письменный запрос в отдел кадров и, при необходимости, в ПФР.
- Как сохранить информацию о стаже, если произойдёт сбой в системе? – Электронные данные хранятся в защищённой базе ПФР, а также доступны через личный кабинет.
- Можно ли отменить заявление после его подачи? – Да, в любой момент можно подать новое заявление об отказе от ЭТК или о переходе обратно на бумажный формат.
Преимущества перехода на электронную форму
Для работников и работодателей переход на электронные трудовые книжки приносит множество выгод:
- Безопасность данных: отсутствие риска потери или порчи бумажных документов.
- Удобный доступ: информация о стаже всегда под рукой в интернете.
- Скорость обработки: ускоренное оформление новых трудовых отношений.
- Точность расчётов: автоматические проверки соответствия данных в ПФР;
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку – обязательный документ для всех, кто хочет пользоваться современным и надёжным способом ведения своей трудовой истории. Правильное оформление и своевременная подача позволяют избежать недоразумений, обеспечить прозрачность данных и полностью воспользоваться преимуществами цифровой трансформации труда.
Если у вас возникнут вопросы по оформлению заявления или работе с ЭТК, рекомендуем обратиться в отдел кадров вашей организации или в ближайшее подразделение ПФР.