Выписка из трудовой книжки — это официальный документ, который содержит сведения о трудовой деятельности работника за определенный период или за все время работы. Часто такой документ требуется для получения кредитов, оформления виз, подтверждения стажа или в других жизненных ситуациях. Одним из самых важных вопросов при получении выписки является вопрос ее юридической силы: кто имеет право заверять документ и как правильно это сделать в 2025-2026 годах с учетом изменений в законодательстве и цифровизации кадрового документооборота.
Кто уполномочен заверять выписку из трудовой книжки?
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации (ч. 1 ст. 62 ТК РФ), обязанность по выдаче заверенных копий и выписок из трудовой книжки возлагается на работодателя. Внутри организации этот процесс осуществляется уполномоченными лицами:
- Начальник отдела кадров или иной сотрудник кадровой службы;
- Руководитель организации (директор, генеральный директор);
- Главный бухгалтер (на предприятиях, где нет выделенной кадровой службы);
- Иное ответственное лицо, назначенное приказом руководителя для ведения трудовых книжек.
Таким образом, выписку заверяет именно работодатель в лице своих уполномоченных сотрудников. Важно отметить, что работодатель обязан выдать заверенную выписку не позднее трёх рабочих дней с момента получения письменного заявления от работника.
Порядок заверения выписки: правила и нюансы
Чтобы выписка имела юридическую силу, она должна быть заверена надлежащим образом. Процедура заверения зависит от того, для каких целей предоставляется документ: для внутреннего использования или для внешних организаций.
Заверение для внешних получателей
Если документ предназначен для предоставления в сторонние организации (банки, консульства, фонды и т.д.), требования к заверению наиболее строгие. На выписке необходимо указать:
- Слово «Верно»;
- Должность лица, заверяющего документ;
- Личную подпись заверяющего с расшифровкой (инициалы, фамилия);
- Дату заверения;
- Отметку о месте нахождения подлинника трудовой книжки (например: «Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Ромашка»»);
- Печать работодателя (при наличии).
Заверение для внутренних нужд
Предназначенная для внутренних нужд (например, для передачи из отдела кадров в бухгалтерию) выписка заверяется по упрощенной схеме. В этом случае достаточно написать «Верно», указать должность заверяющего, поставить подпись с расшифровкой и дату.
Нужно ли ставить печать?
С 2016 года коммерческие предприятия и организации освобождены от обязательного требования использовать в своей деятельности печати и штампы. Поэтому заверять выписку печатью желательно, но не обязательно. Однако для предоставления документа в сторонние организации (особенно государственные органы или банки) наличие печати значительно снижает риск отказа в приеме документа.
Особенности многостраничных выписок
Если выписка из трудовой книжки получилась на нескольких листах, каждый лист подписывает ответственный сотрудник. Также допускается прошивка многостраничного документа: в этом случае листы нумеруются, прошиваются, а на оборотней последнего листа наклеивается наклейка с указанием количества прошитых листов, ставится подпись заверяющего и печать (при наличии).
Электронная трудовая книжка (ЭТК): кто и как заверяет?
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. С введением электронных трудовых книжек появились новые правила получения и заверения выписок.
Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р
Если работник перешел на ЭТК и ему нужна выписка из электронной трудовой книжки, работодатель не позднее 3 рабочих дней после получения заявления обязан оформить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Этот документ заверяется уполномоченным лицом организации (руководителем или кадровиком) и передается работнику. Бумажная форма СТД-Р подписывается лично и скрепяется печатью (при наличии).
Выписка из ЭТК через Госуслуги и СФР
Сведения о трудовой деятельности можно получить и напрямую из Социального фонда России (СФР). Форма СТД-СФР формируется мгновенно на портале Госуслуг, что экономит время и исключает риск потери бумажного документа. Информация в таком случае заверяется квалифицированной электронной подписью Социального фонда.
Важно: если выписка из электронной трудовой книжки (СТД-СФР) уже подписана квалифицированной электронной подписью Социального фонда, работодателю не нужно дополнительно заверять ее.
Можно ли заверить копию, если работник перешел на ЭТК?
Эксперты сходятся во мнении: если бумажная трудовая книжка не хранится у работодателя (сотрудник полностью перешел на ЭТК), работодатель не может заверить ее копию или выписку из нее, так как у него отсутствует оригинал документа. В таком случае выдавать сведения о работе можно только по форме СТД-Р.
Как инициировать процесс получения выписки?
Чтобы получить на руки выписку из трудовой книжки, согласно статье 62 ТК РФ, работнику недостаточно просто попросить об этом сотрудника отдела кадров устно. Необходимо:
- Написать заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия или ответственного сотрудника.
- Передать заявление работодателю любым удобным способом (лично, через канцелярию, заказным письмом и т.д.).
- Дождаться подготовки документа в течение 3 рабочих дней.
Также стоит отметить, что сейчас получить выписку о трудовой деятельности можно и через МФЦ (многофункциональные центры), тогда как раньше ее могли выдавать только работодатель или Пенсионный фонд.
Заверение выписки из трудовой книжки — это прямая обязанность работодателя. Документ заверяется уполномоченным лицом (кадровиком, директором или бухгалтером) с обязательным соблюдением реквизитов: отметки «Верно», даты, подписи с расшифровкой и (по возможности) печати. Для электронных трудовых книжек действует форма СТД-Р, которая заверяется руководителем, а выписки с Госуслуг заверяются электронной подписью СФР и не требуют дополнительного заверения на работе. Главное правило для работника, всегда подавать письменное заявление, чтобы запустить законный трехдневный срок подготовки документа.