С 1 января 2020 года в России начался переход от бумажных трудовых книжек к электронным. В 2024 году правительство объявило, что ведение кадрового электронного документооборота (КЭДО) станет обязательным для всех работодателей. Это значит, что каждый работник должен получить электронную трудовую книжку (ЭТК), а работодатель обязан своевременно подавать сведения о переходе в Федеральную службу по труду и занятости (ФСТЗ) и в Пенсионный фонд России (ПФР).

Ключевые сроки и порядок подачи сведений

1. Подача заявления о переходе – работник должен написать заявление о переходе на ЭТК. Заявление оформляется в письменной форме (или в электронном виде, если работодатель использует электронный документооборот). В заявлении указываются ФИО, дата рождения, номер паспорта, дата начала работы в компании и дата перехода.
2. Срок подачи заявления работодателем – согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан подать сведения о переходе в ФСТЗ в течение 30 дней с момента получения заявления от работника.
3. Подача сведений в ПФР – сведения о переходе в ЭТК необходимо передать в ПФР в течение 10 дней с момента получения заявления от работника. Это необходимо для корректного начисления пенсионных начислений.
4. Подача в ФСТЗ и ПФР при приёме на работу – если работник ранее не работал и впервые получает трудовую книжку, работодатель обязан подать сведения о переходе в ФСТЗ и ПФР в течение 10 дней с даты начала работы.
5. Переход при смене работодателя – при переходе работника от одного работодателя к другому, новый работодатель обязан получить сведения о переходе в ЭТК от предыдущего работодателя и передать их в ФСТЗ и ПФР в течение 30 дней.

Обязанности работодателя

• Уведомить сотрудника о переходе на ЭТК и предоставить ему копию заявления.
• Подать в ФСТЗ форму ЕФС‑1 (подраздел 1.1) с данными о переходе.
• Обеспечить корректное хранение и актуализацию сведений о трудовой деятельности в системе КЭДО.
• Предоставить работнику бумажную копию трудовой книжки с записью о подаче заявления о переходе, если работник требует.
• Соблюдать сроки подачи сведений, чтобы избежать штрафов и административных взысканий.

Права работника при переходе на ЭТК

1. Работник имеет право на получение копии своей ЭТК в любой момент.
2. Если работник не согласен с переходом на электронный учет, он может отказаться, но при этом потеряет право на получение электронных уведомлений и будет обязан вести бумажную трудовую книжку.
3. При отказе работник обязан подписать заявление о переходе в бумажной форме, а работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку в течение 10 лет.

Формы и образцы документов

Ниже приведены основные формы, которые необходимо использовать при переходе на ЭТК:

• Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (шаблон можно скачать на сайте КонсультантПлюс).
• Форма ЕФС‑1 (подраздел 1.1) – для подачи сведений в ФСТЗ.
• Свидетельство о переходе (СТД‑Р) – документ, подтверждающий переход на электронный учет.
• Бумажная копия трудовой книжки с записью о подаче заявления (если требуется).

Пример заявления о переходе

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Я, ФИО работника, прошу работодателя название компании оформить для меня электронную трудовую книжку в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ. Пожалуйста, передайте сведения о моем переходе в ФСТЗ и ПФР в соответствии с законодательством.

Подпись: ____________

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если работодатель не подал сведения в срок?

Работодатель может быть привлечён к административной ответственности в виде штрафа. Работник имеет право обратиться в ФСТЗ и ПФР с заявлением о непредоставлении сведений.

Можно ли получить электронную трудовую книжку без бумажной?

Да, но работник должен подписать заявление о переходе. При этом работодатель обязан вести бумажную копию только в случае отказа работника от перехода.

Как проверить, что сведения о переходе были переданы в ФСТЗ?

Можно запросить у работодателя копию подтверждения о передаче сведений (например, электронную подпись ФСТЗ) или проверить статус в личном кабинете ФСТЗ.

Переход на электронные трудовые книжки – это обязательный шаг, который требует соблюдения конкретных сроков и формальностей. Работодатель обязан:

• Получить заявление от работника.
• Подать сведения в ФСТЗ в течение 30 дней.
• Передать сведения в ПФР в течение 10 дней.
• Обеспечить корректное хранение и актуализацию данных в системе КЭДО.

Работник, в свою очередь, имеет право на получение копии ЭТК, а также может отказаться от перехода, но при этом потеряет доступ к электронным услугам. Соблюдение всех требований поможет избежать штрафов и обеспечит прозрачность трудовых отношений в цифровую эпоху.