С введением электронной трудовой книжки (ЭТК) в России изменился порядок учёта трудовой деятельности. Многие работники и работодатели задаются вопросом: до какого срока можно подать заявление о переходе на ЭТК и что происходит, если этот срок пропущен? Ниже подробно рассмотрены нормативные положения, практические сроки и порядок действий.
Нормативная база
- Федеральный закон № 439-ФЗ от «О трудовой книжке» – ввёл понятие электронной трудовой книжки и определил порядок её ведения.
- Постановление Правительства РФ № 1555 от – утвердило переходный период и сроки подачи заявлений.
- Приказ Минтруда России № 12н от – регламентировал форму заявления и сроки выдачи бумажного дубликата.
Согласно этим документам, переход на ЭТК осуществлялся поэтапно, а окончательный срок подачи заявления был установлен законодателем.
Основные сроки подачи заявления
Окончательный deadline для массового перехода
Постановлением Правительства РФ № 1555 был определён конец 2020 года как последний день, когда работодатель обязан был перевести всех сотрудников на электронный формат, если те не подали заявление о сохранении бумажной версии. То есть, до 31 декабря 2020 г. сотрудники могли подать заявление о переходе на ЭТК без ограничений.
Возможность подачи заявления после 2020 года
Закон не запрещает подавать заявление о переходе на ЭТК и после указанной даты. Однако после работодатель уже обязан вести трудовую книжку исключительно в электронном виде, за исключением случаев, когда работник явно выразил желание сохранить бумажный носитель. В этом случае:
- работник может в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК;
- работодатель обязан выдать ему на руки бумажную трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления;
- после получения бумажного дубликата работник продолжает работать, а его трудовая деятельность учитывается в ЭТК.
Сроки обработки заявления
В зависимости от выбранного режима обработки заявления различаются сроки:
- Стандартный режим – выдача бумажного дубликата в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления.
- Ускоренный режим (при оплате дополнительной услуги) – обработка заявления за один‑два рабочих дня.
Если заявление подано менее чем за три рабочих дня до планируемого увольнения, трудовая книжка выдаётся в день увольнения (п. 4 Постановления № 1555).
Как правильно подать заявление
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку оформляется в произвольной форме, но должно содержать следующие обязательные реквизиты:
- ФИО сотрудника;
- дату рождения и СНИЛС;
- наименование работодателя;
- дату подачи заявления;
- четкое указание желания перейти на ЭТК (или сохранить бумажную форму);
- подпись сотрудника.
Заявление можно подать:
- лично в отдел кадров;
- через корпоративный портал (если таковой имеется);
- в электронном виде с использованием ЭЦП (электронной цифровой подписи).
После получения заявления работодатель делает запись в личном деле сотрудника и, при необходимости, выдаёт бумажный дубликат трудовой книжки в установленные сроки.
Что делать, если срок подачи пропущен?
Если сотрудник пропустил дедлайн и не подал заявление о сохранении бумажной формы, его трудовая книжка автоматически ведётся в электронном формате. В этом случае:
- работник получает доступ к своему личному кабинету на портале «Госуслуги» или в личном кабинете Социального фонда РФ;
- при необходимости можно запросить бумажную выписку из ЭТК (выдаётся в течение трёх рабочих дней).
Важно помнить, что право выбора формы ведения трудовой книжки остаётся за работником в любой момент трудовой деятельности.
Особенности для отдельных категорий работников
Временно не работающие (например, в отпуске по уходу за ребёнком)
Судить о праве подать заявление можно в любой период, включая отпуск. Сроки выдачи бумажного дубликата сохраняются – три рабочих дня с даты получения заявления работодателем.
Работники, уволенные до
Если трудовой договор расторгнут до конца 2020 года и работник не подал заявление о переходе на ЭТК, он получает обычную бумажную трудовую книжку при увольнении. Последующий переход на электронный формат возможен только при новом трудоустройстве.
Иностранные работники
Для иностранных граждан, работающих в России по патенту или разрешению на работу, правила подачи заявления о переходе на ЭТК такие же, как и для граждан РФ. При этом необходимо предоставить копию паспорта, миграционной карты и разрешения на работу.
- Окончательный срок для массового перехода на ЭТК – 31 декабря 2020 года. После этой даты работодатель обязан вести трудовую книжку в электронном виде, если работник не изъявил иное желание.
- Заявление о переходе на электронную трудовую книжку можно подать в любой момент трудовой деятельности, независимо от календарного года.
- Срок выдачи бумажного дубликата при подаче заявления – три рабочих дня (стандартный режим) или один‑два рабочих дня (ускоренный режим при оплате услуги).
- При подаче заявления менее чем за три дня до увольнения трудовая книжка выдаётся в день увольнения.
- Право выбора формы ведения трудовой книжки (бумажная или электронная) остаётся за работником на всём протяжении трудовой деятельности.
Таким образом, ответ на вопрос «Заявления на электронные трудовые книжки до какого?» выглядит следующим образом: до конца 2020 года работник мог подать заявление о переходе на ЭТК без ограничений, а после этой даты заявление принимается в любое время, но тогда работодатель уже обязан вести трудовую книжку исключительно в электронном формате, выдавая бумажный дубликат только по заявлению сотрудника.