С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает‚ что все работодатели обязаны перевести своих сотрудников на электронный формат ведения трудовых книжек. В этой статье мы подробно рассмотрим‚ как правильно оформить переход на электронную трудовую книжку в программе 1С.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка, это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ который хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). В ней фиксируются все записи о трудовой деятельности сотрудника‚ включая:

• Прием на работу
• Переводы на другую должность
• Увольнения
• Повышения квалификации
• Иные сведения‚ предусмотренные законодательством

Почему важно перейти на ЭТК в 1С?

Переход на электронную трудовую книжку в 1С позволяет:

1. Соблюдать законодательство: С 2026 года бумажные трудовые книжки будут недействительны‚ и работодатели обязаны вести только электронные записи.
2. Упростить ведение кадрового учета: Все данные хранятся в электронном виде‚ что упрощает их поиск и обновление.
3. Снизить риски ошибок: Автоматизация процессов в 1С минимизирует вероятность ошибок при ведении трудовых книжек.
4. Обеспечить доступность данных: ЭТК доступна как работодателю‚ так и сотруднику через личный кабинет на портале Госуслуг.

Шаги по оформлению перехода на ЭТК в 1С

Подготовка к переходу

Перед началом работы с ЭТК в 1С необходимо выполнить следующие шаги:

• Убедиться‚ что в вашей версии 1С реализована поддержка работы с ЭТК (например‚ в конфигурациях «Зарплата и управление персоналом» или «Кадры»).
• Обновить программу 1С до актуальной версии‚ поддерживающей работу с ЭТК.
• Проверить наличие необходимых прав доступа у пользователей‚ которые будут работать с ЭТК.

Настройка программы 1С

Для корректной работы с ЭТК в 1С необходимо выполнить настройку программы:

1. Настройка подключения к ПФР:
   • В меню «Администрирование» выберите «Настройки программы».
   • Перейдите в раздел «Интеграция с ПФР».
   • Укажите реквизиты для подключения к информационной системе ПФР (например‚ логин и пароль‚ сертификат ЭЦП).
2. Настройка справочников:
   • Проверьте‚ что в справочнике «Сотрудники» указаны все необходимые данные (ФИО‚ СНИЛС‚ ИНН и др.).
   • Убедитесь‚ что в справочнике «Должности» и «Подразделения» указаны корректные данные.
3. Настройка форм документов:
   • Проверьте‚ что в формах документов «Прием на работу»‚ «Перевод на другую должность»‚ «Увольнение» предусмотрены поля для работы с ЭТК.

Перенос данных из бумажных трудовых книжек

Если у ваших сотрудников ранее были бумажные трудовые книжки‚ необходимо перенести данные в ЭТК:

1. Создайте документ «Перенос данных из бумажной трудовой книжки» в 1С.
2. Укажите данные сотрудника‚ номер и серию бумажной трудовой книжки‚ а также все записи‚ которые необходимо перенести.
3. Подпишите документ электронной подписью (ЭЦП) и отправьте данные в ПФР.
4. После подтверждения от ПФР данные будут перенесены в ЭТК.

Ведение ЭТК в 1С

После настройки программы и переноса данных можно приступать к ведению ЭТК:

1. Прием на работу:
   • При оформлении нового сотрудника в документе «Прием на работу» укажите‚ что трудовая книжка ведется в электронном формате.
   • После подписания документа ЭЦП данные автоматически отправляются в ПФР.
2. Перевод на другую должность:
   • При переводе сотрудника на другую должность создайте документ «Перевод на другую должность».
   • Укажите новую должность и условия работы.
   • Подпишите документ ЭЦП и отправьте данные в ПФР.
3. Увольнение:
   • При увольнении сотрудника создайте документ «Увольнение».
   • Укажите причину увольнения и дату.
   • Подпишите документ ЭЦП и отправьте данные в ПФР.

Проверка и корректировка данных

После отправки данных в ПФР необходимо проверить их корректность:

• В 1С сформируйте отчет «Проверка данных ЭТК» и сверьте его с бумажными трудовыми книжками.
• При обнаружении ошибок скорректируйте данные и повторно отправьте их в ПФР.
• Убедитесь‚ что сотрудники могут получить доступ к своим данным через личный кабинет на портале Госуслуг.

Отчетность по ЭТК

С 2025 года вступили в силу поправки к отчету ЕФС-1‚ который необходимо сдавать работодателям. В отчете ЕФС-1 указываются сведения о трудовой деятельности сотрудников‚ включая данные из ЭТК.

Для формирования отчета ЕФС-1 в 1С:

1. Перейдите в меню «Отчеты» и выберите «ЕФС-1».
2. Укажите период‚ за который необходимо сформировать отчет.
3. Проверьте данные и сформируйте отчет.
4. Подпишите отчет ЭЦП и отправьте его в ПФР.

Типичные ошибки и как их избежать

При работе с ЭТК в 1С часто возникают следующие ошибки:

• Отсутствие данных о сотруднике: Убедитесь‚ что в справочнике «Сотрудники» указаны все необходимые данные (ФИО‚ СНИЛС‚ ИНН).
• Неправильные даты: Проверяйте корректность дат приема‚ перевода и увольнения.
• Отсутствие подписи ЭЦП: Все документы должны быть подписаны ЭЦП перед отправкой в ПФР.
• Несвоевременная отправка данных: Своевременно отправляйте данные в ПФР‚ чтобы избежать штрафов.

Переход на электронную трудовую книжку в 1С — это обязательный этап для всех работодателей в России. Правильное оформление перехода позволит избежать штрафов и упростит ведение кадрового учета. Следуйте рекомендациям из этой статьи‚ и вы сможете без проблем перейти на ЭТК в 1С.