В 2026 году рынок труда России окончательно закрепился в цифровом формате; Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным, а для многих — единственным документом, подтверждающим стаж. Однако вопросы перехода с бумажного формата на электронный, особенно при приеме новых сотрудников, все еще вызывают множество вопросов у кадровиков и работников.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить отказ от бумажной трудовой книжки, какие документы требуются и какие ошибки нельзя допускать в текущих реалиях.

Законодательная база: что изменилось к 2026 году

Фундаментальные изменения были заложены Федеральным законом от № 439-ФЗ, который внес поправки в Трудовой кодекс РФ. Ключевым моментом стало право работника выбрать формат ведения трудовой книжки: бумажный или электронный.

Важные даты и факты:

• До 31 декабря 2020 года включительно все работники должны были сделать выбор и подать соответствующее заявление.
• Те, кто не подал заявление о переходе на ЭТК до конца 2020 года, сохранили бумажную трудовую книжку, и работодатели продолжили вносить в нее записи параллельно с электронной формой.
• С 1 января 2021 года на работников, впервые поступающих на работу, бумажные трудовые книжки больше не оформляются. Для них ведется только электронная версия.
• В 2026 году при приеме на работу сотрудник, ранее имевший бумажную трудовую, все еще имеет право отказаться от нее в пользу полностью электронного формата.

Сценарий 1: Сотрудник поступает на работу впервые

Если в 2026 году к вам приходит соискатель, который никогда ранее не работал официально:
Бумажная трудовая книжка ему не заводится.
Сведения о его трудовой деятельности формируются исключительно в электронном виде.
Работодатель обязан передать сведения в Социальный фонд России (СФР) не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем приема.
По письменному заявлению работника ему может быть выдана справка по форме СТД-Р, подтверждающая его стаж.

Сценарий 2: Сотрудник с стажем отказывается от бумажной трудовой

Ситуация становится интереснее, когда на работу устраивается человек, у которого есть бумажная трудовая книжка (он работал до 2021 года и не писал заявление о переходе на ЭТК), но при трудоустройстве в 2026 году он заявляет: «Хочу отказаться от бумажной версии и перейти на электронную».

Алгоритм действий работодателя

В этом случае кадровая служба должна действовать строго по инструкции, чтобы не нарушить законодательство и не потерять стаж сотрудника.

#### Шаг 1. Получение заявления
Работник должен написать заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки. В заявлении указывается просьба предоставлять сведения о трудовой деятельности только в электронном виде.

#### Шаг 2; Внесение записей в бумажный документ
Это критически важный этап. Даже если работник отказывается от бумажной книжки, нельзя просто отдать ее на руки без записей. В бумажную трудовую книжку необходимо внести две записи:
Запись о приеме на работу (в общем порядке, как обычно).
Запись об отказе от дальнейшего ведения бумажной трудовой книжки.

> Важно: Запись об отказе вносится со ссылкой на статью 66.1 ТК РФ и заявление работника. После внесения этой записи бумажная трудовая книжка больше не ведеться, но она остается на руках у работника как исторический документ, подтверждающий его стаж до момента перехода.

#### Шаг 3. Регистрация в журнале учета
Как и любая другая трудовая книжка, документ с внесенными записями должен быть зарегистрирован в журнале учета движения трудовых книжек. После выдачи книжки на руки работнику в журнале делается соответствующая отметка о выдаче со ссылкой на его подпись.

#### Шаг 4. Передача данных в СФР
Работодатель формирует отчетность (форма СЗВ-ТД или аналогичные актуальные на 2026 год форматы в системе СФР), где фиксируется факт приема на работу и факт подачи работником заявления о переходе на электронную трудовую.

Какие документы запрашивать при приеме в 2026 году

При трудоустройстве сотрудник должен предоставить один из следующих документов, подтверждающих его трудовой путь:

• Бумажная трудовая книжка (если он еще не переходил на ЭТК).
• Справка СТД-Р (выданная предыдущим работодателем) или выписка СТД-СФР (полученная через Госуслуги или клиентскую службу СФР), если бумажная трудовая уже была закрыта или утеряна, а стаж фиксировался электронно.

Если сотрудник говорит, что «потерял» бумажную трудовую, но ранее велась электронная, восстановление бумажного варианта не требуется. Стаж подтверждается данными из реестра СФР.

Частые ошибки и спорные моменты

Несмотря на то, что система работает уже несколько лет, в 2026 году все еще встречаются типичные ошибки:

• Ошибка: Работодатель не вносит запись об отказе в бумажную книжку, а просто отдает ее работнику.
• Риск: Возникает разрыв в документации. Формально бумажная книжка не закрыта, что может создать проблемы при подсчете стажа в будущем или при проверках.
• Ошибка: Отказ в приеме на работу из-за отсутствия бумажной трудовой.
• Закон: Это незаконно. Для лиц, перешедших на ЭТК, наличие бумажного носителя не является обязательным условием приема; Достаточно данных из электронной базы.
• Ошибка: Попытка работника вернуться на бумажный формат.
• Реальность: Согласно разъяснениям Минтруда и сложившейся практике, обратный переход (с электронной трудовой снова на бумажную) законодательством не предусмотрен. Выбор, сделанный в пользу ЭТК, является окончательным.

Можно ли перейти на электронную трудовую позже?

Да. Если работник в 2020 году оставил бумажную трудовую книжку, но в 2026 году решил от нее отказаться, он имеет полное право написать заявление об этом в любой момент своей трудовой деятельности. Работодатель обязан принять такое заявление и оформить переход согласно описанному выше алгоритму.

В 2026 году отказ от бумажной трудовой книжки — это штатная кадровая процедура. Главное для работодателя — не паниковать и соблюдать последовательность: получить заявление, корректно заполнить бумажный документ (внести запись о приеме и запись об отказе), выдать книжку на руки работнику под роспись и своевременно отправить данные в Социальный фонд.
Правильное оформление документов защитит интересы обеих сторон: работник сохранит весь свой накопленный стаж в цифровом виде, а работодатель избежит штрафов и претензий со стороны контролирующих органов. Помните, что бумажная трудовая книжка после внесения записи об отказе становится архивным документом работника, но ее роль в подтверждении стажа до 2026 года остается неоспоримой.