В современной России бумажная трудовая книжка постепенно уходит в прошлое, уступая место цифровым форматам учета стажа. Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) — это процесс, который требует внимательности как от сотрудника, так и от работодателя. В этой статье мы подробно разберем все шаги, сроки и нюансы перехода на ЭТК в 2026 году.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка, это цифровой аналог бумажного документа, содержащий всю информацию о трудовой деятельности гражданина: места работы, должности, периоды работы, причины увольнения и другие сведения. С 2020 года в России запущена система ведения ЭТК, а к 2026 году она стала основным форматом учета трудового стажа.
Кто может перейти на ЭТК?
Перейти на электронную трудовую книжку могут:
— Все работающие граждане, имеющие бумажную трудовую книжку;
— Новые сотрудники, принимаемые на работу впервые;
— Работники, желающие отказаться от бумажного формата в пользу цифрового.
Пошаговая инструкция перехода на ЭТК
Шаг 1. Подача заявления работником
Сотрудник, желающий перейти на электронную трудовую книжку, должен написать заявление о переходе на ЭТК. В заявлении обязательно указываются:
— ФИО работника;
— Дата, с которой он отказывается от бумажной трудовой;
— Личная подпись и дата подачи документа.
> Важно: Заявление подается работодателю в письменной форме. Электронная подпись также допускается, если в организации налажен электронный документооборот.
Шаг 2. Проверка бумажной трудовой книжки
Кадровая служба обязана:
— Проверить правильность заполнения бумажной трудовой;
— Убедиться в отсутствии расхождений с данными в базе Социального фонда России (СФР);
— При необходимости внести корректировки до момента перехода.
Шаг 3. Внесение записи о переходе
В течение 3 рабочих дней с момента получения заявления работодатель должен:
— Внести в бумажную трудовую книжку запись о переходе на ЭТК;
— Указать дату подачи заявления как основание;
— Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки.
> Обратите внимание: После выдачи бумажной трудовой работодатель больше не несет ответственности за её хранение.
Шаг 4. Направление сведений в СФР
Работодатель обязан направить в Социальный фонд России сведения о переходе сотрудника на ЭТК. Это делается:
— Через систему «Электронная трудовая» на портале СФР;
— Не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.
Шаг 5. Подтверждение перехода
После обработки данных в СФР сотрудник может:
— Получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг;
— Проверить актуальность сведений в личном кабинете на сайте СФР;
— Запросить справку о трудовой деятельности у работодателя.
Что делать при увольнении?
Даже если сотрудник ранее перешел на ЭТК, при увольнении работодатель обязан:
— Внести соответствующую запись в бумажную трудовую (если она ещё не выдана);
— Направить в СФР сведения об увольнении;
— Выдать работнику копию приказа об увольнении и справку о трудовой деятельности по запросу.
Преимущества перехода на ЭТК
— Удобство: доступ к данным в любое время через Госуслуги;
— Безопасность: исключена возможность потери или порчи документа;
— Прозрачность: работник видит всю историю трудоустройства;
— Экономия времени: не нужно носить бумажные документы при смене работы.
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли переходить на ЭТК?
Нет, переход доброволен. Однако новые сотрудники, принятые после 2020 года, автоматически ведутся только в электронном формате.
Что если в бумажной трудовой есть ошибки?
Необходимо до подачи заявления исправить ошибки через работодателя или архивные организации.
Можно ли вернуть бумажную трудовую?
После перехода на ЭТК возврат к бумажному формату невозможен.
Где хранится бумажная трудовая после перехода?
Она выдается работнику на руки. Работодатель её больше не хранит.
Переход на электронную трудовую книжку — это современный и удобный шаг в цифровизации трудовых отношений. Следуя простым правилам и соблюдая установленные сроки, как работник, так и работодатель могут легко адаптироваться к новым условиям. Главное — вовремя подать заявление, проверить данные и направить информацию в СФР.
Если вы еще не перешли на ЭТК, самое время сделать это сегодня!