С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что документооборот о трудовом стаже окончательно переходит в цифровой формат. Электронный формат исключает риск потери сведений о карьере, защищает от фальсификаций и упрощает доступ к данным. В этой статье мы подробно разберем, как перевести бумажную трудовую книжку в электронный вид, что для этого нужно и какие нюансы стоит учитывать.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Традиционно он имел бумажный формат и являлся документом строгой отчетности, куда работодатель вносил информацию о местах работы, должностях, переводах и увольнениях.
С момента введения ЭТК в 2020 году сведения стали передаваться работодателем напрямую в Пенсионный фонд (ныне — Социальный фонд России, СФР). С 2021 года при приеме на работу новых сотрудников (тех, кто устраивается впервые в жизни) специалисты по кадрам должны оформлять только электронные трудовые книжки.
Зачем переходить на ЭТК?
Переход на цифровой формат имеет множество преимуществ как для работника, так и для работодателя:
- Сохранность данных: исключается риск утери, порчи или кражи документа (например, при пожаре или затоплении).
- Доступность: информацию о стаже можно просмотреть в любое время через портал «Госуслуги» или личный кабинет на сайте СФР.
- Удобство: при трудоустройстве не нужно носить с собой оригинал документа, ждать, пока кадровик его заполнит, и беспокоиться за его сохранность.
- Скорость: работодателю проще сдавать отчетность в электронном виде.
Как происходит переход на электронную трудовую книжку
Важно понимать, что работник не переводит свою бумажную книжку в электронный вид самостоятельно, «отсканировав» её. Процесс перехода заключается в том, что вы подаете заявление работодателю, и с этого момента все новые записи о вашей трудовой деятельности ведутся только в цифровом виде и передаются в СФР.
Пошаговая инструкция для работника
- Подача заявления. Вам необходимо обратиться в отдел кадров по текущему месту работы и написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Сделать это можно в любой рабочий день.
- Обработка заявления. Кадровый специалист вносит изменения в ваши данные и начинает передавать сведения о вашей трудовой деятельности в СФР в электронном виде.
- Выдача бумажной книжки. После подачи заявления работодатель выдает вам вашу бумажную трудовую книжку на руки. Она освобождается от дальнейшего ведения, и вы храните её дома как архивный документ.
- Проверка данных. Убедитесь, что сведения о вас корректно отображаются в личном кабинете на сайте Социального фонда России или на портале Госуслуг.
Что делать, если вы в 2020 году выбрали бумажную книжку?
Многие работники в 2020 году, когда был выбор, сделали выбор в пользу сохранения бумажной трудовой книжки. Сейчас, в 2026 году, когда переходный период завершен, вы всё равно имеете право изменить свое решение. Если вы пришли устраиваться в новую организацию или просто передумали, вы можете подать заявление о переходе на ЭТК своему текущему работодателю. С этого момента бумажный вариант перестанут заполнять, и он останется у вас на руках.
Что происходит с бумажной трудовой книжкой после перехода?
Один из самых частых вопросов: выдают ли бумажный документ на руки? Да, выдают. После того как вы переходите на ЭТК, работодатель делает в бумажной книжке соответствующую запись (или просто выдает её), и она остается у вас.
Важно: Не выбрасывайте и не теряйте бумажную трудовую книжку! В ней сохранены сведения о вашем стаже и работе до перехода на электронный формат. ЭТК содержит данные только с 2020 года (или с момента вашего перехода). Бумажный документ по-прежнему является подтверждением вашего предыдущего стажа.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
При трудоустройстве на новое место работы вам нужно будет подтвердить, что вы перешли на ЭТК. Сделать это просто:
- Предоставить сведения о трудовой деятельности, сформированные в электронном виде (выписку из СФР).
- Показать распечатанную форму СТД-Р или СТД-ПФР (сведения о трудовой деятельности), которую можно получить у предыдущего работодателя или на портале Госуслуг.
- Если вы сохранили бумажную книжку, вы можете просто предъявить её — в ней будет отметка о переходе на электронный формат.
Частые вопросы и ошибки
Можно ли вернуться к бумажной книжке?
Нет. Переход на электронную трудовую книжку является односторонним. Если вы однажды подали заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, вернуться к бумажному формату будет уже невозможно.
Что делать, если в электронной базе нет данных о работе до 2020 года?
Это абсолютно нормально. В ЭТК не дублируются записи, которые были сделаны в вашей бумажной трудовой книжке до начала цифровизации. Вся информация о вашем стаже до 2020 года хранится в бумажном документе, который выдал вам работодатель, а также в пенсионной системе (СФР) на основании отчетов, которые работодатели сдавали ранее.
Что делать, если я не работал с 2020 года и у меня нет доступа к Госуслугам?
Вам необходимо зарегистрироваться на портале Госуслуг для доступа к своему личному кабинету в СФР. Если вы впервые устраиваетесь на работу после долгого перерыва, работодатель сам заведет на вас электронную трудовую книжку и начнет передавать данные в фонд.
Переход на электронную трудовую книжку — это логичный шаг в эпоху цифровизации. Он значительно упрощает жизнь и работникам, и работодателям, гарантируя сохранность важнейших данных о вашем трудовом стаже. Если вы еще не перевели свою бумажную книжку в электронный вид, просто напишите заявление в отделе кадров, заберите свой бумажный документ на хранение и пользуйтесь всеми преимуществами цифрового документооборота!