Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Запись в нее об исполнении обязанностей исполнительного директора (генерального директора, директора) имеет свои особенности, которые отличаются от стандартного приема на работу. Эти нюансы связаны с особым правовым статусом руководителя как единоличного исполнительного органа юридического лица.
Общее правило: запись обязательна
Если директор является работником организации, то на него полностью распространяется общий порядок ведения трудовых книжек, установленный Трудовым кодексом РФ. Это означает, что:
- Запись о приеме на работу (назначении) и об увольнении (прекращении полномочий) вносится в обязательном порядке.
- Запись должна содержать дату, наименование организации, должность, основание для внесения записи, подпись должностного лица и печать организации.
Ключевые нюансы и особые случаи
Директор-учредитель (единственный участник/акционер)
Ситуация, когда исполнительный директор является единственным учредителем (участником) ООО или единственным акционером АО, имеет важную специфику:
- Он одновременно является и собственником (учредителем), и работником (директором).
- В этом случае он вправе самостоятельно принимать решение о своем назначении на должность директора и об увольнении с этой должности.
- Кто подписывает записи? Поскольку он является единоличным исполнительным органом, он может подписать записи в своей собственной трудовой книжке сам. Подпись ставится как руководитель организации. Печать организации также обязательна.
Назначение на должность директора: что указывать в графе 4 (основание)?
Здесь существует практическая дискуссия. В качестве основания для записи о назначении на должность исполнительного директора можно указать:
- Приказ (распоряжение) о приеме на работу — классический вариант, если директор принят как на обычную должность.
- Протокол (решение) общего собрания участников/акционеров, документ, которым избирается (назначается) директор. Это наиболее корректный вариант, так как полномочия директора возникают именно из решения собственников.
Важно: В любом случае в записи должна быть четкая ссылка на номер и дату соответствующего документа.
Директор филиала, производственного объединения или несколько директоров
Если должность предполагает руководство структурным подразделением (например, «директор филиала», «директор завода»), или в компании несколько топ-менеджеров с титулом «директор» (коммерческий, технический, по развитию), то в графе 3 (наименование организации) необходимо указать:
- Полное официальное наименование структурного подразделения (например, «ООО ‘Фактор’, Филиал ‘Северный'»).
- Или полное наименование должности, если это отдельная управленческая позиция в штате головного офиса (например, «Коммерческий директор»).
Запись об увольнении директора
Запись об увольнении (прекращении полномочий) вносится на основании:
- Приказа (распоряжения) об увольнении, изданного тем лицом или органом, который имеет на это право (собственники, вышестоящий орган).
- Протокола (решения) общего собрания об отзыве (досрочном прекращении) полномочий.
Кто вносит запись? Как и в случае с приемом, запись может быть внесена:
- Лично самим директором (если он увольняется по собственному желанию или его полномочия прекращаются по иным основаниям, и он остается в этой роли до момента внесения записи).
- Уполномоченным лицом (например, главным бухгалтером, специалистом по кадрам) на основании доверенности от нового руководителя или собственников.
Практические образцы записей
Образец 1: Прием на работу генерального директора (единственный учредитель)
Графа 1 (дата):
Графа 2 (наименование организации): Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»
Графа 3 (должность): Генеральный директор
Графа 4 (основание): Приказ № 15-к от (на основании решения единственного участника Иванова И.И. от )
Графа 5 (подпись): _________________ / Иванов И.И. /
Графа 6 (печать): Печать ООО «Вектор»
Образец 2: Увольнение генерального директора (по соглашению сторон)
Графа 1 (дата):
Графа 2 (наименование организации): Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»
Графа 3 (должность): Генеральный директор
Графа 4 (основание): Приказ № 45-к от (на основании соглашения № 12 от )
Графа 5 (подпись): _________________ / Петрова А.С. / (Главный бухгалтер, действующая на основании доверенности № 5 от )
Графа 6 (печать): Печать ООО «Вектор»
Типичные ошибки и спорные моменты
- Отсутствие записи. Миф о том, что директору-учредителю запись в трудовую книжку не нужна, ошибочен. Если он является работником, запись обязательна.
- Неправильное указание основания. Указание только «Устав» или «Решение учредителя» без номера и даты конкретного документа недопустимо.
- Отсутствие печати. Запись без печати организации не считается оформленной надлежащим образом.
- Запись об исполнении обязанностей. В трудовую книжку заместителя директора запись об исполнении обязанности директора (временное назначение) не вносится. Вносятся только записи о его постоянной должности (заместитель директора).
Запись об исполнении обязанностей исполнительного директора в трудовую книжку подчиняется общим правилам, но требует внимания к деталям: корректному указанию основания (приказ или протокол), указанию структурного подразделения (если оно есть) и, что критически важно, обязательному наличию подписи уполномоченного лица и печати организации. В случае с директором-учредителем он может подписать запись самостоятельно. При отсутствии кадровой службы запись вносится лицом, наделенным соответствующими полномочиями (доверенностью) от нового руководителя или собственников.