В 2026 году процесс цифровизации трудовых отношений в России достиг своего финального этапа․ С 1 января 2026 года завершился переходный период, и электронные трудовые книжки (ЭТК) стали основным, а для новых сотрудников — единственным способом фиксации стажа․ Однако у многих работников, особенно тех, кто ранее выбрал бумажный формат или не подавал заявлений в 2020 году, до сих пор остаются бумажные трудовые книжки․
Если ваш сотрудник принял решение окончательно отказаться от бумажного носителя и перейти на электронный формат, работодатель обязан корректно оформить этот переход․ Самое главное помнить, что неверная запись или нарушение сроков могут привести к штрафам и проблемам с подтверждением стажа работника в будущем․ В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий, образец заявления и правила внесения записи․
Кто может перейти на электронную трудовую книжку?
Законодательство не устанавливает ограничений по времени подачи заявления о переходе на ЭТК․ Сотрудник вправе принять такое решение в любой момент своей․ В 2026 году актуальны две основные категории работников:
- Сотрудники, которые в 2020 году написали заявление о сохранении бумажной трудовой книжки․ Они могут в любой момент изменить свое решение․
- Сотрудники, которые не подавали никаких заявлений в 2020 году․ Для них бумажная книжка велась параллельно с электронной, и теперь они могут отказаться от бумажного варианта․
Важно: Для граждан, которые впервые устраиваются на работу с 1 января 2025 года, бумажные трудовые книжки не заводятся вообще․ Все сведения о их стаже формируются только в электронном виде, и никаких заявлений о переходе им писать не нужно․
Пошаговая инструкция: как оформить переход
Процесс перехода состоит из нескольких последовательных этапов․ Нарушение порядка действий может сделать запись недействительной․
Шаг 1․ Получение заявления от сотрудника
Инициатива всегда исходит от работника․ Он должен подать работодателю письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку․ Законодательство не утверждает строгой формы этого документа, поэтому оно пишется в произвольной форме от руки или печатается на компьютере․
Что должно быть указано в заявлении:
- ФИО сотрудника и должность․
- Просьба о ведении сведений о трудовой деятельности только в электронном виде․
- Дата, с которой сотрудник просит считать бумажную трудовую книжку недействующей (обычно это дата подачи заявления или следующая за ней)․
- Дата и подпись сотрудника․
Шаг 2․ Проверка бумажной трудовой книжки
Прежде чем вносить запись о переходе, специалист кадровой службы обязан проверить бумажную трудовую книжку сотрудника․ Необходимо убедиться, что:
- Все предыдущие записи внесены корректно и заверены․
- Нет расхождений между данными в бумажной книжке и сведениями, уже переданными в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде․
- Если обнаружены ошибки илищие записи, их необходимо исправить до момента перехода на ЭТК․
Шаг 3․ Внесение записи в бумажную трудовую книжку
Это ключевой этап․ Запись вносится в раздел «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки․
Правила заполнения:
- Графа 1 (№ записи): Проставляется следующий порядковый номер․
- Графа 2 (Дата): Указывается дата внесения записи (текущая дата)․
- Графа 3 (Сведения о приеме, переводе, увольнении): Вносится текст: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации»․
- Графа 4 (Документ-основание): Указываются реквизиты заявления сотрудника (например: «Заявление от »)․ Приказ о переходе издавать не нужно, основанием служит именно заявление работника․
Запись должна быть заверена подписью ответственного лица (кадровика или работодателя) и печатью организации (если она используется)․ После этого в графе «Подпись работника» сотрудник ставит свою подпись, подтверждая ознакомление․
Шаг 4․ Выдача трудовой книжки на руки
После внесения записи о переходе на электронный формат, бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки․ Работодатель больше не хранит этот документ․ Взамен сотрудник должен подписать журнал учета движения трудовых книжек или получить справку о том, что книжка ему возвращена (рекомендуется взять расписку)․
Сроки: Внести запись и выдать трудовую книжку необходимо в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления сотрудником․
Шаг 5․ Отчетность в СФР
Работодатель обязан отразить факт выбора работником электронного формата в отчете ЕФС-1 (раздел 1․1 «Сведения о трудовой деятельности»); Это делается в месяце, следующем за месяцем подачи заявления, но не позднее 15-го числа․ В отчете указывается код события, соответствующий подаче заявления о переходе на ЭТК․
Частые вопросы и важные нюансы
Можно ли вернуться к бумажной форме?
Нет․ После того как запись о переходе на электронную трудовую книжку внесена и документ выдан на руки, обратный переход невозможен․ С этого момента вся история стажа ведется исключительно в цифровом виде․
Что делать, если сотрудник потеряет бумажную книжку после выдачи?
Ответственность за хранение бумажной трудовой книжки после выдачи несет сам работник․ Если он ее потеряет, восстановление записей будет происходить через архивы и прежних работодателей, но основной опорой теперь служит электронный реестр СФР․
Нужно ли вносить записи о прошлой работе в ЭТК?
При переходе в 2026 году работодатель не вносит вручную данные о стаже до 2020 года․ Эти данные уже должны быть в системе СФР (они были оцифрованы ранее)․ Если сотрудник обнаружит отсутствие записей, он обращается в СФР или к прошлому работодателю для уточнения данных, но текущий работодатель вносит только сведения о работе у себя и факт перехода на ЭТК․
Переход на электронную трудовую книжку, это необратимый шаг в сторону цифровизации кадрового делопроизводства․ Для работодателя главное — соблюсти процедуру: получить заявление, проверить бумажный документ, корректно внести запись-отказ и вовремя передать данные в Социальный фонд․ Правильное оформление защитит компанию от претензий контролирующих органов, а сотруднику гарантирует сохранность его трудового стажа в единой цифровой системе․
Помните: с 2026 года бумажная трудовая книжка остается у работника как исторический документ, но юридическую силу имеет именно электронная запись․