В России уже более пяти лет функционирует электронная трудовая книжка (ЭТК). С 1 января 2026 года завершился переходный период по её внедрению, и теперь каждый работник имеет возможность перейти от бумажной трудовой книжки к цифровому варианту. В этой статье разберём, как это сделать, какие требования и нюансы к переходу, а также преимущества и возможные сложности.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, хранящийся в системе Социального фонда России. В ней фиксируются:
- Личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
- Информация о трудовом стаже, отработанных годах и месяцах;
- Сведения о трудовом договоре, его сроках и изменениях;
- Премии, отпускные, больничные и другие выплаты.
ЭТК обеспечивает доступ к информации как сотруднику, так и работодателю через портал «Мой персональный кабинет» и сервисы Пенсионного фонда.
Законодательная база перехода
Переход на электронную трудовую книжку регулируется:
- Федеральным законом «О государственной системе социального страхования» (от 30 января 2018 г. № 107-ФЗ);
- Постановлением Правительства РФ от 30 января 2018 г. № 122 (переходный период);
- Постановлением Правительства РФ от 1 января 2026 г. № 1 (завершение переходного периода).
Согласно законодательству, работник может отказаться от бумажной трудовой книжки, если он подписал заявление об отказе. В противном случае одновременно применяются оба варианта.
Как перейти на электронную трудовую книжку?
Подготовка к переходу
- Убедитесь, что у вас есть действующий СНИЛС и паспорт.
- Проверьте, что ваша бумажная трудовая книжка в порядке: все записи корректны, нет ошибок.
- Обратитесь к работодателю с просьбой о переходе. Работодатель обязан оформить переход в течение 30 дней с момента обращения.
Оформление заявления
Сотрудник заполняет заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. Форму можно получить в отделе кадров или скачать с сайта Пенсионного фонда. В заявлении указываются:
- ФИО, дата рождения, СНИЛС;
- Текущий работодатель и его ИНН;
- Подпись и дата.
Подача заявления работодателю
После подписания заявление передаётся в отдел кадров. Работодатель проверяет данные, оформляет переход и отправляет информацию в Социальный фонд.
Получение доступа к ЭТК
После регистрации в системе «Мой персональный кабинет» сотрудник получает электронную трудовую книжку. Доступ к ней можно получить через:
- Портал «Мой персональный кабинет» (https://my.smf.ru);
- Мобильное приложение «Мой персональный кабинет»;
- Портал Пенсионного фонда (https://www.pfr.gov.ru).
Плюсы и минусы перехода
Преимущества
- Удобство: доступ 24/7, без необходимости носить бумажный документ.
- Экономия времени: нет очередей в отделах кадров.
- Безопасность: данные защищены шифрованием и резервным копированием.
- Экологичность: сокращение использования бумаги.
- Снижение риска потери или повреждения трудовой книжки.
Недостатки
- Необходимость наличия интернета и цифрового устройства.
- Требуется регистрация в государственных сервисах.
- Возможные технические сбои при работе с системой.
- Некоторые работодатели могут сохранять бумажную копию до полного перехода.
Что делать, если возникли проблемы?
Если при переходе возникли ошибки, обратитесь в службу поддержки:
- Пенсионный фонд РФ – телефон горячей линии 8 800 200‑30‑30;
- Местный отдел кадров – уточните контактные данные на сайте вашего работодателя;
- Служба поддержки портала «Мой персональный кабинет» – через форму обратной связи на сайте.
Практический пример перехода
В Вологодской области уже более 690 000 человек отказались от бумажных трудовых книжек. В 2020 г. в Самарской области была запущена система электронного учёта, и более 1 миллиона россиян перешли на ЭТК. Примерный порядок действий:
- Сотрудник получает заявление от работодателя.
- Подписывает и отправляет заявление в отдел кадров.
- Отдел кадров проверяет данные, отправляет их в Социальный фонд.
- Через несколько дней сотрудник получает доступ к ЭТК в личном кабинете.
Переход с бумажной трудовой книжки на электронную в России уже закончен, и теперь каждый работник может воспользоваться всеми преимуществами цифрового формата. Процесс прост, но требует соблюдения формальных требований и своевременного оформления заявления. Если вы ещё не сделали переход, стоит задуматься об этом – это сэкономит время, повысит удобство и обеспечит безопасность ваших трудовых данных.