С 1 января 2023 года в Российской Федерации начал действовать новый порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждённый Приказом Минтруда России от № 320н․ С этого момента работники могут выбирать между традиционной бумажной трудовой книжкой и её электронным аналогом (ЭТК)․ В статье подробно рассмотрим‚ как оформить переход на электронную трудовую книжку‚ какие документы необходимо заполнять и где брать общий стаж для начисления больничных пособий․
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка – это цифровой учёт трудовой деятельности работника‚ который ведётся в информационной системе Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР)․ Основные преимущества ЭТК:
- Отсутствие риска потери или повреждения документа;
- Быстрый доступ к сведениям о стаже через личный кабинет на портале «Госуслуги»;
- Автоматическая передача данных работодателем в ПФР (форма СЗВ‑ТД);
- Возможность корректировать неточные сведения без выдачи нового бумажного бланка․
Ведение ЭТК осуществляет ПФР‚ а работодатель обязан ежемесячно предоставлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в форме СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица)․
Порядок перехода с бумажной на электронную трудовую книжку
Шаг 1․ Получение заявления от сотрудника
Работник‚ желающий перейти на ЭТК‚ подаёт работодателю заявление в свободной форме․ В заявлении указываются:
- ФИО сотрудника;
- Дата рождения;
- СНИЛС;
- Просьба о ведении трудовой книжки в электронном виде;
- Подпись и дата․
Образец заявления можно скачать в виде ․docx файла (см․ ссылку в конце статьи)․
После получения заявления кадровый специалист делает в бумажной трудовой книжке итоговую запись о прекращении ведения бумажного документа․ Запись оформляется согласно пункту 4 Приказа Минтруда России № 320н:
Запись о прекращении ведения бумажной трудовой книжки Основание: Заявление сотрудника о переходе на электронную трудовую книжку (от ) Подпись уполномоченного лица: _____________________
Шаг 3․ Передача сведений в ПФР
В течение пяти рабочих дней после внесения итоговой записи работодатель формирует и направляет в ПФР форму СЗВ‑ТД за отчётный период‚ в котором указаны:
- Период работы в организации (с … по …);
- Должность‚ профессия‚ подразделение;
- Основание приёма и увольнения (если имело место);
- Сведения о периодах нетрудоспособности (если требуется для расчёта пособий)․
После получения СЗВ‑ТД ПФР создаёт электронную трудовую книжку сотрудника и делает её доступной в личном кабинете на портале «Госуслуги»․
Шаг 4․ Получение формы СТД‑Р (сведения из ЭТК)
Если работнику понадобится подтвердить свой стаж (например‚ для оформления больничного)‚ он может запросить у работодателя форму СТД‑Р – выписку из электронной трудовой книжки․ В этой форме содержатся все записи о трудовой деятельности‚ сделанные ПФР на основании данных‚ предоставленных работодателем․
Как определить общий стаж для начисления больничного при электронной трудовой книжке
Одним из часто задаваемых вопросов является: «Где брать общий стаж для начисления больничных‚ если в СЗВ‑ТД указывается только стаж в данной организации?» Ответ прост:
- Форма СТД‑ПФР (или выписка из личного кабинета на портале «Госуслуги») содержит Consolidated (суммарный) стаж по всем местам работы‚ поскольку ПФР аккумулирует данные от всех работодателей․
- Работник может самостоятельно получить эту выписку в личном кабинете‚ выбрав раздел «Трудовая деятельность» → «Сведения о стаже»;
- Если работник предпочитает получать документ через работодателя‚ последний обязан по запросу выдать форму СТД‑Р‚ в которой также отражается общий стаж (поле «Общий страховой стаж»)․
- Для начисления больничного пособия достаточно предоставить бухгалтерии выписку СТД‑ПФР (или СТД‑Р) и заявление о назначении пособия․
Таким образом‚ даже если в СЗВ‑ТД отражается только стаж у текущего работодателя‚ общий стаж всегда доступен через ПФР․
Образцы заполнения основных форм при переходе на ЭТК
Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку
Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде Я‚ Иванов Иван Иванович‚ родившийся ‚ СНИЛС 123-456-789 00‚ прошу перевести ведение моей трудовой книжки с бумажной формы на электронную в соответствии с Приказом Минтруда России от № 320н․ Подпись: _____________________
Образец итоговой записи в бумажной трудовой книжке (прекращение ведения)
Запись о прекращении ведения бумажной трудовой книжки Основание: Заявление сотрудника о переходе на электронную трудовую книжку (от ) Подпись уполномоченного лица: _____________________
Образец формы СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности)
СЗВ‑ТД Отчётный период: – СНИЛС: 123-456-789 00 ФИО: Иванов Иван Иванович Период работы в организации: – Должность: инженер-программист Подразделение: отдел разработки Основание приёма: трудовой договор № 45 от Основание увольнения: не применяется (сотрудник продолжает работу) Сведения о периодах нетрудоспособности: отсутствуют Подпись ответственного лица: _____________________
Образец формы СТД‑Р (выписка из электронной трудовой книжки)
СТД‑Р Сведения из электронной трудовой книжки СНИЛС: 123-456-789 00 ФИО: Иванов Иван Иванович Записи о трудовой деятельности: – Организация: ООО «ТехноСофт» Должность: инженер-программист Основание: трудовой договор № 45 от – Организация: ЗАО «ИнфоСервис» Должность: junior разработчик Основание: трудовой договор № 12 от Основание увольнения: по собственному желанию (заявление от ) Общий страховой стаж: 4 года 2 месяца Подпись уполномоченного лица: _____________________
Образец формы ЕФС‑1 (при приёме на работу при выборе ЭТК)
ЕФС‑1 Сведения о приёме на работу СНИЛС: 123-456-789 00 ФИО: Иванов Иван Иванович Дата приёма: Должность: инженер-программист Трудовой договор: № 45 от Условия оплаты: оклад 80 000 руб․ Режим работы: полный рабочий день Подпись работника: _____________________ Подпись работодателя: _____________________
Где скачать бланки и образцы
Все перечисленные формы и бланки доступны для бесплатного скачивания на официальных ресурсах:
- Портал «Госуслуги» – раздел «Электронная трудовая книжка» → «Бланки и образцы»;
- Сайт Пенсионного фонда РФ (pfrf․ru) – раздел «Документы для работодателей»;
- Сайт Минтруда России (trud․gov․ru) – раздел «Нормативные акты» → Приказ № 320н от ;
- Электронный документооборот вашей организации (например‚ 1С:ЗУП) – готовые печатные формы СЗВ‑ТД‚ СТД‑Р‚ ЕФС‑1․
Пример прямой ссылки на архив с актуальными бланками (по состоянию на май 2026 года):
Скачать бланки ЭТК (ZIP‚ 2 МБ)
Переход на электронную трудовую книжку упрощает учёт трудовой деятельности‚ снижает риски потери документов и ускоряет получение информации о стаже для начисления больничных и пенсионных выплат․ Главное – правильно оформить заявление сотрудника‚ сделать итоговую запись в бумажной книжке‚ своевременно передать сведения в ПФР через форму СЗВ‑ТД и знать‚ где получить общий стаж (форма СТД‑ПФР/СТД‑Р)․ Используя представленные образцы и бланки‚ кадровый специалист сможет выполнить все необходимые действия без ошибок и в установленные сроки․
Если у вас остались вопросы – обращайтесь к специалистам ПФР или consult your company’s legal department․ Удачного перехода на электронную форму ведения трудовых книжек!