Важное примечание: Данная статья основана на действующем законодательстве Украины (на момент информации от 21 мая 2026 года). Ключевым событием является переход на электронную форму учета трудового стажа. Работодатели обязаны выполнить ряд действий до установленных законом сроков. Несоблюдение правил уведомления может повлечь административную ответственность.
Почему это важно: контекст реформы
С 10 июня 2026 года в Украине вступает в силу новый порядок учета трудового стажа. Основные изменения:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): Становится основным документом. Хранится в Социальном фонде Украины (ранее Пенсионный фонд).
- Бумажная трудовая книжка (БТК): Может быть оформлена по заявлению работника, но будет иметь исключительно справочный характер. Основной учет — в ЭТК.
- Обязанность работодателя: До 30 июня 2026 года необходимо уведомить каждого действующего и уволенного работника (за последние 3 года) о возможности выбора формы трудовой книжки и об изменениях в законодательстве.
Кому и когда нужно уведомить?
Уведомлению подлежат:
- Все действующие сотрудники на момент вступления реформы в силу (на ).
- Работники, уволенные в период с 10 июня 2023 года по 10 июня 2026 года. Их нужно уведомить о возможности получить (или оформить) трудовую книжку.
- Владельцы «старых» трудовых книжек: Оформленных до 1 января 2004 года. Им нужно сообщить о процедуре оцифровки и переоформления.
Срок: Не позднее 30 июня 2026 года.
Правила и способы уведомления
Закон не устанавливает строгой формы уведомления, но требует, чтобы оно было документально подтвержденным. Рекомендуемый порядок действий:
Подготовка информационного письма (уведомления)
Составьте официальный документ на бланке организации. Он должен содержать:
- Наименование организации, ФИО и должность руководителя.
- Дату и исходящий номер.
- ФИО и должность адресата (работника).
- Суть уведомления: ссылка на закон (например, Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законы Украины относительно учета трудового стажа»), даты (с ), суть изменений.
- Информацию о праве выбора: на электронную или бумажную форму.
- Инструкцию по действиям: где и как получить/оформить документ, сроки.
- Контакты ответственного лица в организации (отдел кадров, бухгалтерия).
- Место для подписи работника о получении.
Выбор способа вручения
Для создания юридически значимого факта уведомления используйте:
- Под роспись в личном деле: Самый надежный способ. Работник ставит подпись на экземпляре уведомления, который остается в организации. Копия передается работнику.
- Заказное письмо с уведомлением о вручении: Подходит для уволенных сотрудников, чьи контакты неизвестны. Квитанция и уведомление о вручении — доказательства.
- Электронная почта с уведомлением о прочтении: Допустимый способ, но требует дополнительного подтверждения (например, ответного письма от работника).
- Вручение под расписку через курьерскую службу.
Важно: Если работник отказывается подписывать уведомление, составьте акт о refusal с участием свидетелей.
Работа с «забытыми» трудовыми книжками
Если у организации на руках остались трудовые книжки уволенных сотрудников (не востребованные в течение 3 лет):
- Направьте им уведомление о необходимости забрать документ.
- В уведомлении укажите, что в случае неполучения в установленный срок (например, 1 месяц) документ будет передан в архив или в Социальный фонд (в зависимости от нового порядка).
- Все действия фиксируйте.
Шаблон уведомления (пример)
Ниже приведен базовый шаблон, который необходимо адаптировать под вашу организацию и конкретную ситуацию.
[Наименование организации] [Адрес] Исх. № ____ от «___» __________ 20__ г. [ФИО работника] [Должность] [Адрес (если известен)] Уважаемый(ая) [Имя Отчество работника]! Настоящим сообщаем Вам информацию, связанную с изменениями в порядке учета трудового стажа в Украине, вступающими в силу с 10 июня 2026 года. Согласно законодательству Украины, с указанной даты основной формой учета становится электронная трудовая книжка (ЭТК), которая будет храниться в Социальном фонде Украины. Бумажная трудовая книжка (БТК) может быть оформлена по Вашему заявлению, но будет иметь справочное значение. В соответствии с требованиями, работодатель обязан уведомить Вас о данных изменениях и о возможности выбора формы трудовой книжки до 30 июня 2026 года. В связи с этим: Если Вы желаете получить бумажную трудовую книжку, Вам необходимо: ⸺ Подать письменное заявление в отдел кадров нашей организации. — Забрать готовую БТК (при ее наличии) или оформить новую. ⸺ Срок для обращения: до «___» __________ 20__ г. Если Вы согласны на электронную форму (ЭТК), никаких действий от Вас не требуется. Ваши данные будут автоматически переданы в Социальный фонд; Информацию о стаже Вы сможете получить в личном кабинете на портале «Дія» или через сервисы Социального фонда. Если у Вас на руках осталась трудовая книжка, оформленная до года, для ее переоформления в электронную форму необходимо обратиться в отделение Социального фонда Украины или через портал «Дія». [Дополнить, если у организации есть трудовая книжка работника]: Напоминаем, что Ваша трудовая книжка (серия ___ № ___) находится в отделе кадров организации. Просим Вас забрать ее в срок до «___» __________ 20__ г. В случае неполучения документ будет передан в соответствии с действующими правилами. По всем вопросам обращайтесь в отдел кадров по телефону: [номер телефона] (контактное лицо: [ФИО]). Приложение: Копия настоящего уведомления. _______________________ / [ФИО работника] / (подпись) М.П.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что, если работник не отвечает на уведомление?
Вы выполнили обязанность по уведомлению, зафиксировав факт вручения (подпись, почтовая квитанция). Дальнейшие действия с его трудовой книжкой (если она есть у работодателя) регулируются внутренними правилами и архивным законодательством. Рекомендуется направить повторное уведомление заказным письмом.
Можно ли уведомить только через личный кабинет на портале «Дія»?
Нет. Закон обязывает работодателя непосредственно уведомить работника. Использование только электронного канала без подтверждения получения может быть признано ненадлежащим исполнением обязанности. Лучше использовать комбинированный подход (под роспись + электронная копия).
Что делать с трудовыми книжками уволенных, чей адрес неизвестен?
Используйте последний известный адрес регистрации (из паспорта данных или личного дела) и отправьте заказное письмо с уведомлением. Если письмо вернется, это будет доказательством того, что вы пытались уведомить. Документ можно считать невостребованным и действовать согласно правилам хранения документации.
Обязательно ли оформлять новую бумажную книжку по заявлению?
Да, если работник настаивает на бумажном варианте. Работодатель обязан оформить БТК на основании его заявления. Все записи о работе в этой книжке будут дублироваться в электронной (ЭТК).
Процедура уведомления — формальность, но критически важная для соблюдения закона. Ключевые шаги:
- Составьте исчерпывающее письмо-уведомление с указанием всех необходимых деталей и сроков.
- Вручите его работнику под расписку или отправьте заказным письмом.
- Сохраните все документы (подписанные уведомления, почтовые квитанции, акты) в деле.
- Напомните о необходимости забрать имеющиеся бумажные трудовые книжки.
- Контролируйте сроки: до 30 июня 2026 года — уведомление, далее — выполнение заявлений.
Настоятельно рекомендуется: Перед проведением уведомлений проконсультироваться с юристом или кадровым специалистом, чтобы учесть все нюансы вашей конкретной ситуации и возможные изменения в подзаконных актах.
Статья подготовлена на основе информации, актуальной на 21 мая 2026 года. Для получения самой точной и обновленной информации обращайтесь к официальным источникам: сайт Социального фонда Украины (www.sfu.gov.ua) и портал «Дія».