В 2026 году переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) стал обязательным для большинства работников, занятых по трудовому договору․ Многие организации уже используют эту форму, однако процесс оформления заявления и правильная запись в СЗВ ТД (отчёт о страховых взносах) по‑прежнему вызывает вопросы у HR‑специалистов и бухгалтеров․
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы, периоды, должности, воинский учёт и т․д․ В отличие от бумажной, ЭТК хранится в единой государственной системе и доступна как работодателю, так и самому сотруднику через личный кабинет на портале Госуслуги․
Ключевые особенности ЭТК
- Ведётся в электронном виде, но имеет юридическую силу оригинала․
- Может быть оформлена в любой момент, если у сотрудника есть основания для перехода․
- Все изменения вносятся автоматически в единую базу данных․
Почему сотрудник может написать заявление о переходе на ЭТК
Переход на электронную форму обычно происходит по одной из следующих причин:
- Перевод в новую организацию, где уже используется ЭТК․
- Требование сотрудника об упрощении оформления и доступе к своей информации․
- Изменения в законодательстве, обязывающие вести учёт в электронном виде․
В заявлении сотрудник указывает, что желает перейти на ЭТК, и просит работодателя внести соответствующие изменения в СЗВ ТД․
Как правильно оформить заявление
Заявление должно быть оформлено в письменной форме (можно также подать электронно через корпоративный портал)․ Ниже – пример структуры заявления:
- Шапка – наименование организации, отдел/служба․
- Дата – указание даты составления․
- Кому – обращение к руководителю или к HR‑отделу․
- Текст заявления – мотивированное прошение о переходе на ЭТК․
- Подпись – подпись сотрудника и, при необходимости, печать․
Пример текста:
«Я, Иванов Иван Иванович, прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат и отразить данное изменение в СЗВ ТД․
Как отразить переход в СЗВ ТД
СЗВ ТД – это форма отчёта, который подаётся в ПФР (Пенсионный фонд России) и содержит сведения о страховых взносах․ При переходе сотрудника на ЭТК необходимо выполнить несколько действий:
- Обновление данных в кадровой системе – ввести в базу нового статуса «Электронная трудовая книжка»․
- Внесение сведений в СЗВ ТД – в соответствующем поле отразить дату перехода, номер ЭТК и статус «Электронный»․
- Пересчёт страховых взносов – при необходимости скорректировать ставку, если переход связан с изменением формы занятости․
- Подача отчёта – отправить обновлённый СЗВ ТД в ПФР до 1‑го числа следующего месяца․
Важно: в СЗВ ТД указываются только те данные, которые уже находятся в официальной базе ПФР․ Поэтому перед подачей отчёта необходимо выполнить синхронизацию данных между внутренней кадровой системой и государственной системой․
Таблица примеров заполнения СЗВ ТД
- Код формы – 1․
- Номер СЗВ ТД – 2026‑05‑001․
- Дата начала действия – ․
- Номер ЭТК – 1234567890․
- Статус – «Электронный»․
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка 1 – не указать дату перехода․ Решение: в заявлении и в СЗВ ТД обязательно указывайте точную дату начала действия ЭТК․
- Ошибка 2 – использовать старый номер трудовой книжки вместо нового․ Решение: после перехода в ЭТК номер старый становится недействительным – в отчёте указывайте только новый номер․
- Ошибка 3 – не синхронизировать данные с ПФР; Решение: перед подачей СЗВ ТД выполните проверку в личном кабинете ПФР, чтобы убедиться, что изменения отразились․
Пошаговый чек‑лист для HR‑отдела
- Получить подпись сотрудника на заявлении о переходе на ЭТК․
- Обновить данные в кадровой системе (ввести статус «Электронная»)․
- Сформировать новое СЗВ ТД с учётом изменений․
- Проверить корректность заполнения полей (дата, номер ЭТК, статус)․
- Отправить СЗВ ТД в ПФР до установленного срока․
- Сохранить копию заявления и подтверждение отправки отчёта․
Переход сотрудника на электронную трудовую книжку – это не только юридическое требование, но и шаг к цифровизации HR‑процессов․ Правильное оформление заявления и своевременное отражение изменений в СЗВ ТД позволяют избежать штрафов, упростить работу с ПФР и повысить прозрачность ведения кадровых документов․
Если у вашей организации возникнут сложности с оформлением перехода, рекомендуется обратиться к специалисту по персоналу или к консультанту по трудовому праву․