С 1 января 2020 года в России действует возможность ведения трудовой книжки в электронном виде (ЭТК). Этот формат не отменяет бумажный, но предоставляет работнику и работодателю современный, удобный и юридически равнозначный способ учета трудовой деятельности. В статье рассмотрим, как правильно оформить переход на ЭТК и приведем образец записи в электронную трудовую книжку.
Юридические основы
Основным нормативным актом является статья 66.1 Трудового кодекса РФ. Согласно ей, по письменному заявлению работника работодатель обязан вести его трудовую книжку в электронном виде. При этом:
- Работодатель формирует сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
- Сведения передаются в Пенсионный фонд России (ПФР), где открывается и ведется личный счет застрахованного лица (фактически и есть ЭТК).
- Работник вправе в любой момент потребовать выдачу бумажного трудовой книжки или выписки из ЭТК.
Процедура перехода на электронный формат: пошаговая инструкция
- Подача заявления работником. Работник пишет заявление на имя руководителя с просьбой вести его трудовую книжку в электронном виде. В заявлении необходимо сослаться на ст. 66.1 ТК РФ. Образец заявления можно скачать в свободном доступе.
- Издание приказа работодателя. На основании заявления работодатель издает приказ о переходе конкретного сотрудника на ЭТК. Образец приказа о введении электронных трудовых книжек также широко доступен.
- Уведомление сотрудника. Работодатель обязан уведомить сотрудника о том, что его сведения переданы в ПФР. Образец уведомления о введении электронных трудовых книжек используется для этого.
- Заполнение и передача сведений. Кадровый служба заполняет форму СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) и направляет ее в ПФР. Все последующие записи (прием, перевод, увольнение, поощрения) вносятся в эту форму и передаются в ПФР.
- Выдача документов работнику. После первой записи работодатель обязан выдать сотруднику документ, подтверждающий факт работы (например, копию приказа о приеме) и информацию о том, что его трудовая книжка ведется в электронном виде. Бумажная трудовая книжка, если она была, возвращается работодателю.
Образец записи в электронную трудовую книжку
Важно понимать: содержание записей в ЭТК ничем не отличается от записей в бумажной трудовой книжке. Меняется только форма их хранения и передачи. Запись вносится в форму СЗВ-ТД.
Пример записи о приеме на работу (в форме СЗВ-ТД):
Дата записи:
Основание: Приказ № 123-к от
Сведения о работнике: Иванов Иван Иванович
Сведения о работодателе: ООО «Пример», ИНН 1234567890
Вид записи: Прием на работу
Должность: Инженер
Подразделение: Отдел разработки
Дата начала работы:
Основание прекращения:, (не заполняется при приеме)
Подпись ответственного лица: _________________ / Петрова Анна Сергеевна /
Печать организации (при наличии): [место для печати]
Примечание: В электронном виде эта запись будет содержать те же данные, но подпись и печать будут заменены на электронную подпись уполномоченного лица работодателя. Бумажный носитель с такой записью работнику не выдается, вся информация доступна через личный кабинет на портале Госуслуг или в ПФР.
Особенности для педагогических работников
Возникает вопрос: как в ЭТК отражаются квалификационные категории, поощрения и награждения педагогических работников?
Ответ: Эти сведения вносятся в ЭТК на общих основаниях. Кадровый работник при заполнении формы СЗВ-ТД обязан указать:
- Присвоение квалификационной категории (с указанием номера и даты приказа).
- Поощрения (благодарность, премия и т.д.).
- Награждения (знаки отличия, медали и т.д.).
Для этого в соответствующей графе формы СЗВ-ТД указывается вид записи «Иное» и в текстовом поле подробно описывается событие с указанием номера и даты нормативного акта (приказа). Таким образом, вся кадровая история, включая специальные педагогические достижения, сохраняется в электронном формате.
Ключевые документы при переходе на ЭТК
Для корректного перехода необходима стандартная triad документов:
- Заявление работника (с ссылкой на ст. 66.1 ТК РФ).
- Приказ работодателя о переходе на электронный формат ведения трудовых книжек (может быть общий для всех сотрудников или индивидуальный).
- Уведомление работника о том, что сведения о его трудовой деятельности переданы в ПФР и будут вестись в электронном виде.
Как проверить свою электронную трудовую книжку?
Работник может в любой момент получить доступ к своим сведениям:
- Через личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтвержденная учетная запись).
- Обратившись в отделение ПФР или МФЦ с паспортом.
- Через работодателя, запросив выписку из ЭТК (форма выписки утверждена приказом Минтруда).
Важные выводы и частые вопросы
Отмена бумажной книжки. После подачи заявления и передачи сведений в ПФР работодатель снимает с себя ответственность за бумажный носитель. Все дальнейшие записи вносятся только в электронный формат.
Заверение записи. В бумажном варианте запись заверялась подписью и печатью. В электронном — только усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ответственного лица работодателя. Печать не требуется.
Образец не меняется. Текстовая часть записи (должность, основание, даты) заполняется по тем же правилам, что и для бумажной книжки. Изменения в бланке формы СЗВ-ТД (например, с 2022 или 2025 года) касаются формата, а не содержания.
Возврат к бумажному формату. Работник может в любой момент отозвать заявление и потребовать выдачи бумажной трудовой книжки. В этом случае ПФР передаст работодателю всю историю из ЭТК для переноса в бумажный носитель.
Электронная трудовая книжка, это современный, безопасный и удобный инструмент учета трудового стажа. Процедура перехода проста: заявление, приказ, уведомление. Образец записи в ЭТК по сути идентичен бумажному, но подписывается электронной подписью и хранится в ПФР. Все сведения о приеме, увольнении, повышении квалификации, награждениях и поощрениях (включая педагогические категории) отражаются в полном объеме. Главное — помнить, что после перехода бумажная книжка больше не ведется, а вся ответственность за корректность сведений лежит на работодателе до момента их передачи в ПФР.