С 1 января 2026 года в России завершаеться переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все работодатели обязаны вести учёт трудовых стажей исключительно в электронном виде. Но что происходит, если сотрудник не подал заявление на переход на ЭТК до этой даты? В этой статье подробно разберём последствия и действия в такой ситуации.

Переходный период и электронные трудовые книжки: краткий обзор

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажного документа, который хранится в единой государственной системе. С 1 января 2021 года начался переходный период, в течение которого сотрудники могли подавать заявления на ведение ЭТК вместо бумажной. С 1 января 2026 года переходный период завершается, и выдача бумажных трудовых книжек прекращается.

Как пояснила член комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Екатерина Стенякина, после этой даты работодатели обязаны оформлять только электронные версии. Бумажные книжки, выданные ранее, остаются действительными, но новые выдачи или дубликаты будут предоставляться только в электронном формате.

Что происходит, если заявление на ЭТК не подано?

Если сотрудник не подал заявление на ведение электронной трудовой книжки до 1 января 2026 года, это не означает, что он останется без учёта трудового стажа. Законодательство предусматривает автоматический переход на ЭТК. Вот ключевые моменты:

Для сотрудников, уже имеющих бумажную книжку

• Автоматическое создание ЭТК: Работодатель на основании имеющихся данных (из бумажной книжки и сведений Пенсионного фонда) обязан создать электронную версию без дополнительного заявления от сотрудника.
• Доступ через Госуслуги: Сотрудник должен быть зарегистрирован на портале Госуслуги (или через иные утверждённые способы), чтобы получить доступ к своей ЭТК. Рекомендуется проверить правильность записей после перевода.
• Бумажная книжка остаётся у сотрудника: Существующая бумажная трудовая книжка не изымается и может использоваться как подтверждение стажа, но официальным документом становится ЭТК.

Для новых сотрудников (принятых после 1 января 2026 года)

• Обязательное оформление ЭТК: При трудоустройстве после этой даты бумажная трудовая книжка не выдаётся. Все записи вносятся только в электронную систему.
• Заявление не требуется: Сотрудник не должен подавать отдельное заявление, работодатель автоматически создаёт ЭТК при приёме на работу.
• Информирование: Работодатель обязан уведомить сотрудника о создании ЭТК и способах доступа к ней.

Последствия отсутствия заявления для сотрудника

Хотя заявление не является обязательным после 2026 года, его отсутствие может привести к некоторым практическим сложностям:

1. Риск ошибок в данных: Если сотрудник не проверит ЭТК после автоматического перевода, в записях могут сохраниться неточности из бумажной книжки. Важно самостоятельно сверить информацию.
2. Задержка в доступе: Без регистрации на Госуслугах или ином портале сотрудник не сможет оперативно получать выписки из ЭТК, что может затруднить оформление пенсии или трудоустройство.
3. Потеря контроля: Подавая заявление досрочно (до 2026 года), сотрудник мог выбрать конкретный способ ведения ЭТК (например, через работодателя или напрямую в Пенсионном фонде). Без заявления этот выбор остаётся за работодателем.
4. Невозможность получить бумажный дубликат: После 1 января 2026 года дубликаты бумажных трудовых книжек не выдаются. Все справки и выписки предоставляются в электронном виде.

Рекомендации сотрудникам, не подававшим заявление

Чтобы избежать проблем, следует предпринять следующие шаги:

• Проверить ЭТК после 1 января 2026 года: Обратиться к работодателю или через Госуслуги, чтобы убедиться, что электронная книжка создана и содержит корректные записи.
• Зарегистрироваться на Госуслугах: Это основной способ доступа к ЭТК. При необходимости подтвердить личность через банк или МФЦ.
• Сообщить об ошибках: При обнаружении неточностей в записях (например, неверные даты или должности) подать заявление об исправлении через работодателя или Пенсионный фонд.
• Сохранить бумажную книжку: Даже после перевода на ЭТК бумажный документ остаётся важным подтверждением стажа. Рекомендуется хранить его в надёжном месте.
• Уточнить у работодателя: Если есть сомнения, как будет вестись ЭТК, запросить информацию у кадрового подразделения.

Не подача заявления на ведение электронной трудовой книжки до окончания переходного периода не лишает сотрудника права на учёт трудового стажа. С 1 января 2026 года все работодатели обязаны автоматически перевести данные в электронный формат. Однако для минимизации рисков важно своевременно проверить правильность записей и обеспечить доступ к ЭТК через Госуслуги. Помните, что бумажная трудовая книжка после этой даты утрачивает статус основного документа, и все взаимодействия с государственными органами (Пенсионный фонд, служба занятости) будут осуществляться на основе электронных данных.

Важно! Законодательство может корректироваться. Для получения актуальной информации обращайтесь к официальным источникам: сайту Минтруда России или Пенсионного фонда РФ.