С 2021 года в России начался переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс, регулируемый Федеральным законом № 121-ФЗ от , обязал всех работодателей вести учет трудовой деятельности сотрудников в электронном виде и регулярно передавать сведения в Пенсионный фонд России (ПФР). В 2026 году эта система полностью функционирует, и игнорирование обязательств по отчетности может привести к штрафам и нарушениям прав работников на формирование пенсионных прав.

Что нужно знать о переходе на электронные трудовые книжки

• С 10 июня 2021 года при трудоустройстве работник может предоставить либо бумажную трудовую книжку, либо подтвердить свои сведения через Государственный реестр общеобязательного социального страхования.
• Если работник не предоставил бумажную трудовую книжку, работодатель обязан вести его трудовую деятельность исключительно в электронном виде.
• Для всех сотрудников, у которых есть бумажные трудовые книжки, работодатель обязан сформировать и передать в ПФР сведения о трудовой деятельности на момент перехода и при любых изменениях (прием, увольнение, перевод и т.д.).

Какие отчеты нужно сдавать в Пенсионный фонд?

Основной отчет, который работодатель обязан формировать и отправлять в ПФР, — это СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности). С 2026 года он полностью заменил старые формы и является единственным обязательным документом для передачи данных о трудовой деятельности.

Также в некоторых случаях используется форма ЕФС-1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности), которая формируется для выдачи работникам при увольнении или по их запросу. Эта форма дублирует данные из ЭТК и передается в ПФР автоматически при отправке СЗВ-ТД.

Когда нужно сдавать СЗВ-ТД?

1. При приеме на работу — в течение 3 рабочих дней с даты заключения трудового договора.
2. При увольнении — в день увольнения (в случае, если работник не предоставил бумажную трудовую книжку).
3. При переводе на другую работу (постоянно или временно) — в течение 3 рабочих дней.
4. При изменении данных о работнике (ФИО, паспорт, СНИЛС и т.д.) — в течение 3 рабочих дней.
5. При переходе на электронную трудовую книжку — если работник подал заявление о переходе, отчет формируется в течение 3 дней.

Как подготовить и отправить отчет СЗВ-ТД

Шаг 1: Подключение к Электронному документообороту (ЭДО)

Для отправки отчетов в ПФР работодатель обязан быть подключенным к ЭДО. Без этого невозможно передать электронные документы.

• Подайте Заявление на подключение к ЭДО ПФР через личный кабинет страхователя на сайте ПФР или через оператора ЭДО (например, СБИС, Контур, 1С-Отчётность, Такском).
• После подтверждения подключения вам выдадут электронную подпись (ЭП) для подписи отчетов.

Шаг 2: Выбор программного обеспечения

Для автоматизации процесса рекомендуется использовать специализированные бухгалтерские программы:

• 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 — автоматически формирует СЗВ-ТД при любых кадровых изменениях. Путь: Кадры → Отчётность → Электронные трудовые книжки → Создать отчет СЗВ-ТД.
• СБИС (Saby) — в разделе СФР → Трудовые книжки → Отчет → ЕФС-1 или СЗВ-ТД можно сформировать и отправить отчет в один клик.
• Контур.Экстерн, Такском, Диадок — также поддерживают формирование и отправку СЗВ-ТД в ПФР.

Шаг 3: Формирование отчета

В любой из программ выполните следующие действия:

1. Выберите сотрудника, по которому произошло изменение (прием, увольнение и т.д.).
2. Система автоматически заполнит данные на основе кадрового приказа и трудового договора.
3. Проверьте: ФИО, СНИЛС, даты приема/увольнения, наименование организации, реквизиты приказа.
4. Нажмите «Сформировать отчет» — программа создаст XML-файл в формате ПФР.
5. Подпишите отчет электронной подписью руководителя или уполномоченного лица.

Шаг 4: Отправка в ПФР

После формирования и подписи отчет отправляется через:

• Интегрированный модуль программы (например, в 1С, кнопка «Отправить в ПФР»).
• Личный кабинет страхователя на сайте ПФР (https://cabinets.pfrf.ru).
• Через оператора ЭДО (например, СБИС или Диадок).

Важно! После отправки система ПФР выдает уведомление о приеме. Сохраните его — это подтверждение выполнения обязанности. При ошибке — система выдаст код ошибки, по которому можно исправить документ и повторно отправить.

Что делать, если работник не предоставил бумажную трудовую книжку?

Если работник пришел на работу без бумажной трудовой книжки, вы обязаны:

• Зарегистрировать его в системе ЭТК в день заключения договора.
• Сформировать и отправить СЗВ-ТД в течение 3 рабочих дней.
• Выдать работнику справку о трудовой деятельности (ЕФС-1) по его запросу, она формируется автоматически в той же программе.

Если работник ранее работал и имел бумажную трудовую книжку, но не предоставил ее, вы все равно обязаны вести его учет в ЭТК, а его предыдущий опыт будет учтен на основании данных из Госреестра ПФР.

Как выдать работнику справку о трудовой деятельности (ЕФС-1)

При увольнении или по запросу работника вы обязаны предоставить ему справку о трудовой деятельности — это дубликат всех записей из его электронной трудовой книжки.

Как получить справку:

1. В программе (1С, СБИС и др.) перейдите в раздел «Электронные трудовые книжки».
2. Выберите сотрудника и нажмите «Сформировать ЕФС-1».
3. Система сформирует PDF-документ с подписью руководителя и печатью.
4. Распечатайте два экземпляра: один — для работника, второй — для архива.
5. Второй экземпляр заверьте как копию (если требуется), подпишите и поставьте печать.

Справка ЕФС-1 не отправляется в ПФР отдельно — она формируется на основе уже переданных СЗВ-ТД и доступна работнику через портал Госуслуг.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка 1: Не отправлять СЗВ-ТД при увольнении. → Решение: Отчет формируется в день увольнения, даже если работник не предоставил бумажную книжку.
• Ошибка 2: Использовать устаревшие формы (СЗВ-К, СЗВ-ИС). → Решение: С 2026 года действует только СЗВ-ТД.
• Ошибка 3: Не подключиться к ЭДО. → Решение: Подключение, обязательное условие. Без него отчеты не принимаются.
• Ошибка 4: Не проверять подпись. → Решение: Отчет без ЭП считается неподписанным и не принимается ПФР.

Последствия несвоевременной или неправильной отчетности

Согласно ст. 19.19 КоАП РФ, за нарушение сроков или порядка представления сведений в ПФР предусмотрены штрафы:

• Для должностных лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
• Для юридических лиц — от 100 000 до 200 000 рублей.

Кроме того, неправильная отчетность может привести к потере пенсионных прав работника — это грозит судебными исками и компенсациями.

Отправка отчетов в Пенсионный фонд по трудовым книжкам — это не разовая задача, а регулярный кадровый процесс. В 2026 году он полностью цифровой, и ручной учет ушел в прошлое.

Рекомендации:

1. Обязательно подключитесь к ЭДО и получите ЭП.
2. Используйте профессиональное ПО (1С, СБИС, Контур и т.д.) для автоматизации.
3. Настройте уведомления о сроках сдачи СЗВ-ТД.
4. Обучите кадровую службу работе с ЭТК и новыми формами.
5. Сохраняйте все уведомления от ПФР — они являются доказательством выполнения обязанностей.

Электронные трудовые книжки — это не просто отчетность, это гарантия прозрачности и защиты прав работников. Своевременная и корректная сдача отчетов — ваша юридическая обязанность и залог стабильности бизнеса.

Если вы сомневаетесь в правильности формирования отчета — обратитесь к специалисту по кадровому учету или в службу поддержки вашего программного обеспечения. Лучше потратить час на проверку, чем столкнуться с штрафом и претензиями работников.

Помните: в 2026 году бумажные трудовые книжки, это исключение, а электронные — правило. Игнорировать его нельзя.