В этой статье мы подробно рассмотрим правила ведения и хранения трудовых книжек, основываясь на актуальной информации от Министерства труда и социальной защиты РФ. Мы разберем основные положения, изменения, а также ответим на часто задаваемые вопросы;

Общие положения

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Она ведется работодателем и содержит сведения о периодах работы у данного работодателя, занимаемых должностях, а также основаниях прекращения трудовых отношений.

Важно помнить: Работодатель обязан вести трудовые книжки работников, работающих по трудовому договору (гражданско-правового характера, если иное не предусмотрено законодательством).

Основания для ведения трудовой книжки

Трудовая книжка ведется при следующих обстоятельствах:

• При приеме на работу.
• При переходе на новую работу.
• При увольнении.
• При переводах на другую работу.
• При изменении тарифной ставки или оклада.

Порядок ведения трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки:

• Записи в трудовую книжку вносятся работодателем на основании трудового договора, приказов о приеме, переводе, увольнении, а также других документов, подтверждающих трудовую деятельность работника.
• Записи производятся непосредственно в трудовую книжку или в отдельный документ (вкладыш), который прикрепляется к трудовой книжке.
• Записи вносятся в хронологическом порядке.
• Записи должны быть сделаны грамотно, без исправлений. Если допущена ошибка, она зачеркивается одним штрихом, а рядом ставится правильный вариант записи и дата исправления. Исправление должно быть подписано руководителем организации и заверено печатью.

Вкладыш в трудовую книжку:

• Вкладыш – это отдельный лист, который прикрепляется к трудовой книжке для внесения дополнительных сведений.
• Вкладыши заполняются по той же процедуре, что и сама трудовая книжка.

Учет трудовых книжек:

• Работодатель обязан вести учет трудовых книжек и вкладышей.
• Учет ведется в специальной книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.
• Книга учета ведется на основании запросов работников, ответственных за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.

Хранение трудовых книжек

Где хранить трудовые книжки?

Трудовые книжки и вкладыши должны храниться в сейфе или специальном помещении организации, обеспечивающем их сохранность. Это необходимо для предотвращения их утери, повреждения или несанкционированного доступа.

Сроки хранения

Срок хранения трудовых книжек и вкладышей составляет 50 лет со дня последней записи в них.

Ответственность за хранение

Ответственность за хранение трудовых книжек несет работодатель.

Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении работнику выдается его трудовая книжка. Работодатель обязан:

• Выдать трудовую книжку в день увольнения.
• Внести запись об увольнении в трудовую книжку.
• Совместно с работником подписать трудовую книжку.
• Предоставить работнику сведения о трудовой деятельности (выписку из трудовой книжки).

Изменения в правилах ведения трудовых книжек (с 1 сентября 2021 года)

С 1 сентября 2021 года вступил в силу новый порядок ведения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н. Основные изменения:

• Упрощен учет бланков: Учет бланков трудовых книжек теперь ведется на основании запроса сотрудника, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.
• Удаление избыточных требований: Из трудовых книжек исключены избыточные требования и устаревшие сведения.
• Упрощен порядок внесения исправлений: В трудовую книжку больше не вносятся исправления. Вместо этого, при необходимости, делается новая запись, которая заменяет старую.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли вносить исправления в трудовую книжку? Нет, исправления в трудовую книжку вносить нельзя. Вместо этого, старая запись зачеркивается, а рядом делается новая запись с правильной информацией.
• Кто отвечает за ведение трудовой книжки? За ведение трудовой книжки отвечает уполномоченное лицо, назначенное приказом работодателя.
• Где можно получить сведения о своей трудовой деятельности? Сведения о трудовой деятельности можно получить в виде выписки из трудовой книжки.
• Что делать, если работодатель не выдает трудовую книжку при увольнении? В этом случае необходимо обратиться в трудовую инспекцию.

Соблюдение правил ведения и хранения трудовых книжек является важным условием защиты прав работников. Работодатели должны строго следовать требованиям законодательства, а работники – внимательно проверять записи в своих трудовых книжках.

Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для получения квалифицированной юридической помощи рекомендуется обратиться к специалисту.