Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в российском трудовом законодательстве. Однако несмотря на глобальную цифровизацию, многие сотрудники приняли решение сохранить традиционный бумажный формат. В этой статье мы подробно разберем, что делать работодателю, если работник выбрал ведение бумажной трудовой книжки, как правильно оформить этот выбор и какие обязанности при этом возникают.
Суть реформы и право выбора
В результате нововведения все работодатели получили обязанность создавать электронные трудовые на каждого работника. Получается, что с этого момента все трудоустроенные сотрудники, в т.ч. работающие на удаленке и совмещающие несколько работ, уже имеют электронные трудовые книжки. Тем не менее, у них остается право выбора: продолжать вести бумажную книжку параллельно с электронной или отказаться от нее.
Как мы убедились, выбор между электронной и бумажной трудовой книжкой, это право и волеизъявление работника, нежели его обязанность (ч. 2 ст. 66 и ст. 66.1 ТК РФ). Требовать от работника перехода исключительно на ЭТК категорически нельзя. Это подтверждается и Приказом Роструда от N 253, который утверждает Руководство по соблюдению обязательных требований трудового законодательства, включая информацию о выборе работником формы ведения трудовой книжки.
Кто не может выбрать бумажный формат?
Право на сохранение бумажной трудовой книжки имеют не все категории граждан. Законодательство четко определяет, кому ЭТК будет присвоена автоматически:
- Новые сотрудники, которые впервые поступают на работу (например, в 2025 году и позже), не могут выбирать между бумажными и электронными трудовыми книжками. Их трудовая изначально будет электронной, без бумажного носителя.
- У тех, у кого трудовой книжки пока нет и появится она только после 1 января 2021 года, выбора также не будет — формат будет строго цифровым.
Как оформить выбор работника?
Свой выбор работник должен оформить в виде письменного заявления. До г. работники должны были сделать выбор варианта ведения трудовой книжки — на бумаге или электронно — и подать работодателю соответствующее письменное заявление.
Важно отметить, что единого типового бланка не существует ни для заявления о трудовой книжке на бумажном носителе, ни для образца заявления на электронную трудовую книжку. Работодатель может разработать свои внутренние формы или принимать заявления в произвольной форме.
Уведомление сотрудников
Работодатель обязан был уведомить сотрудников о грядущих изменениях. Образец уведомления для написания работниками заявления о выборе трудовой книжки приведен ниже (в организациях он доступен для скачивания):
- Бланк уведомления (скачать бесплатно)
- Заполненное уведомление (скачать бесплатно)
Если сотрудник решил оставить обычный вариант, ему следует четко указать это в заявлении. Получить заявления от работников — важнейший этап для кадровой службы, так как именно этот документ является основанием для дальнейшего ведения кадрового документооборота.
Параллельное ведение: обязанности работодателя
Если работник выбрал бумажную трудовую книжку, работодателю придется вести двойной учет. Это означает, что все кадровые события (прием, перевод, увольнение, награждение) необходимо фиксировать одновременно:
- В электронной трудовой книжке (путем подачи отчетов в контролирующие органы).
- В бумажной трудовой книжке (путем внесения записей от руки и заверения их печатью и подписью).
В 2026 году бумажную трудовую книжку оформляют отдельным сотрудникам. Учтите, что для ведения документа нужно использовать специальные бланки установленного государственного образца. Кроме того, бумажные трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек;
Можно ли сменить решение и перейти на ЭТК?
Трудовое законодательство дает работникам гибкость в этом вопросе. В любой момент сотрудник может перейти с бумажной трудовой на электронную, даже если уже принес заявление о том, что выбирает бумажный формат трудовой. Для этого ему необходимо подать новое письменное заявление.
Если работник решил отказаться от бумажного варианта и перейти на ЭТК, трудовая книжка выдается ему на руки. При этом в бумажном документе делается отметка о сделанном выборе в пользу цифрового варианта. После этого работодатель освобождается от обязанности вести бумажный носитель, однако сведения о стаже продолжают поступать в электронном формате.
Преимущества и недостатки бумажного формата
Несмотря на удобство ЭТК, многие сотрудники сознательно остаются с бумажным вариантом. Чтобы понять их мотивы, а также оценить риски для работодателя, рассмотрим плюсы и минусы обоих систем.
Почему работники выбирают бумагу?
- Привычка и доверие: многие сотрудники старшего возраста привыкли к физическому документу и боятся технических сбоев.
- Независимость от интернета: бумажную книжку можно предъявить работодателю даже при отсутствии связи с базами данных ПФР или Социального фонда.
- Страх отмены ЭТК: непредсказуемость законодательства заставляет людей держать при себе «запасной» вариант.
Преимущества электронной трудовой (ЭТК)
Для сравнения, ЭТК имеет ряд неоспоримых плюсов, о которых стоит напомнить сотрудникам:
- Меньше риск допустить ошибку, что часто встречается в бумажных вариантах из-за человеческого фактора.
- Не надо нигде хранить. Соответственно, у работодателя нет издержек на ведение кадрового документооборота, закупку бланков и организацию архива.
- ЭТК невозможно потерять, что одинаково хорошо как для работника, так и для работодателя (исключены штрафы за утерю документа).
Статья будет полезна сотрудникам кадровых служб и руководителям для правильного выстраивания рабочих процессов. Если работник выбрал ведение бумажной трудовой книжки, работодатель обязан уважать это право (ст. 66, 66.1 ТК РФ) и обеспечить корректное параллельное ведение обоих форматов. Главное — иметь на руках письменное заявление сотрудника, использовать актуальные бланки и не забывать про один из важнейших разделов отчетности — выбор работником формата трудовой книжки.