С 1 января 2020 года в России начался массовый переход работников на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов, а также практикой работодателей, использующих программы 1С, Сбербанк, Контур.Экстерн и другие сервисы. Ниже – подробный гид, который поможет и работодателям, и сотрудникам правильно оформить переход.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – цифровой аналог традиционной бумажной. Она содержит сведения о:
- приёме на работу;
- переводах;
- увольнениях;
- занятых должностях и специальностях;
- периодах работы;
- сведениях, необходимых для расчёта пенсии, больничных и других выплат.
ЭТК хранится в системе индивидуального (персонифицированного) учёта и доступна через Госуслуги или СФР.
Когда появляется запись о переходе?
Перевод на ЭТК оформляется на основании заявления сотрудника. После его подачи работодатель в течение трёх рабочих дней вносит запись о переходе в бумажную книжку (если она ещё используется) и выдаёт её работнику.
Как правильно оформить переход на электронную трудвую книжку?
Ниже – пошаговая инструкция, основанная на рекомендациях Е-Офис 24, Контур.Экстерн и Бухгалтерия.ru.
- Получение согласия сотрудника. Перевод возможен только с его согласия (см. инструкцию Сбербанка).
- Подготовка заявления. Форма заявления должна соответствовать образцу, утверждённому Министерством труда.
- Внесение записи в бумажную книжку. Работодатель в течение трёх дней вносит сведения о переходе в бумажную запись (если она ещё используется).
- Передача работнику. Книжка выдаётся сотруднику на руки, после чего в системе фиксируется переход на электронный формат.
- Обновление данных в 1С/СФР. Сведения о переходе заносятся в программное обеспечение (1С, СберБанк, Контур) и передаются в СФР.
Как оформить запись о переходе?
Запись в книжке должна содержать:
- дату перехода;
- номер и серию электронной книжки;
- ссылку на документ, подтверждающий переход (заявление сотрудника);
- подпись ответственного лица.
Такой подход позволяет избежать вопросов со стороны контролирующих органов.
Сроки и обязательные сроки
По данным КонсультантПлюс и Управление персоналом и расчет зарплаты Saby, переход на ЭТК начался с 1 января 2020 года. Основные сроки:
- С 1 января 2020 – все новые сотрудники, впервые устроившиеся на работу, оформляются только в электронном виде.
- С 2021‑2025 годов – постепенный переход всех работников, уже имеющих бумажную книжку, на электронный формат.
- С 2026 года – полностью электронные трудовые книжки становятся нормой для всех работников.
Как получить электронную трудовую книжку?
Получить ЭТК может любой сотрудник, подавший заявление. Процедура получения описана в статье Инфотекс Интернет Траст:
- Подача заявления (можно онлайн через портал Госуслуг).
- Получение подтверждения о регистрации в системе индивидуального учёта.
- Получение доступа к ЭТК через личный кабинет на Госуслугах или через СФР.
После этого сотрудник может просматривать свою трудовую историю, проверять данные о стаже и использовать их для расчётов пенсии.
Что важно помнить работодателям
Несоблюдение требований может привести к штрафу (см. пункт о “непредставлении сведений о трудовой деятельности”). Главное:
- Соблюдать последовательность действий, описанную в инструкциях.
- Корректно оформить запись о переходе и заверить её подписью.
- Своевременно обновлять данные в бухгалтерской системе (1С, СберБанк, Контур).
- Обеспечить сотрудникам доступ к их электронным данным через Госуслуги.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли перевести сотрудника на ЭТК без его согласия?
Ответ: Нет. Перевод возможен только с согласия работника (см. Сбербанк).
Вопрос: Что делать, если в книжке допущена ошибка?
Ответ: Ошибку необходимо исправить в течение трёх рабочих дней, внести корректирующую запись и уведомить сотрудника.
Вопрос: Как узнать, что запись о переходе уже внесена в СФР?
Ответ: Сведения отображаются в личном кабинете на портале Госуслуг и в системе СФР.
Преимущества электронной трудовой книжки
- Всегда доступны данные о стаже и местах работы.
- Снижается риск потери или повреждения бумажной копии.
- Упрощается расчёт пенсии, больничных и других выплат.
- Позволяет быстро проверять корректность введённых сведений.
Переход на электронную трудвую книжку – обязательный и постепенно нарастающий процесс, который упрощает работу как работодателей, так и сотрудников. Соблюдая установленные правила, сроки и требования к оформлению, можно избежать штрафов, обеспечить прозрачность данных и подготовить основу для правильного расчёта пенционных выплат.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, обратитесь к специалистам по персоналу или в сервисы бухгалтерского учета (1С, СберБанк, Контур.Экстерн). Они помогут правильно оформить переход и гарантировать соответствие законодательству.