С переходом на цифровой формат учета трудового стажа многие сотрудники принимают решение отказаться от бумажного носителя в пользу электронных сведений о трудовой деятельности (ЭТК)․ Этот процесс требует от работодателя строгого соблюдения последовательности действий и правильного оформления документов‚ чтобы избежать штрафов при проверках ГИТ․
Пошаговый алгоритм перехода на ЭТК
Процедура перехода состоит из нескольких ключевых этапов․ Важно соблюдать их именно в таком порядке:
- Получение заявления․ Сотрудник должен выразить свое желание перейти на электронный формат в письменном виде․ Заявление составляется на имя руководителя организации․
- Внесение записи в бумажную книжку․ На основании заявления кадровик делает специальную отметку в бумажной трудовой книжке․
- Выдача документа на руки․ Бумажная трудовая книжка выдается работнику․ С этого момента работодатель больше не вносит в нее записи․
- Уведомление СФР․ Работодатель обязан подать форму ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР) не позднее 25 числа следующего месяца после принятия решения о переходе․
Как правильно заполнить запись в трудовой книжке
Запись о переходе на ЭТК вносится в бумажную книжку в соответствии с рекомендациями Минтруда․ Каждая графа заполняется следующим образом:
- Графа 1: Указывается порядковый номер записи․
- Графа 2: Ставится дата внесения записи (дата выдачи трудовой книжки на руки)․
- Графа 3: Вносится текст: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации»․
- Графа 4: Указываются реквизиты заявления работника (дата составления и номер регистрации в журнале входящей документации)․
Образец заполнения (таблица)
Для наглядности представим‚ как должна выглядеть запись в табличном виде:
| Графа 1 (№ записи) | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о приеме‚ переводе‚ увольнении) | Графа 4 (Документ-основание) |
|---|---|---|---|
| 45 | Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации | Заявление от № 12-л |
Важные нюансы оформления
Чтобы запись имела юридическую силу и не вызвала вопросов у контролирующих органов‚ обратите внимание на следующие детали:
Заверение записи
Запись о переходе на ЭТК должна быть обязательно заверена подписью работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек (например‚ начальника отдела кадров)․ Также необходимо поставить печать организации или кадровой службы (при ее наличии)․
Книга движения трудовых книжек
Не забудьте сделать соответствующую запись в Книге учета движения трудовых книжек и книжек учета форм сведений о трудовой деятельности․ В ней фиксируется факт выдачи бумажной книжки работнику на руки․
Сроки подачи отчетности
Помните‚ что переход считается завершенным только после подачи формы ЕФС-1 в СФР․ Несоблюдение сроков подачи этой формы может привести к административному штрафу для компании․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?
Да‚ работник имеет право вернуться к ведению сведений в бумажном виде․ Для этого необходимо подать соответствующее заявление работодателю․ В этом случае работодатель снова начнет вносить записи в бумажную книжку‚ которую работник должен будет вернуть в организацию․
Что делать‚ если сотрудник потерял трудовую книжку при переходе?
Если бумажный носитель утерян‚ процедура перехода на ЭТК все равно возможна‚ однако потребуется оформить соответствующие акты об утере и восстановить сведения в электронном реестре․
Резюме: Переход на электронную трудовую книжку — это удобный инструмент‚ который упрощает взаимодействие с государственными органами․ Главное для работодателя — правильно оформить заявление‚ корректно заполнить графы в бумажной книжке и своевременно уведомить СФР․