Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в сфере кадрового документооборота за последние десятилетия. Цифровизация рабочего процесса меняет привычный уклад как для сотрудников, так и для работодателей. В этой статье мы подробно разберем, что такое электронная трудовая книжка, какие она имеет плюсы и минусы, и на что стоит обратить внимание при выборе формата.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционного бумажного бланка. Сведения о трудовой деятельности работника (приеме, увольнении, переводах) формируются в электронном виде и хранятся на серверах Пенсионного фонда (Социального фонда). При этом бумажный вариант не уничтожается автоматически: граждане имели право сохранить его, перейти полностью на электронный формат или вести оба варианта одновременно.
Преимущества электронной трудовой книжки
Переход на цифровой формат учета стажа принес немало выгод. Удобства оценили как сами работники, так и представители бизнеса.
Плюсы для работника
- Снижение риска потери или повреждения данных. Бумажную трудовую книжку можно потерять, испортить (пролить кофе, сжечь при пожаре), или она может просто прийти в негодность от времени. Электронные данные надежно защищены на серверах фонда, утечка или порча сведений исключены.
- Быстрый и легкий доступ к данным. Работнику больше не нужно идти в отдел кадров за выпиской, чтобы устроиться на подработку или оформить кредит. Сведения доступны дистанционно через личный кабинет на портале Госуслуг.
- Дистанционное оформление пенсий и социальных выплат. Одно из главных достоинств — оформление пенсии без подачи дополнительных бумаг и справок с предыдущих мест работы. То же самое касается и оформления различных социальных пособий — больше не нужно предоставлять копии бумажной трудовой.
- Контроль за достоверностью сведений. Ведение трудовой книжки в электронном виде позволяет работнику контролировать достоверность информации. Всегда можно проверить, какие именно сведения работодатель передал в фонд, и своевременно указать на ошибку.
- Меньше ошибок. Основное преимущество ЭТК — это удобство, которое проявляется в том, что ручное заполнение бланков сводится к минимуму, а значит, снижается риск опечаток и неточностей в стаже.
Плюсы для работодателя
- Снижение издержек. Бизнесу больше не нужно тратить деньги на покупку пустых бланков строгой отчетности и голограмм, а также на их безопасное хранение.
- Упрощение кадрового учета. Компании освобождаются от необходимости вести сложные книги учета движения трудовых книжек;
- Легкий доступ к трудовой истории кандидата. При найме нового сотрудника работодатель может быстрее и проще проверить его послужной список.
Недостатки электронной трудовой книжки
Несмотря на очевидные плюсы, у системы есть и свои слабые места, которые вызывают опасения у граждан.
Минусы для работника
- Отсутствие сведений о награждениях. В электронной трудовой книжке фиксируються только данные о трудовой деятельности (прием, перевод, увольнение). Сведения о поощрениях, наградах и званиях туда не вносятся. Для многих работников с большим стажем это критично, так как для получения звания «Ветеран труда» помимо стажа часто требуются записи о награждениях, которые остались только в бумажном варианте.
- Зависимость от технологий. Для получения выписки или проверки данных необходим доступ в интернет и базовые навыки пользования государственными порталами. Для пожилых людей или граждан, оказавшихся в отдаленных местностях без связи, это может стать серьезным барьером.
- Риск технических сбоев. Хотя ПФР гарантирует сохранность данных, всегда сохраняется небольшой риск временных технических неполадок на стороне порталов или баз данных, из-за чего доступ к информации может быть ограничен на какое-то время.
Минусы для работодателя
- Необходимость настройки электронного документооборота. Компании пришлось обновлять программное обеспечение, настраивать каналы связи с фондом и обучать сотрудников новым правилам сдачи отчетности.
- Ответственность за своевременную передачу данных. Работодатель обязан оперативно передавать сведения в фонд. Любые задержки или технические сбои на стороне компании могут привести к штрафам.
Международный опыт
Интересно, что Россия не стала первопроходцем в этом направлении. Например, граждане Украины уже несколько лет пользуются электронными трудовыми книжками. Такой формат учета ввели с 10 июня 2021 года, когда страна вступила в финальную фазу реформы трудовых книжек. Этот опыт показывает, что переходный период всегда сопровождается вопросами и опасениями, но в долгосрочной перспективе цифровизация документооборота делает жизнь граждан и бизнеса проще.
Электронная трудовая книжка, это шаг вперед, который делает взаимодействие с государством более прозрачным и удобным. Главные преимущества — это защита от утери, дистанционное оформление выплат и снижение бюрократической нагрузки. Однако, отказываясь от бумажного варианта, работнику стоит помнить о том, что записи о награждениях останутся исключительно на бумаге. Оптимальным решением на переходный период для многих становится ведение обоих форматов одновременно, чтобы использовать все плюсы цифрового мира и не потерять важные достижения из прошлого.