Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в российском трудовом законодательстве․ К 2026 году процесс цифровизации стажа набрал полную силу, однако у многих работодателей и сотрудников до сих пор остаются вопросы: обязательно ли дублировать записи на бумаге? и что делать с работниками, которые так и не сделали выбор?

В этой статье мы подробно разберем актуальные правила 2026 года, обязанности работодателя и права работников в сфере ведения трудовых книжек․

Как работает выбор формата трудовой книжки

Суть перехода на ЭТК заключается в том, что работник имел право сам определить, в каком виде будет вестись его основной документ о стаже․ Для этого до конца 2020 года сотрудникам нужно было подать работодателю соответствующее заявление․ Возможны два варианта:

• Переход на электронную трудовую книжку․ В этом случае работодатель перестает вносить записи в бумажный бланк и дублирует их только в электронной системе․
• Сохранение бумажного формата․ Работник решает оставить всё как есть, и работодатель обязан вести документ по старым правилам․

При этом важно помнить фундаментальное правило: даже при наличии бумажной трудовой книжки, электронная форма (ЭТК) все равно заводилась и ведется на всех сотрудников с 2020 года․ Разница заключается лишь в том, нужно ли дублировать сведения на бумажный носитель․

Обязан ли работодатель вести бумажную трудовую в 2026 году?

Ответ на этот вопрос зависит исключительно от решения, которое принял работник; В 2026 году действуют следующие четкие правила:

1. Если работник ранее сам решил сохранить бумажный формат (подал соответствующее заявление о выборе бумажной или комбинированной формы), работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку по прежним правилам и одновременно передавать сведения в электронную базу (ЭТК)․ Вести только электронную версию в данном случае нельзя․
2. Если сотрудник написал заявление на ведение электронной трудовой книжки, бумажная трудовая книжка не должна вестись․ Работодатель выдает бумажный бланк на руки работнику с записью о подаче заявления, и далее все записи делаются исключительно в электронном виде․
3. Если работник вообще не подавал заявление о выборе (например, долгое время не работал или просто не определился), работодатель обязан вести бумажную и электронную книжку одновременно․ Игнорировать бумажный вариант в таком случае незаконно․

Миф о полном отказе от бумажных трудовых

В сети часто гуляет информация о том, что с 1 января 2026 года все трудовые книжки сотрудников можно будет вести исключительно в электронном виде․ Это не так․ Согласно ч․ 3 ст․ 66 ТК РФ в последней редакции, трудовая книжка может и не вестись, но только при условии, что работник сделал осознанный выбор в пользу ЭТК․ Для тех, кто выбрал бумагу, обязанность двойного ведения сохраняется․

Можно ли вернуться с ЭТК на бумажную?

Этот вопрос волнует многих сотрудников, которые поспешили с переходом в электронный формат, а теперь хотят вернуть бумажный бланк․ Законодательство здесь категорично:

Перейти на электронную трудовую книжку можно, но обратно вернуться на бумажную уже нельзя․ Это не предусмотрено Федеральным законом․ Выбор, сделанный работником однажды, является окончательным․ Если вы перешли на ЭТК, работодатель больше не имеет права заводить для вас новую бумажную трудовую или вносить записи в старую․

Прием на работу в 2026 году: что делать с новыми сотрудниками?

При трудоустройстве нового сотрудника в 2026 году алгоритм действий работодателя должен быть следующим:

1. Уточнить наличие бумажной трудовой книжки․ Если работник приносит бумажную трудовую, необходимо выяснить, подавал ли он ранее заявление о переходе на ЭТК․
2. Проверка статуса ЭТК․ Убедиться, что у кандидата действительно ведется электронная трудовая книжка, можно через сервисы СФР или запросив у работника выписку из ЭТК․
3. Если работник не подавал заявление на ЭТК, работодатель обязан продолжать вести его бумажную трудовую книжку, одновременно подавая отчетность в электронном виде․
4. Оформление трудовой книжки впервые․ В 2026 году бумажную трудовую книжку оформляют отдельным сотрудникам — только тем, кто впервые устраивается на работу и желает вести именно бумажный вариант․ По умолчанию же на новых сотрудников с 2021 года заводятся только электронные трудовые книжки․

Резюме: главное, что нужно запомнить

Наличие электронной трудовой книжки не отменяет бумажную автоматически․ Чтобы не нарушать трудовое законодательство в 2026 году, запомните три главных тезиса:

• Электронная трудовая книжка ведется на всех работников, независимо от их выбора․
• Бумажная трудовая книжка обязательна к ведению, если работник сохранил ее или вообще не подавал никакого заявления․
• Если работник выбрал ЭТК, бумажная книжка не ведется, а вернуть бумажный формат невозможно․

Соблюдение этих простых правил позволит работодателям избежать штрафов, а работникам — сохранить непрерывный и подтвержденный трудовой стаж в удобном для них формате․