В 2026 году переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) завершился, и теперь все работодатели обязаны вести трудовую историю сотрудников в электронном виде. Ниже приведены ключевые сроки, которые необходимо соблюдать как работодателям, так и работникам, чтобы избежать штрафов и задержек в получении пенсионных выплат.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания трудовых отношений, сведения о переводах, повышениях, увольнениях и т.д. Он хранится в системе Пенсионного фонда РФ (ПФР) и доступен через портал государственных услуг.
Законодательные основы
- Федеральный закон № 86-ФЗ «О трудовой книжке» – устанавливает порядок ведения трудовой книжки.
- Постановление Правительства РФ № 1222‑П «Об утверждении правил оцифровки трудовых книжек» – регламентирует сроки и порядок перехода на ЭТК.
- Постановление ПФР № 24‑П «Об утверждении порядка предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде» – определяет сроки подачи заявлений.
Переходный период и его завершение
Переходный период по внедрению ЭТК завершился 1 января 2026 года. С этого момента:
- Трудовой стаж фиксируется только в электронном виде.
- Пенсионные выплаты рассчитываются на основе электронных данных.
- Работодатели обязаны вести электронную трудовую книжку и подавать сведения в ПФР в установленные сроки.
Сроки подачи заявления работодателем
Приём на работу, перевод, повышение
Согласно Постановлению ПФР № 24‑П, сведения о любых кадровых мероприятиях должны быть предоставлены в ПФР не позднее 15‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие.
| Кадровое мероприятие | Срок подачи в ПФР |
|---|---|
| Приём на работу | 15 числа следующего месяца |
| Перевод на другую должность/постоянную работу | 15 числа следующего месяца |
| Повышение/снижение квалификации | 15 числа следующего месяца |
Увольнение, расторжение трудового договора
При увольнении работника работодатель обязан:
- Подать заявление о расторжении трудового договора в ПФР в течение трёх дней с момента подачи заявления об увольнении (или в день расторжения).
- Выдать бумажную копию трудовой книжки работнику не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
Подача заявления о подключении к ЭДО ПФР
Работодатель должен отправить заявление о подключении страхователя к системе электронного документооборота (ЭДО) ПФР через портал ПФУ. Сроки:
- Для новых сотрудников – в течение 3 дней с момента начала трудовых отношений.
- Для уже существующих сотрудников – в течение 3 дней с момента подачи заявления об увольнении.
Сроки подачи заявления работником
Работник может самостоятельно подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Важно помнить:
- Согласно Постановлению Правительства РФ № 1222‑П, работник должен подать письменное заявление работодателю до конца 2020 года. После этого переход стал обязательным.
- Если заявление было подано позже, работник может получить бумажную копию трудовой книжки в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Для получения выписки работник может воспользоваться одним из следующих способов:
- Через портал государственных услуг – «ПФР – электронная трудовая книжка».
- Через приложение «Мой ПФР» – доступно на смартфонах.
- Через личный кабинет работодателя – работодатель может передать выписку по запросу.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Что произойдет, если я не подам заявление о переходе на ЭТК до 31 декабря 2020 года? – С 1 января 2026 года переход на ЭТК стал обязательным, и работодатель автоматически подключит сотрудника к системе.
- Можно ли получить бумажную копию трудовой книжки после перехода на ЭТК? – Да, работник может запросить бумажную копию в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
- Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение сроков подачи сведений в ПФР? – За нарушение сроков работодатели могут быть оштрафованы в размере от 10 000 ₽ до 100 000 ₽, а также могут быть применены административные меры.
- Как быстро я могу получить выписку из ЭТК? – В большинстве случаев выписка доступна в течение 1–2 рабочих дней после запроса.
Краткое резюме сроков
| Событие | Срок подачи в ПФР |
|---|---|
| Приём на работу / перевод / повышение | 15 числа следующего месяца |
| Увольнение / расторжение договора | В течение 3 дней с момента подачи заявления об увольнении |
| Подключение к ЭДО ПФР | В течение 3 дней с момента начала трудовых отношений (или увольнения) |
| Получение бумажной копии трудовой книжки | Не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления |
Как действовать работодателю
- Проверьте, что все данные о сотрудниках занесены в систему ПФР.
- Соблюдайте сроки подачи сведений (см. таблицу выше).
- Регулярно проверяйте портал ПФР на наличие уведомлений о необходимости обновления данных.
- Обучайте персонал, ответственный за кадровый учёт, правилам работы с ЭТК;
Как действовать работнику
- Если вы еще не получили электронную трудовую книжку, подайте письменное заявление работодателю.
- Проверьте, что ваш профиль в системе ПФР актуален.
- При необходимости запросите бумажную копию выписки в течение трёх рабочих дней.
- Следите за тем, чтобы работодатель своевременно обновлял ваши данные в ПФР.
Переход на электронные трудовые книжки в России завершился 1 января 2026 года. С момента завершения переходного периода все работодатели обязаны вести трудовую историю сотрудников в электронном виде и подавать сведения в ПФР в установленные сроки. Соблюдение этих сроков гарантирует своевременные пенсионные выплаты и отсутствие штрафов.
Если вы не уверены в правильности подачи заявлений, обратитесь к специалисту по кадровому учёту или в службу поддержки ПФР. Помните, что своевременное обновление данных – залог вашей финансовой безопасности в будущем.