Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), одно из самых значимых изменений в российском трудовом законодательстве за последние годы. Этот процесс растянулся на несколько лет и вызвал множество вопросов как у работодателей‚ так и у работников. В этой статье мы подробно разберем хронологию введения ЭТК‚ кто и когда был обязан совершить определенные действия‚ и является ли электронный формат строго обязательным для всех граждан в 2026 году.
История введения: как и когда всё началось
Фундамент для цифровизации трудового стажа был заложен Федеральными законами от № 436-ФЗ и № 439-ФЗ. Именно они ввели обязательное формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Переход происходил поэтапно:
- С 1 января 2020 года, начало формирования сведений для электронных трудовых книжек. С этой даты работодателей обязали ежемесячно представлять данные о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд России (ныне — Социальный фонд России‚ СФР); Таким образом‚ с 2020 года цифровая версия стала вестись параллельно с бумажной для всех работающих.
- До 30 июня 2020 года (включительно) — работодатели были обязаны в письменной форме уведомить каждого работника об изменениях в трудовом законодательстве‚ а также о праве сделать выбор: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат.
- До 31 декабря 2020 года — срок‚ до которого уже трудоустроенные работники должны были подать письменное заявление о своем выборе (оставить бумажную версию или вести только электронную).
- С 1 января 2021 года — цифровая версия стала основной и обязательной для ведения работодателями. Те сотрудники‚ которые не подали заявление до конца 2020 года‚ по умолчанию сохранили бумажную трудовую книжку‚ однако работодатель все равно продолжает передавать данные о них в электронном виде.
Обязательно ли переходить на электронную трудовую книжку?
Самый частый вопрос‚ который возникает у граждан: «Обязателен ли переход на ЭТК?». Ответ зависит от того‚ о ком именно идет речь, о работнике или о работодателе‚ а также от статуса трудоустройства.
Для работодателей
Для работодателей ведение электронных трудовых книжек строго обязательно. Закон обязал всех компании и индивидуальных предпринимателей перейти на электронный формат подачи сведений. В 2025 и 2026 году все работодатели обязаны вести ЭТК на своих сотрудников‚ даже если работник выбрал бумажный вариант. То есть‚ подача данных в СФР происходит в любом случае.
Для работников‚ которые начали трудовую деятельность до 2020 года
Для уже работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный. Никто не может принудить человека отказаться от бумажного бланка. Если сотрудник в 2020 году написал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки‚ за ним сохраняется право на ведение традиционного документа. При этом важно понимать: даже если выбрана бумажная версия‚ работодатель все равно параллельно формирует электронные данные о его стаже и зарплате.
Для новых сотрудников (впервые устраиваются на работу)
Здесь вступает в силу жесткое правило: если сотрудник впервые начинает трудовую деятельность после 1 января 2026 года‚ оформлять бумажную трудовую книжку для него не нужно. Для таких работников электронный формат является единственным и строго обязательным.
Что изменилось в 2026 году?
На сегодняшний день (2026 год) система электронных трудовых книжек работает в штатном режиме. Основные актуальные правила выглядят следующим образом:
- Двойного формата для новичков больше нет: все‚ кто впервые устраивается на работу в 2026 году и позже‚ автоматически получают только ЭТК.
- Состав сведений: по составу информации электронная трудовая книжка полностью идентична бумажному варианту. В ней отражаются данные о приеме на работу‚ переводах‚ увольнении и причинах прекращения трудового договора.
Как посмотреть и оформить электронную трудовую книжку?
В 2026 году доступ к своим данным получить очень просто. Сведения о трудовой деятельности хранятся на серверах Социального фонда России. Посмотреть свою ЭТК‚ а также заказать выписку из нее можно несколькими способами:
- Через портал Госуслуги (в разделе с данными о стаже и пенсионных накоплениях).
- Через личный кабинет на сайте СФР (Социального фонда России).
- Через работодателя‚ подав ему соответствующее заявление (работодатель обязан выдать выписку не позднее трех рабочих дней со дня обращения).
- Через МФЦ или клиентские службы СФР.
Преимущества электронной трудовой книжки
Несмотря на опасения части населения‚ ЭТК имеет ряд неоспоримых плюсов:
- Безопасность и сохранность: данные не могут быть утеряны‚ испорчены (например‚ при заливке квартиры или пожаре)‚ украдены или подделаны.
- Удобство: нет необходимости нести физический документ при увольнении или устройстве на новую работу‚ все данные доступны онлайн.
- Скорость: работодатель быстрее обменивается данными с государственными органами‚ что исключает ошибки при назначении пенсии.
- Доступность: работник может в любой момент проверить свой стаж и данные о работодателях через смартфон или компьютер.