С 1 января 2020 года работодатели обязаны отчитываться в ПФР о всех кадровых изменениях по форме СЗВ‑ТД. С этого момента начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК).
Краткая хронология перехода на электронные трудовые книжки
- 2020 год – начало обязательного использования формы СЗВ‑ТД для отчётности.
- 2021‑2025 годы – постепенный переход организаций на электронный формат трудовой документации.
- 1 января 2026 года – завершение переходного периода. С этого момента все организации должны полностью перейти на электронные трудовые книжки.
В результате переходного периода с 1 января 2026 года в России считается завершённым переход на электронные трудовые книжки. Это значит, что:
- Все новые сотрудники оформляются через ЭТК.
- Все изменения в статусе работников (приём, перевод, увольнение) фиксируются в электронном виде.
- Трудовой стаж и другие сведения передаются в ПФР автоматически через электронные каналы.
Что такое электронная трудовая книжка?
Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий:
- Трудовой стаж работника.
- Место работы и должность.
- Сведения о воинской службе (при необходимости).
- Прочие сведения, которые могут потребоваться при расчёте пенсии, пособий и т.д.
Электронный вариант полностью заменяет бумажный документ, но сохраняет юридическую силу и структуру информации.
Как формируются новые сведения для ЭТК?
Новые сведения передаются по результатам следующих кадровых событий:
- Приём на работу.
- Перевод на другую должность.
- Увольнение.
- Изменение условий труда (например, переход в режим частичной занятости).
Эти данные вводятся в систему ПФР через форму СЗВ‑ТД, которая автоматически обновляет информацию в электронной книжке.
Кому необходимо перейти на электронные трудовые книжки?
Обязательность перехода на ЭТК распространяется на все организации, которые:
- Имеют сотрудников, оформляемых по ТК РФ.
- Включаются в список организаций, подпадающих под обязательный госрегистрационный учет.
- Согласно законодательству, обязаны вести учёт трудовой деятельности в электронном виде.
Исключения составляют только те категории работников, для которых законодательно предусмотрена отдельная процедура (например, некоторые виды государственной службы).
Практические шаги для организации
- Оценка текущего состояния: проведите аудит всех бумажных трудовых книжек и определите, какие из них требуется перевести в электронный формат.
- Выбор программного обеспечения: используйте официальные сервисы ПФР или лицензированные программы, поддерживающие ввод данных в форму СЗВ‑ТД.
- Обучите персонал: проведите внутренние тренинги для HR‑отдела и бухгалтерии по работе с электронными формами.
- Настройка бизнес‑процессов: разработайте регламент передачи данных о приёме, переводе и увольнении сотрудников в электронный канал.
- Тестовый запуск: проведите пробный запуск в течение нескольких месяцев, чтобы убедиться в корректности ввода и передачи данных.
- Полный переход: после успешного теста перейдите на постоянный режим работы с ЭТК;
Преимущества электронных трудовых книжек
- Скорость обработки: автоматический ввод и проверка данных сокращает время оформления.
- Снижение ошибок: минимизация ручного ввода уменьшает вероятность неточностей.
- Удобный доступ: данные доступны в любой момент через личный кабинет работника и работодателя.
- Экономия ресурсов: отсутствие необходимости хранить и обслуживать бумажные документы.
- Соответствие требованиям: полностью соответствует требованиям ПФР и законодательства.
Что делать, если возникли проблемы?
Если в процессе перехода возникнут технические или организационные сложности, рекомендуется:
- Обратиться в службу поддержки выбранного программного продукта.
- Связаться с региональным отделением ПФР для уточнения порядка подачи документов.
- При необходимости привлечь консультанта по кадровому праву.
Переход на электронные трудовые книжки – обязательный шаг, который завершится 1 января 2026 года. Организации, которые уже сейчас начнут подготовку, смогут избежать штрафов, ускорить кадровые процессы и обеспечить более прозрачную работу с персоналом. Главное – своевременно выполнить аудит, выбрать надёжную систему учёта и обучить сотрудников.
Соблюдая указанные рекомендации, ваша компания будет готова к полному переходу на электронную форму трудовых книжек и сможет эффективно управлять кадровыми данными в новых условиях.