Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), это важный этап в модернизации кадрового документооборота. Несмотря на то, что массовая кампания по выбору формата проходила в 2020 году, вопрос о том, как правильно подать заявление на переход на ЭТК, остается актуальным и в 2026 году. В данной статье мы подробно разберем процедуру, сроки и ключевые нюансы оформления перехода на электронный формат учета стажа.
Кому необходимо подавать заявление?
Подача заявления актуальна для следующих категорий работников:
- Работники, которые ранее сохранили бумажную трудовую книжку. Если в 2020 году вы выбрали бумажный формат, но теперь решили перейти на электронный, вы имеете право сделать это в любой момент по своему желанию.
- Впервые трудоустраивающиеся граждане. Для лиц, которые впервые устраиваются на работу начиная с 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не заводится вообще. Работодатель сразу формирует для них электронную трудовую книжку. В этом случае отдельное заявление о переходе не требуется, так как ЭТК заводится автоматически.
Пошаговая инструкция для работника
Если вы решили отказаться от бумажного варианта и полностью перейти на электронный формат, вам необходимо выполнить несколько простых шагов.
Шаг 1. Написание заявления
Заявление составляется в произвольной письменной форме. В нем обязательно должна быть указана следующая информация:
- ФИО и должность руководителя организации.
- ФИО и должность работника.
- Просьба о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ.
- Дата, начиная с которой бумажная трудовая книжка перестанет использоваться.
- Подпись работника и дата составления заявления.
Шаг 2. Проверка бумажной трудовой книжки
Перед тем как сделать окончательный переход, специалист кадровой службы проверяет информацию по бумажной трудовой; Это крайне важный этап: рекомендуется убедиться, что все записи в бумажном документе заполнены корректно и нет расхождений с цифровой версией, которая хранится в Социальном фонде России (СФР).
Шаг 3. Внесение записи и выдача бумажной трудовой
После получения заявления у работодателя есть 3 рабочих дня, чтобы выполнить следующие действия:
- Внести в бумажную трудовую книжку специальную запись о переходе на ЭТК. Формулировка записи должна быть следующей: «Работником подано письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ».
- Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки. С этого момента работодатель больше не несет ответственности за её хранение и ведение.
Действия работодателя после получения заявления
Работодателю важно не только правильно оформить выдачу бумажного документа, но и своевременно отчитаться перед государством:
- Сдача отчетности. Не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем перевода сотрудника на ЭТК, работодатель обязан сдать подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
- Предоставление справок. По заявлению работника, работодатель обязан предоставлять ему справки о работе за прежние периоды (до 2020 года), так как эти данные могут понадобиться сотруднику для подтверждения стажа.
Как ведется учет сейчас?
В 2025-2026 годах действует следующий порядок ведения трудовых книжек:
- Одновременно в бумажном и электронном виде — если у сотрудника сохранился бумажный аналог и он не писал заявление о переходе на ЭТК.
- Только в электронном виде — если работник написал заявление о переходе или если он впервые трудоустроился начиная с 2021 года.
Как оформить переход в системах кадрового учета (на примере СБИС)
Если ваша компания использует современные программные решения, такие как Saby (СБИС), процесс перевода сотрудника на ЭТК автоматизирован:
- Нажмите «Заявление».
- Кликните «Не выбрано» и выберите «Ведение электронной ТК».
- В строке рядом выберите статус «Подано».
- Введите дату заявления и подтвердите кнопкой сохранения.
- Нажмите «Проверить», а затем «К отправке».
После выполнения этих действий сотрудник будет официально переведен на электронную трудовую книжку в системе.
Перевести сотрудника на электронную трудовую книжку может каждый желающий в любой момент. Для этого достаточно подать руководителю заявление о переходе на электронную трудовую. Процедура не требует сбора сложных справок и занимает минимум времени как для работника, так и для кадрового специалиста. Главное, соблюдать сроки внесения записей и сдачи отчетности в ЕФС-1.