Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. Именно она служит доказательством опыта работы, специальности и квалификации при трудоустройстве или выходе на пенсию. Поэтому ведение этого документа требует особой внимательности и строгого соблюдения законодательства. В этой статье мы подробно разберем, какие именно записи вносятся в трудовую книжку работника, а также какие сведения не подлежат фиксации в этом документе.
Общие правила ведения трудовых книжек
С 1 сентября 2021 года в России действуют новые правила ведения трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда России от № 320н. Они существенно упростили порядок заполнения, однако базовые принципы остались прежними. Все записи должны вноситься:
- Аккуратно и разборчиво — без помарок и исправлений (замазывать ошибки корректором категорически запрещено).
- На государственном языке — русском (записи на национальных языках допускаются только в республиках РФ, но обязательно дублируются на русском).
- Своевременно — не позднее недельного срока со дня издания соответствующего приказа.
- Перьевой, капиллярной или гелевой ручкой — с чернилами черного, синего или фиолетового цвета (шариковые ручки теперь разрешены, если они обеспечивают высокую стойкость текста).
Какие сведения вносятся в трудовую книжку
Согласно действующему законодательству, в трудовую книжку работника вносятся сведения трех основных категорий: информация о самом работнике, данные о его работе и сведения о награждениях.
Сведения о работнике
Эти записи вносятся на ьный лист трудовой книжки. К ним относятся:
- Фамилия, имя, отчество (указываются полностью, без сокращений, на основании паспорта).
- Дата рождения (число, месяц, год).
- Образование (среднее, среднее профессиональное, высшее и т.д.).
- Профессия, специальность (на основании документа об образовании).
Важно помнить, что если в период трудовой деятельности работник получил новое образование, сменил фамилию или имя, эти данные должны быть актуализированы на ьном листе. Прежние данные зачеркиваются одной чертой, а новые записываются рядом. Ссылка на документ, послуживший основанием для изменения (например, свидетельство о браке или диплом), вносится на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки.
Сведения о работе
Это самый объемный и важный раздел трудовой книжки. В графу «Сведения о работе» вносятся следующие данные:
- Запись о приеме на работу с указанием структурного подразделения, должности, профессии или специальности с квалификацией.
- Перевод на другую постоянную работу (в другое подразделение или на другую должность).
- Увольнение работника с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт и часть статьи Трудового кодекса РФ (или иного федерального закона).
Каждая запись должна иметь свой порядковый номер в графе 1, дату внесения записи в графе 2, точную формулировку в графе 3 и реквизиты приказа (распоряжения) работодателя в графе 4.
Особые случаи в разделе «Сведения о работе»
Помимо стандартных приемов и увольнений, в этот раздел также вносятся записи о:
- Присвоении работнику нового квалификационного разряда, класса, категории.
- Установлении второй и последующих профессий, специальности.
- Невозможности ознакомить работника с приказом об увольнении под подпись (например, при его отказе расписаться).
- Прекращении трудового договора по независящим от воли сторон обстоятельствам (ст. 83 ТК РФ).
Сведения о награждениях
В раздел «Сведения о награждениях» вносятся данные о поощрениях работника за трудовые заслуги. К ним относятся:
- Награждение государственными наградами (орденами, медалями, почетными званиями).
- Награждение почетными грамотами, присвоение званий и награждение нагрудными знаками, значками, дипломами самого работодателя.
- Иные виды поощрений, предусмотренные законодательством, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка или уставами организации.
Что НЕ вносится в трудовую книжку
Чтобы избежать распространенных ошибок, кадровикам важно помнить, какие сведения не подлежат внесению в трудовую книжку:
- Взыскания и штрафы — записи о дисциплинарных взысканиях (замечание, выговор, увольнение за виновные действия) не вносятся. Исключение: если дисциплинарным взысканием стало само увольнение, то вносится только запись об увольнении с указанием соответствующей статьи.
- Совместительство — по общему правилу работа по совместительству не фиксируется в трудовой книжке. Однако по желанию работника запись о работе по совместительству может быть внесена по основному месту работы на основании справки от работодателя по совместительству.
- Испытательный срок — факт установления испытания при приеме на работу в трудовую книжку не записывается.
- Повышение квалификации и курсы — прохождение курсов, семинаров, тренингов и повышение квалификации в трудовую книжку не вносятся (для этого существует отдельный документ, свидетельство или диплом о повышении квалификации).
- Отпуска — никакие виды отпусков (ежегодные, декретные, без сохранения заработной платы) в трудовую книжку не заносятся.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020 года в России введен переход на электронные трудовые книжки. Однако бумажный вариант не отменен: работники, подавшие соответствующее заявление до конца 2020 года, сохранили бумажную книжку (или выбрали ведение в двух форматах одновременно).
Если работник выбрал только электронный формат, бумажная трудовая книжка выдается ему на руки с соответствующей записью о подаче заявления. В дальнейшем все сведения о работе такого сотрудника передаются работодателем в Пенсионный фонд (ныне Социальный фонд России) в электронном виде. Перечень вносимых сведений при этом остается тем же, что и для бумажной версии.
Ответственность за нарушение правил ведения
За нарушение порядка ведения, учета и хранения трудовых книжек работодатель несет ответственность. В случае выявления нарушений трудовая инспекция может оштрафовать:
- Должностных лиц (включая кадровика и руководителя) на сумму от 1 000 до 5 000 рублей.
- Индивидуальных предпринимателей на сумму от 1 000 до 5 000 рублей.
- Юридических лиц на сумму от 30 000 до 50 000 рублей.
При повторном нарушении штрафы значительно увеличиваются, а для должностных лиц возможна дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет. Кроме того, если из-за неверной записи работник не сможет оформить пенсию или устроиться на новую работу, работодатель будет обязан возместить ему материальный ущерб.
Трудовая книжка — это строгий финансово-юридический документ. Знание того, какие записи вносятся в трудовую книжку работника, а какие категорически запрещены, является базовым навыком для любого специалиста по кадрам и руководителя. Точность, аккуратность и строгое следование Трудовому кодексу РФ и нормативным актам Минтруда — залог того, что документ будет иметь юридическую силу, а работодатель избежит штрафов и судебных разбирательств.