Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — один из ключевых трендов цифровизации кадрового учета в России. Процесс, начавшийся в 2020 году, к 2026 году завершает переходный период. В этой статье подробно разберем, как осуществляется переход на ЭТК, кто инициирует процесс, какие шаги должен предпринять работодатель и какие права у сотрудника.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это официальный цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Все сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, поощрения, награждения, данные о стаже) вносятся в единую федеральную информационную систему, которую ведет Пенсионный фонд России (ПФР), а теперь и Социальный фонд России (СФР).

Ключевой принцип: Данные в ЭТК идентичны данным в бумажном варианте. Электронная книжка имеет такую же юридическую силу.

Кто инициирует переход? Основные правила

Законодательство (ФЗ № 439-ФЗ) устанавливает четкие правила:

• Инициатива принадлежит работнику. Перевестись на ЭТК можно в любой момент, в т.ч. при приеме на новую работу.
• Работодатель не может перевести сотрудника на ЭТК без его письменного согласия. Это прямо запрещено.
• Для впервые устраивающихся на работу (например, выпускников) ЭТК формируется автоматически с даты приема на работу, если они не предоставят заявление об отказе.

Пошаговая инструкция для работника

Если вы решили перейти на электронный формат, следуйте этому алгоритму:

1. Напишите заявление. Обратитесь к своему работодателю (в отдел кадров или бухгалтерию) с письменным заявлением о переходе на электронную трудовую книжку. Образец заявления не утвержден, оно составляется в свободной форме. Укажите свои ФИО, паспортные данные и явное желание перейти на ЭТК.
2. Дождитесь действий работодателя. Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней с даты получения вашего заявления:
   • Внести соответствующую запись в вашу бумажную трудовую книжку (если она у вас есть). Форма записи: «Перешел на ведение электронной трудовой книжки. С [дата] сведения о трудовой деятельности хранятся в соответствии с законодательством РФ».
   • Выдать вам бумажную трудовую книжку на руки (если она была у работодателя). После этого работодатель освобождается от обязанности по ее хранению и ведению.
3. Проверьте данные в системе СФР. После того как работодатель подаст сведения о вас в СФР (через форму ЕФС-1, подраздел 1.1), ваша ЭТК будет создана. Проверить ее содержимое и получить выписку можно:
   • Через личный кабинет на портале Госуслуг (необходима подтвержденная учетная запись).
   • Через личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР).
   • Обратившись лично в отделение СФР или МФЦ.

Пошаговая инструкция для работодателя

Получение заявления от сотрудника — это начало процесса. Работодатель должен действовать строго и оперативно:

1. Получить письменное заявление от сотрудника. Это главное условие. Без заявления любые действия незаконны.
2. Внести запись в бумажную трудовую книжку. В течение 3 рабочих дней сделать запись об переходе на ЭТК, указав дату перехода. Запись должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации.
3. Выдать книжку сотруднику. Передать бумажную трудовую книжку (с записями) работнику под расписку. Это важно для снятия ответственности за хранение.
4. Подать сведения в СФР. В следующем отчетном периоде (обычно до 25-го числа следующего месяца) подать в СФР сведения о кадровом изменении по форме СЗВ-ТД (с 2020 года) и/или ЕФС-1 (с 2023 года). Именно эти сведения формируют и обновляют ЭТК.
5. Уведомить сотрудника. Сообщить работнику, что сведения о нем переданы в СФР, и он может проверить свою ЭТК.

Где и как посмотреть электронную трудовую книжку?

Доступ к ЭТК у сотрудника есть в любое время через:

• Госуслуги: Сервис «Трудовая книжка» в личном кабинете.
• Сайт СФР: Раздел «Электронная трудовая книжка» в личном кабинете.
• МФЦ («Мои документы»): Через терминалы или консультацию с сотрудником.

В системе отображается вся история: дата приема, увольнения, должности, вводные данные, поощрения, данные о стаже.

Частые вопросы и ответы (FAQ)

Обязателен ли переход на ЭТК?

Нет. Переход на электронный формат для граждан, уже имеющих бумажную книжку, остается добровольным. Никто не может заставить вас отказаться от бумажного носителя. Однако с 2026 года все новые записи от работодателей будут поступать только в электронную систему.

Что будет с бумажной трудовой книжкой после перехода?

Работодатель обязан вернуть ее сотруднику под расписку. После этого работник хранит ее самостоятельно. Бумажная книжка не аннулируется и остается у вас как документ, подтверждающий стаж на момент перехода.

Можно ли отозвать заявление о переходе?

Да, в любой момент до того, как работодатель подал сведения в СФР. После подачи сведений отмена перехода невозможна. Все дальнейшие записи будут вноситься только в ЭТК.

Как оформить сотрудника, который сразу хочет ЭТК?

При приеме на работу сотрудник вправе написать заявление о переходе на ЭТК сразу. Работодатель не оформляет бумажную книжку, а сразу подает сведения о приеме на работу в СФР (форма ЕФС-1). ЭТК будет создана с даты трудоустройства.

Как получить выписку из ЭТК?

Выписку (официальный документ) можно заказать через Госуслуги, сайт СФР или в МФЦ. Она имеет ту же юридическую силу, что и выписка из бумажной книжки.

Что делать, если в ЭТК ошибка?

Исправление ошибок, обязанность работодателя. Он должен подать корректирующие сведения в СФР (через СЗВ-ТД/ЕФС-1) с указанием причины исправления. Сотрудник должен отслеживать актуальность данных в своем личном кабинете.

Ключевые сроки и документы

Преимущества электронной трудовой книжки

• Безопасность и сохранность: Данные хранятся в государственной системе, их не украдешь и не потеряешь.
• Удобство и доступность: Просмотреть историю можно в любой момент онлайн, не нужен физический документ.
• Автоматизация: При смене работы новый работодатель сразу получает актуальные данные из системы (с согласия сотрудника).
• Экономия времени: Не нужно нести бумажную книжку в отдел кадров или ПФР для выписки.

Возможные проблемы и как их избежать

• Ошибки при подаче сведений. Работодатель должен тщательно проверять данные (ФИО, даты, реквизиты) перед отправкой в СФР. Исправление занимает время.
• Отсутствие доступа к Госуслугам. Сотрудник должен иметь подтвержденную учетную запись на Госуслугах или зарегистрироваться в СФР.
• Непонимание процесса. Важно, чтобы и работник, и кадровик четко понимали последовательность действий. Рекомендуется разработать внутренний регламент перехода на ЭТК в компании.

Переход на электронные трудовые книжки — это не революция, а эволюция кадрового документооборота. Процесс действительно прост для сотрудника: достаточно подать заявление. Основная нагрузка и ответственность лежит на работодателе, который должен корректно и в срок выполнить все административные шаги. К 2026 году система отлажена, а доступ к личным данным стал максимально удобным через Госуслуги и сайт СФР. Главное — помнить о принципе добровольности и соблюдать установленные законом 3-дневные сроки для выдачи бумажной книжки после получения заявления.

Статья составлена на основе актуальной практики и законодательства РФ (ФЗ № 439-ФЗ, инструкции ПФР/СФР) по состоянию на 2025-2026 годы.