С 2020 года в России действует обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Для работодателей это означает не только изменение порядка ведения кадрового документооборота, но и необходимость сдавать специальные отчёты в государственные фонды․ Ниже подробно рассмотрим, какой отчет сдавать при переходе на ЭТК, какие формы актуальны в 2026 году и как правильно оформить их подачу․

Нормативная база

• Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О трудовых книжках»;
• Постановление Правительства РФ от № 2076 «О порядке представления сведений о трудовой деятельности работников»;
• Приказ Минтруда России от № 842н «Об утверждении формы отчёта ЕФС‑1»;
• Приказ ПФР от № 12н «Об утверждении формы СЗВ‑ТД»․

Эти документы определяют, какие сведения должны передаваться в фонды и в какой форме․

Какие отчёты сдавать до

До 1 января 2023 года работодатели сдавали в Пенсионный фонд России (ПФР) отчёт по форме СЗВ‑ТД («Сведения о трудовой деятельности работников»)․

Что включает форма СЗВ‑ТД

• Приём на работу;
• Увольнение;
• Перевод (внутренний или внешний);
• Изменение основного места работы;
• Иные кадровые мероприятия, влияющие на трудовую стаж (например, выход в отпуск по уходу за ребёнком, если это влияет на стаж)․

Отчёт сдавался ежемесячно не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчётным․

Особенности для малых организаций

Если численность сотрудников организации не превышает 25 человек, допускалось предоставление формы СЗВ‑ТД в бумажном виде․ Для организаций более 25 человек отчёт подавался исключительно в электронном виде через личный кабинет на сайте ПФР․

Какие отчёты сдавать с

С 1 января 2023 года вступил в силу новый порядок взаимодействия с Социальным фондом России (СФР), который объединил функции ПФР и ФСС․ Теперь работодатели сдают унифицированный отчёт по форме ЕФС‑1 («Единая форма сведений»)․

Что отражает форма ЕФС‑1

• Сведения о приёме, увольнении, переводе сотрудников;
• Информация о начале и окончании отпусков по уходу за ребёнком, больничных листах и других периодах, влияющих на страховой стаж;
• Данные о выплатах, начисленных страховых взносах;
• Сведения о электронных трудовых книжках (факт ведения ЭТК, дата перехода)․

Форма ЕФС‑1 состоит из нескольких разделов (таблиц), каждый из которых заполняеться в зависимости от вида события:

1. Таблица 1 – сведения о работнике (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
2. Таблица 2 – сведения о приёме на работу;
3. Таблица 3 – сведения об увольнении;
4. Таблица 4 – сведения о переводе;
5. Таблица 5 – сведения о больничных и отпусках;
6. Таблица 6 – сведения о выплатах и начисленных взносах;
7. Таблица 7 – сведения о ведении электронной трудовой книжки․

Сроки подачи ЕФС‑1

Отчёт ЕФС‑1 сдаётся ежемесячно не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчётным․ Например, за январь 2026 года отчёт подаётся до 15 февраля 2026 года․

Для организаций с численностью до 25 человек допускается подача ЕФС‑1 в бумажном виде, однако электронная подача через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через систему СФР остаётся предпочтительным способом․

Пошаговая инструкция по подготовке и сдаче отчёта при переходе на ЭТК

1. Получить заявление сотрудника о переходе на электронную трудовую книжку (или о сохранении бумажной формы)․ Заявление оформляется в произвольной форме, но должно содержать ФИО, СНИЛС, дату и подпись сотрудника․
2. Внести запись в кадровый учёт:
   • Если сотрудник выбрал ЭТК – в системе кадрового учёта (например, 1С:Зарплата и управление персоналом) отметить факт ведения электронной трудовой книжки и указать дату перехода․
   • Если сотрудник оставил бумажную ТК – сделать соответствующую запись в бумажной трудовой книжке и отразить это в кадровом учёте․
3. Подготовить отчёт:
   • В программе 1С (или другой кадровой системе) сформировать отчёт по форме ЕФС‑1 (или СЗВ‑ТД, если отчёт относится к периоду до )․
   • Убедиться, что в разделе «Сведения о ведении электронной трудовой книжки» указаны все сотрудники, перешедшие на ЭТК в отчётном периоде․
4. Проверить корректность данных:
   • Сверять СНИЛС, ФИО, даты приёма/увольнения/перевода с исходными документами․
   • Проверить, что суммы начисленных взносов соответствуют начисленным выплатам․
5. Отправить отчёт:
   • Для организаций >25 человек – через электронный документооборот в личном кабинете СФР (или ПФР для периодов до 2023 года)․
   • Для организаций ≤25 человек – распечатать форму, подписать руководителем и сдать в территориальное отделение СФР/ПФР или отправить почтой с описью вложения․
6. Сохранить подтверждение отправки (квитанцию о принятии электронного документа или копию бумажного отчёта с отметкой о приёме) в течение 5 лет, как требует законодательство․

Ответы на часто задаваемые вопросы

Нужно ли сдавать отдельный отчёт только о переходе на ЭТК?

Нет․ Сведения о переходе на электронную трудовую книжку включаются в общий отчёт ЕФС‑1 (или СЗВ‑ТД)․ Отдельного специального формы не предусмотрено․

Что делать, если сотрудник отказался от ЭТК?

В этом случае в кадровом учёте делается отметка о сохранении бумажной трудовой книжки․ В отчёте ЕФС‑1 в таблице 7 (сведения о ведении электронной трудовой книжки) указывается, что сотрудник не перешёл на ЭТК․

Какие штрафы предусмотрены за несвоевременную или неправильную подачу отчёта?

Согласно ст․ 15․25 КоАП РФ, за несвоевременную подачу отчёта ЕФС‑1 (или СЗВ‑ТД) может быть наложен штраф от 5 000 до 10 000 рублей на должностное лицо и от 50 000 до 100 000 рублей на организацию; За недостоверные сведения – штраф от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо и от 100 000 до 200 000 рублей на организацию․

Нужно ли сдавать отчёт, если в organisation за отчётный период не было кадровых изменений?

Да․ Даже если за месяц не было приёмов, увольнений или переводов, необходимо подать «нулевой» отчёт ЕФС‑1 (или СЗВ‑ТД) с отметкой об отсутствии событий․ Это подтверждает, что организация исполняет свои обязательства по отчётности․

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный сайт Социального фонда России: https://sf․ru – раздел «Отчётность работодателей» (форма ЕФС‑1)․
• Портал «Госуслуги»: https://www․gosuslugi․ru – подача электронных отчётов․
• Методические материалы 1С: https://1c․ru – инструкции по формированию отчётов СЗВ‑ТД и ЕФС‑1 в конфигурации ЗУП 8․3․
• КонсультантПлюс: статья «Переход на электронные трудовые книжки: отчётность в ПФР/СФР» (обновлено 2026‑03‑20)․