Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Вопрос о том, когда должна быть выдана трудовая книжка, возникает как при увольнении, так и в период действующего трудового договора․ В этой статье мы подробно разберем все сроки, установленные законодательством, а также последствия их нарушения․
Основное правило: выдача при увольнении
Самый распространенный случай передачи трудовой книжки на руки — это прекращение трудовых отношений․ Согласно статье 84․1 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка должна быть выдана работнику в день его увольнения․
Днем увольнения считается последний рабочий день сотрудника․ В этот же день работодатель обязан произвести окончательный расчет и выдать работнику все связанные с работой документы, включая:
- Трудовую книжку;
- Сведения о трудовой деятельности (выписку из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р);
- Справку о сумме заработка за два календарных года;
- Иные документы по письменному заявлению работника (например, копии приказов о приеме, переводах, увольнении)․
Выдача трудовой книжки в период работы
Многие считают, что получить трудовую книжку на руки можно только при увольнении, но это не так․ В 2020 году в Трудовой кодекс были внесены изменения, которые позволяют работнику запросить оригинал документа и во время работы․
Согласно статье 62 ТК РФ, трудовая книжка должна быть выдана работнику в течение 3 рабочих дней с момента подачи им письменного заявления․ Это правило действует, если сотруднику необходимо предоставить оригинал документа в:
- Социальные службы для оформления пенсии;
- Банк для получения кредита;
- Другие государственные органы и организации․
При этом работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю не позднее 3 рабочих дней с момента ее получения в органе, куда она была предоставлена․
Что делать, если в день увольнения работник отсутствует?
Бывают ситуации, когда в свой последний рабочий день сотрудник не появляется на рабочем месте (например, находится на больничном или прогуливает)․ В таком случае работодатель освобождается от обязанности выдать документ именно в этот день, но должен предпринять следующие шаги:
- В день увольнения направить работнику уведомление (заказным письмом с описью вложения) о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте․
- Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки․
- Если работник дал письменное согласие, документ можно отправить ценным письмом с описью вложения․
Важно помнить: пересылка трудовой книжки почтой без согласия работника запрещена․
Ответственность работодателя за задержку выдачи
Несвоевременная выдача трудовой книжки, серьезное нарушение трудового законодательства․ Если работодатель задержал документ, он обязан возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки (ст․ 234 ТК РФ)․
Дело в том, что без трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) человек не может устроиться на новую работу․ Следовательно, по вине бывшего работодателя он теряет доход․ В этом случае:
- День увольнения перекладывается на день фактической выдачи трудовой книжки․
- В документ вносится запись о недействительности ранее внесенной записи об увольнении․
- Работодатель обязан выплатить средний заработок за каждый день задержки․
Кроме того, за нарушение трудового законодательства работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч․ 1 ст․ 5․27 КоАП РФ, что влечет за собой штраф:
- Для должностных лиц, от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для индивидуальных предпринимателей — от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей․
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки․ Однако бумажный вариант не отменен и продолжает иметь юридическую силу․ Если работник подал заявление о ведении бумажной трудовой книжки, работодатель обязан продолжать вести ее на бумаге параллельно с электронной․
При увольнении сотрудника с ЭТК работодатель все равно обязан выдать ему на руки:
- Бумажную трудовую книжку (если она велась) с соответствующей записью;
- Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (выписку из электронной базы)․
Краткие итоги
- При увольнении — строго в день увольнения (последний рабочий день)․
- В период работы — в течение 3 рабочих дней с момента получения письменного заявления от сотрудника․
Соблюдение этих сроков — прямая обязанность работодателя, за нарушение которой предусмотрена материальная и административная ответственность․ Работникам же следует помнить, что для получения документа на руки в период работы необходимо писать заявление, а при увольнении — своевременно явиться за документом или согласиться на его пересылку․