Обновлено: 12:26:43
Общий контекст перехода
С 1 января 2020 года работодатели начали отчитываться в ПФР по форме СЗВ‑ТД о всех кадровых изменениях, поскольку начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК).
К 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это значит, что трудовой стаж, записанный в бумажной форме, будет перенесён в электронный формат, а бумажные книжки сохранят силу только в случае, если работник не отказался от них.
Ключевые даты и нормативные акты
- 1 января 2020 – вступление в силу требования отчитываться в ПФР по форме СЗВ‑ТД.
- 1 января 2026 – завершение переходного периода для ЭТК.
- Принятие пакета законопроектов правительством, одобренных Госдумой, регулирующих переход на электронные трудовые книжки.
Что такое электронные трудовые книжки
Электронные трудовые книжки – это цифровой аналог традиционных бумажных записей о трудовом стаже, местах работы и должностях. Они хранятся в единой государственной системе и доступны как работодателю, так и самому работнику через личный кабинет на портале ПФР.
3.1 Преимущества ЭТК
- Быстрый доступ к информации о стаже.
- Снижение риска потери или повреждения документов.
- Упрощение оформления кадровых отчётов.
- Возможность автоматически обновлять данные при изменении места работы.
3.2 Как оформить заявление об отказе от бумажной версии
Если работник не желает переходить на электронный формат, он может написать заявление об отказе. В этом случае работодатель обязан сохранить бумажную книжку и продолжать вести её в обычном порядке.
Что предлагает Ярослав Нилов
Глава комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Ярослав Нилов предложил добавить в электронные сведения о трудовой деятельности данные о воинском учёте, а также о прохождении медицинских осмотров, связанных с определёнными профессиями.
Последние поправки Трудового кодекса
На консультациях Елена Пономарева разобрала:
- Новые правила воинского учёта.
- Требования Роскомнадзора к хранению и защите персональных данных трудовых книжек.
- Изменения в процедуре оформления и передачи данных в ПФР.
Практические рекомендации для работодателей
Чтобы плавно перейти на электронные трудовые книжки, рекомендуется:
- Провести аудит текущих бумажных записей. Выявить все недостающие или неверные сведения.
- Настроить интеграцию с системой ПФР. Убедиться, что ваш HR‑система умеет отправлять данные в формате СЗВ‑ТД.
- Обучить персонал. Провести инструктаж по заполнению электронных форм и работе с личным кабинетом работников.
- Подготовить заявления об отказе. При необходимости собрать подписи работников, желающих остаться на бумажном носителе.
- Обновить внутренние регламенты. Включить пункты о переходе на ЭТК и о хранении данных.
Что будет с уже существующими бумажными книжками
По закону, бумажные трудовые книжки сохраняются, если они уже выданы, но их дальнейшее использование ограничено. Новые записи должны производиться только в электронном виде. При необходимости можно запросить выписку из ЭТК через портал ПФР.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Как узнать, что мои данные внесены в ЭТК?
Ответ: После отправки СЗВ‑ТД вы получите подтверждение на электронную почту. В личном кабинете ПФР можно просмотреть всю историю изменений. - Вопрос: Что делать, если работник отказывается от электронного формата?
Ответ: Сохраняйте бумажную книжку, продолжайте вести её в обычном порядке, но обязательно фиксируйте отказ в отдельном документе. - Вопрос: Как защищены персональные данные в ЭТК?
Ответ: Все сведения хранятся в зашифрованном виде, доступ к ним имеют только уполномоченные сотрудники ПФР и ваш отдел кадров.
Переход на электронные трудовые книжки – это шаг к цифровизации кадрового учёта, который упрощает работу как работодателей, так и работников. Главное – своевременно подготовиться, правильно оформить заявления и обеспечить соответствие всех данных требованиям ПФР и законодательства.
Следите за обновлениями в нормативных актах и не забывайте о регулярных проверках своей системы отчётности.