Ключевые моменты: с 1 января 2020 года работодатели обязаны отчитываться в Пенсионный фонд России (ПФР) о всех кадровых изменениях по форме СЗВ‑ТД. Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) завершится 1 января 2026 года, после чего бумажные книги будут использоваться только по желанию работника.

Исторический контекст и правовая база

В 2020 году в России был введён пакет законопроектов, принятый Государственной Думой, предусматривающий переход на электронные трудовые книжки. Целью реформы является повышение прозрачности кадровой информации, сокращение бумажного документооборота и ускорение доступа к данным о трудовом стаже.

Согласно Федеральному закону № 139-ФЗ «Об обязательном информировании Пенсионного фонда России о кадровых изменениях», работодатели обязаны:

• отправлять сведения о приёме на работу, переводе, смене должности, увольнении и других изменениях;
• использовать форму СЗВ‑ТД (Сводная заявка о кадровых изменениях – трудовой документ);
• соблюдать сроки подачи: до 10 дней после изменения.

С 1 января 2026 года переходный период завершён. После этого:

• трудовой стаж будет учитываться только по данным ЭТК;
• бумажная трудовая книжка сохраняется лишь при наличии письменного отказа сотрудника.

Как проходит отчитание в ПФР

Формы и каналы передачи данных

Отчетность осуществляется через электронную систему «ПФР – электронный сервис». Работодатель получает доступ к системе через личный кабинет, где можно:

1. заполнить форму СЗВ‑ТД;
2. прикрепить электронный документ (например, приказ о приёме);
3. подписать заявление электронной подписью;
4. отправить в ПФР.

При отсутствии электронной подписи можно воспользоваться цифровой подписью, выданной удостоверяющим центром.

Содержание отчета

В отчете указываются:

• ФИО работника, дата рождения, ИНН;
• дата приёма, перевода, увольнения;
• должность, подразделение, код должности;
• тип кадрового изменения (приём, перевод, увольнение и т.д.);
• сведения о стаже (начало и конец периода работы).

Сроки и частота подачи

ПФР требует отчитываться не реже чем раз в месяц по каждому сотруднику, но при каждом кадровом изменении – в течение 10 календарных дней с момента изменения. Невыполнение сроков может повлечь штрафы в размере до 10 % от суммы начисленной зарплаты.

Практические рекомендации работодателям

• Обучите персонал: проведите тренинги по работе с системой ПФР и заполнению формы СЗВ‑ТД.
• Автоматизируйте процесс: интегрируйте HR‑систему с сервисом ПФР, чтобы данные передавались автоматически.
• Проверяйте данные: перед отправкой убедитесь, что все поля заполнены корректно, особенно ИНН и даты.
• Сохраняйте копии: храните электронные копии всех заявлений и подтверждений в течение 5 лет.
• Уведомляйте сотрудников: до 30 июня работодатели Алтайского края обязаны письменно сообщить сотрудникам о переходе на ЭТК.

Особенности перехода в регионах

В некоторых регионах, например, Воронежской области, уже более 237 тысяч сотрудников перешли на электронные трудовые книжки. Это подтверждает успешность пилотных проектов и показывает, что переход возможен даже в крупных городах.

В Алтайском крае работодатели обязаны до 30 июня уведомлять работников о переходе. В письме должно быть указано:

1. пояснение, что бумажная трудовая книжка будет храниться только при письменном отказе;
2. информация о том, как получить доступ к ЭТК через портал ПФР;
3. контактные данные для вопросов.

Что происходит после окончания переходного периода

С 1 января 2026 года:

• трудовой стаж учитывается исключительно по данным ЭТК;
• бумажная трудовая книжка становится «свидетельством» только при наличии отказа от ЭТК;
• работодатели могут прекратить хранение бумажных копий, но обязаны сохранять электронные данные в течение 5 лет.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли одновременно использовать бумажную и электронную трудовую книжку? – Да, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книги.
• Что делать, если работник отказался от ЭТК? – Сохраняйте бумажную копию и сообщайте об этом в ПФР при каждом кадровом изменении.
• Как исправить ошибку в отчете? – Отправьте корректирующую форму СЗВ‑ТД с указанием исправления.
• Можно ли получить доступ к ЭТК самостоятельно? – Да, через личный кабинет на портале ПФР после регистрации.

Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг к цифровизации кадрового учёта в России. Соблюдение требований по отчитке в ПФР, своевременная подача форм СЗВ‑ТД и информирование сотрудников обеспечат законность и прозрачность работы компании. После завершения переходного периода работодатели смогут полностью перейти на электронный формат, что сократит издержки и повысит эффективность кадрового управления.