Важно! С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это значит, что правила ведения документа, подтверждающего трудовой стаж, окончательно меняются․ Многие работники до сих пор не понимают, что происходит, если они не подали заявление на переход на электронный формат․

Ключевое правило: заявление — добровольный шаг работника

Согласно законодательству (ч․ 2 ст․ 2 Федерального закона от № 439-ФЗ), переход на электронную форму ведения сведений о трудовой деятельности — это право, а не обязанность работника․ Решение принимает только сам сотрудник․

Что происходит, если заявление не подано? Параллельное ведение

Закон предусматривает важную норму: даже если сотрудник не подал заявление, работодатель все равно создает и ведет электронную трудовую книжку на этого сотрудника параллельно с бумажной․ Это делается автоматически с 1 января 2021 года для всех, кто был принят на работу после этой даты, а для ранее принятых — по мере поступления данных․

Последствия бездействия для работника:

1. Вы продолжаете пользоваться бумажной трудовой книжкой․ Все записи (прием, увольнение, перевод) вносятся в нее в привычном виде․ Это ваш основной документ․
2. Электронная версия вашей трудовой деятельности формируется «в фоне»․ Она будет содержать те же данные, что и бумажная, но вы не сможете ею распоряжаться (например, предоставить ее в банк для кредита) без специального заявления․
3. Риск утери или порчи бумажной книжки остается․ Если вы потеряете бумажный вариант, восстановить его будет сложнее, чем получить выписку из электронной системы․
4. С 2026 года, после завершения переходного периода, правила могут ужесточиться․ Хотя параллельное ведение останется для тех, кто не подал заявление, приоритет в подтверждении стажа может отдаваться электронным данным․

Как получить доступ к своей электронной трудовой книжке без первоначального заявления?

Даже если вы годами не подавали никаких заявлений, вы в любой момент можете активировать электронный формат․ Для этого нужно:

1. Подать письменное заявление работодателю с просьбой о предоставлении сведений из ЭТК (форма СТД-Р) или о переходе на электронный формат․
2. Обратиться напрямую в Социальный фонд России (СФР) через портал Госуслуг или лично․ Для этого потребуется СНИЛС и паспорт․ Вы можете запросить выписку на основании имеющихся у вас бумажных записей, подтвердив их другими документами (трудовыми договорами, приказами)․
3. В случае спора (например, если работодатель не предоставляет данные), можно подать исковое заявление в суд с требованием обязать ПФР/СФР внести запись на основании ваших доказательств (копии приказов, свидетельские показания и т․д․)․

Кто должен подавать заявление в первую очередь?

Особое внимание нужно уделить следующим категориям:

• Работники, принятые до 2021 года, которые всегда пользовались бумажной книжкой и не задумывались об электронной․
• Лица, которые в 2020 году не работали (были в отпуске, на больничном, безработные)․ Для них срок подачи заявления не истек, они могут сделать это в любой момент после выхода на работу․
• Те, у кого бумажная книжка утеряна, испорчена или заполнена с ошибками․ Для них электронный формат, более надежный и простой способ восстановления и исправления записей․

Что изменилось с 1 января 2021 года для новых сотрудников?

С этой даты кадровики при приеме на работу обязаны оформлять только электронные трудовые книжки (если у работника нет ранее выданной бумажной)․ Бумажный вариант не выдается․ Но если работник уже имеет бумажную книжку, он может подать заявление о ее продолжении ведения․

Практические выводы и рекомендации

Если вы не подавали заявление на электронную трудовую книжку, не паникуйте․ Вы не нарушили закон․ Однако для вашего спокойствия и удобства в будущем рекомендуется:

1. Проверить, ведется ли у вас ЭТК․ Для этого можно запросить выписку в СФР через Госуслуги или обратиться в отделение СФР․
2. Оценить состояние своей бумажной книжки․ Если она в хорошем состоянии и вы доверяете ее хранению, можно пока оставить все как есть․ Но помните о риске потери․
3. Рассмотреть возможность подачи заявления․ Это даст вам полный контроль над данными, упростит получение справок для пенсии или кредита и защитит от потери информации․
4. Хранить бумажную книжку в надежном месте (например, в сейфе или у нотариуса) вместе с другими важными документами․

Статья подготовлена на основе анализа законодательства и практики ПФР/СФР на 21 мая 2026 года․ Для получения персональной консультации обратитесь в отделение Социального фонда или к юристу по трудовому праву․