С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Работодатели обязаны оформить запись о переходе работника на ЭТК в бумажную трудовую книжку, если такая книжка у сотрудника ещё существует. Ниже приведён подробный образец заполнения этой записи, а также пояснения к каждому полю.

Куда вносится запись

Запись о переходе на электронную трудовую книжку делается в разделе «Сведения о работе» (или «Трудовая деятельность») бумажной трудовой книжки, сразу после последней записи о текущем месте работы.

Обязательные элементы записи

1. Дата записи – день, месяц и год внесения записи (формат ДД.ММ.ГГГГ).
2. Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке (например, 12).
3. Наименование документа, основание для записи – указывается, что запись сделана в соответствии с Федеральным законом от № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» и Приказом Минтруда России от № 585н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения».
4. Содержание записи – формулировка о переходе на электронную трудовую книжку.
5. Подпись уполномоченного лица – обычно руководитель отдела кадров или уполномоченное лицо организации.
6. Расшифровка подписи – ФИО и должность лица, подписавшего запись.
7. Печать организации (при наличии).

Пример записи

Дата записи: 
Номер записи: 12
Основание: Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения».
Содержание записи:
С г. работник переведён на электронную трудовую книжку в соответствии с Федеральным законом от № 439‑ФЗ «О трудовых книжках». Информация о трудовой деятельности ведётся в электронном виде в системе «Госуслуги. Трудовая деятельность».
Подпись: _____________________

Расшифровка подписи: Иванова Анна Сергеевна, руководитель отдела кадров
Печать: (при наличии)

Пояснения к каждому элементу

Дата записи

Указывается текущая дата, когда кадровая служба оформила переход. Дата должна соответствовать фактическому дню внесения записи в трудовую книжку.

Номер записи

Нumerуется последовательно по всей трудовой книжке. Если последняя запись имела номер 11, то эта запись получает номер 12.

Основание

В качестве основания указывают нормативный акт, регламентирующий переход на ЭТК. Чаще всего это Приказ Минтруда России № 585н, а также ссылка на Федеральный закон № 439‑ФЗ.

Содержание записи

Формулировка должна чётко отражать факт перехода и указывать, где теперь ведётся трудовая деятельность (в электронном виде, в какой информационной системе). Пример:

• «С г. работник переведён на электронную трудовую книжку…»
• «Информация о трудовой деятельности ведётся в электронном виде в системе «Госуслуги. Трудовая деятельность»…»

Подпись и расшифровка

Подпись ставит уполномоченное лицо (руководитель отдела кадров, директор по персоналу и т.д.). Расшифровка включает ФИО и должность.

Печать организации

Если у организации есть печать, её ставят рядом с подписью. При отсутствии печати запись считается действительной без неё.

Что делать, если у работника нет бумажной трудовой книжки

С года при приёме на работу можно не заводить бумажную трудовую книжку, а сразу оформить электронную. В этом случае запись о переходе не делается, так как бумажного носителя нет. Однако если у сотрудника уже была бумажная книжка, переход оформляется именно как описано выше.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Нужно ли делать запись, если работник уже получал выписку из ЭТК? Да, запись о переходе делается один раз при фактическом переходе на электронный формат, независимо от наличия выписок.
2. Можно ли использовать сокращения в формулировке? Не рекомендуется. Лучше писать полные наименования органов и систем, чтобы избежать неоднозначности.
3. Кто отвечает за хранение оригинала трудовой книжки после перехода? Оригинал остаётся у работника. Работодатель хранит только копию записи (или электронный вариант) в личном деле сотрудника.
4. Нужно ли уведомлять Пенсионный фонд о переходе? Нет, переход на ЭТК не требует отдельного уведомления в ПФР; сведения передаются автоматически через систему ЕФС-1.

Запись о переходе на электронную трудовую книжку – обязательный элемент оформления трудовых отношений с года. Следуя представленному образцу и учитывая пояснения к каждому полю, кадровая служба сможет корректно оформить данную запись, избежав штрафов и недоразумений при последующей проверке трудовой деятельности сотрудника.