Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — это масштабный процесс‚ который затрагивает абсолютно всех работодателей и работников в России. С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению ЭТК‚ что влечет за собой важные изменения в кадровом учете и отчетности. В этой статье мы подробно разберем‚ в какие сроки и какие именно отчеты должны подавать работодатели‚ а также какие новые формы вступают в силу.
Завершение переходного периода: что меняется в 2026 году?
Переходный период‚ в течение которого работники могли выбирать между бумажной и электронной трудовой книжкой‚ официально завершается 1 января 2026 года. Это означает‚ что:
- Трудовой стаж всех работников теперь будет вестись исключительно в электронном виде.
- Работодатели больше не обязаны вести и хранить бумажные трудовые книжки на тех сотрудников‚ которые ранее отказались от перехода на ЭТК.
- Все сведения о трудовой деятельности должны оперативно передаваться в Социальный фонд России (СФР) через систему электронного документооборота.
Какие отчеты подают работодатели по ЭТК?
Важно понимать‚ что понятие «отчет о переходе на электронные трудовые книжки» включает в себя несколько различных форм и процедур‚ в зависимости от этапа и цели:
- Отчетность в СФР (ЕФС-1) — регулярная подача сведений о трудовой деятельности (прием‚ перевод‚ увольнение).
- Статистическая отчетность (форма П-4 (НЗ)) — обновленная форма‚ вступающая в силу с 2026 года.
- Локальные отчеты о готовности — внутренняя или отраслевая отчетность для подтверждения завершения миграции на ЭТК (зависит от конкретных ведомств).
Сроки подачи сведений в СФР (ЕФС-1)
Основным «отчетом»‚ подтверждающим ведение электронных трудовых книжек‚ является Подраздел 1 «Сведения о трудовой деятельности» формы ЕФС-1. Сроки его подачи строго регламентированы:
- При приеме или увольнении работника — не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
- При переводе на другую работу или подаче заявления о выборе формы ведения трудовой книжки — ежемесячно‚ не позднее 15-го числа месяца‚ следующего за отчетным.
С завершением переходного периода в 2026 году‚ подача заявлений от работников о выборе ЭТК прекратится‚ однако регулярный поток данных о кадровых движениях останется обязательным.
Новая форма П-4 (НЗ) с 1 квартала 2026 года
Отдельного внимания заслуживает обновление статистической отчетности. Как подтверждают актуальные данные‚ с отчетности за первый квартал 2026 года действует обновленная форма П-4 (НЗ).
Кто должен сдавать отчет П-4 (НЗ)?
Эту форму обязаны предоставлять юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства) со средней численностью работников более 15 человек. В обновленной форме учтены изменения‚ связанные с полным переходом на ЭТК и изменением порядка учета неполной занятости.
Сроки подачи П-4 (НЗ)
Сроки сдачи обновленной формы остаются прежними:
- При средней численности работников до 15 человек включительно — ежеквартально (не позднее 15-го числа месяца‚ следующего за отчетным кварталом).
- При средней численности работников более 15 человек — ежемесячно (не позднее 15-го числа месяца‚ следующего за отчетным месяцем).
Таким образом‚ первый отчет по новой форме за I квартал 2026 года необходимо подать не позднее 15 апреля 2026 года.
Ответственность за несоблюдение сроков
Соблюдение сроков подачи отчетов по электронным трудовым книжкам критически важно. За нарушение законодательства предусмотрены серьезные штрафы:
- За несвоевременную сдачу ЕФС-1 в СФР: штраф для должностных лиц от 300 до 500 рублей‚ для организаций — 500 рублей за каждого застрахованного лица (согласно ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
- За нарушение сроков сдачи формы П-4 (НЗ) в Росстат: штраф для должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей‚ для юридических лиц, от 20 000 до 70 000 рублей (ст. 13.19 КоАП РФ).