Дата актуальности информации:  г.

Правовая база

С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон № Трудовой кодекс РФ (часть 4) о введении электронных трудовых книжек (ЭТК). В ТК РФ внесены поправки, согласно которым:

• Все сведения о работнике, его трудовой деятельности и стаже формируются работодателем в электронном виде;
• Электронные записи передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) для хранения;
• Работник в любой момент может отказаться от бумажной формы и перейти на электронную.

Кому и когда необходимо вносить запись в бумажную трудовую книжку

Даже после перехода на ЭТК в бумажной трудовой книжке должна быть сделана запись о переходе. Это требуется:

1. Для подтверждения факта согласия работника;
2. Для сохранения полной истории трудового стажа в случае проверки контролирующими органами;
3. Для того, чтобы работник получил «памятку» о том, что его бумажная книжка больше не используется.

Порядок действий работодателя

Ниже представлена пошаговая инструкция, проверенная специалистами кадровых служб в 2025‑2026 гг.

Шаг 1. Подготовка заявления работника

Работник заполняет заявление о переходе на электронную трудовую книжку. В заявлении обязательно указываются:

• ФИО работника;
• Табельный номер (если есть);
• Дата, с которой бумажная трудовая книжка перестаёт использоваться;
• Подпись работника и дата подписания.

Шаг 2. Проверка текущего состояния бумажной трудовой книжки

Кадровый специалист сверяет:

• Полноту записей о предыдущих местах работы, должностях, периодах;
• Отсутствие ошибок в датах, названиях организаций и номерах приказов;
• Наличие всех обязательных подписей и печатей.

При обнаружении расхождений их необходимо исправить до внесения новой записи.

Шаг 3. Оформление записи в бумажной трудовой книжке

Запись делается в раздел «Трудовая деятельность» (страницы 2‑3) в соответствии с образцом, приведённым ниже. Требования к оформлению:

• Печать должна быть чёрной, разборчивой, без исправлений;
• Запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (обычно руководитель отдела кадров) и печатью организации (если у работодателя есть печать);
• Указывается ссылка на приказ о переходе (номер и дата).

Шаг 4. Выдача бумажной трудовой книжки работнику

После внесения записи работнику вручают бумажную трудовую книжку «на руки» с отметкой «Книга более не используется». Копию записи работник получает в личном деле.

Шаг 5. Регистрация в системе ЭТК

Работодатель вносит сведения в электронный реестр ПФР через портал Госуслуги или специализированную программу «Е‑Офис 24». При этом указывается:

• Номер и дата заявления работника;
• Номер и дата приказа о переходе;
• Дата начала использования ЭТК.

Образец записи в бумажной трудовой книжке

Ниже – типовой образец, который рекомендуется использовать (в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым в 2022 году).

Запись о переходе на электронную трудовую книжку

Дата записи: 
ФИО работника: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Дата начала трудового стажа: 
Дата перехода на электронную трудовую книжку: 
Ссылка на приказ: Приказ № 123‑О от «О переходе на электронный учет трудовой деятельности».
Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек: ___________ (ФИО, должность)
Печать организации (при наличии)

Примечание: С бумажная трудовая книжка не используется. Все сведения о трудовой деятельности хранятся в электронном виде в ПФР.
 

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли согласие работника?

Да. Переход на ЭТК возможен только после письменного согласия работника (заявление). Без согласия запись в трудовой книжке не делается.

Может ли работник отказаться от ЭТК после перехода?

Да. Работник вправе в любой момент потребовать возврат к бумажной форме, подав соответствующее заявление. Работодатель обязан оформить обратный переход и внести запись о возврате в бумажную книжку.

Какой документ подтверждает факт перехода?

Это совокупность:

• Заявление работника;
• Приказ работодателя о переходе (номер, дата);
• Запись в бумажной трудовой книжке;
• Электронный акт в системе ПФР.

Обязательно ли ставить печать организации?

Если у работодателя есть печать, её ставят. При отсутствии печати запись заверяется только подписью ответственного лица, но рекомендуется использовать печать для повышения юридической силы.

Какие сроки подачи заявления?

Заявление может быть подано в любой момент, но запись в бумажной книжке должна быть сделана в течение трёх рабочих дней после получения заявления.

Ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие ссылки на приказ. Без номера и даты приказа запись считается неполной.
• Неправильные даты. Дата перехода не должна предшествовать дате подачи заявления.
• Отсутствие подписи и печати. Это приводит к отказу в проверке со стороны инспекции труда.
• Не проверена бумажная книжка. Любые несоответствия между бумажной и электронной версиями могут вызвать вопросы у ПФР.

Краткая контрольная таблица для кадровика

Оформление записи о переходе на электронную трудовую книжку – процесс, который сочетает в себе юридическую точность и техническую составляющую. Соблюдение последовательности действий, правильное заполнение полей и обязательное заверение подписью и печатью позволяют избежать претензий со стороны инспекций и ПФР.

Помните, что запись в бумажной трудовой книжке остаётся обязательной даже после перехода на электронный учёт, а её корректность гарантирует непрерывность трудового стажа и защиту прав работника.

Статья подготовлена на основе открытых источников (законы РФ, Порядок ведения и хранения трудовых книжек 2022 г., материалы компаний «Е‑Офис 24», «Современный предприниматель» и др.)