С 1 января 2020 года в России начался переход от традиционных бумажных трудовых книжек к их электронному формату (ЭТК).
Для успешного внедрения этой реформы каждый работодатель обязан в установленный срок письменно проинформировать всех сотрудников о новых правилах и дать им возможность сделать выбор между электронным и бумажным вариантом ведения трудовой книжки.

Правовая база

• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О системе обязательного пенсионного страхования» (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде).
• Приказ Минтруда России от 30 июня 2020 г. № … «Об утверждении порядка ведения электронных трудовых книжек».
• Постановление ПФР от 30 июня 2020 г. о необходимости уведомления работников до 30 июня 2020 г. (для старых сроков) и до 31 октября 2020 г. (для новых сроков).

Ключевые сроки

1. До 30 июня 2020 г. – первоначальный срок уведомления (для компаний, которые начали подготовку к переходу ранее).
2. До 31 октября 2020 г. – окончательный срок, установленный в последующих нормативных актах, обязательный для всех работодателей.
3. С 1 января 2020 г. – обязательный ежемесячный отчёт в ПФР по форме СЗВ‑ТД (сведения о трудовой деятельности).

Что должно содержать уведомление

Уведомление – это письменно оформленный документ, в котором работнику сообщается о:

• Изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Возможности вести трудовую книжку в электронном или бумажном виде.
• Праве работника сделать выбор и подать соответствующее заявление.
• Сроках подачи заявления (не позднее 30 дней с момента получения уведомления).
• Контактных лицах (отдел кадров, HR‑менеджер) и способах подачи заявлений (бумажный вариант, электронная почта, личный кабинет).
• Последствия выбора (например, при увольнении данные передаются в ПФР в форме СТД‑Р).

Формат и порядок оформления уведомления

Оформление приказа

Унифицированного образца приказа о введении ЭТК нет, поэтому его можно подготовить в свободном формате, соблюдая следующие требования:

• Шапка организации (наименование, ИНН, ОКПО, адрес).
• Номер и дата приказа.
• Текст приказа, в котором фиксируются:
  • Ответственное лицо (например, руководитель отдела кадров) за подготовку отчётов СЗВ‑ТД и СЗИ‑ТД.
  • Обязанность уведомлять персонал о нововведениях.
  • Сбор заявлений работников о выборе формата трудовой книжки.
• Подпись руководителя и печать (если используется).

Текст уведомления (пример)

УВЕДОМЛЕНИЕ

Уважаемый(ая) _______________________ (Ф.И.О.)!

В соответствии с Федеральным законом № 400‑ФЗ и Приказом Минтруда России от № … 
сообщаем вам, что с г. сведения о вашей трудовой деятельности формируются в электронном виде
и хранятся в единой базе Пенсионного фонда России (ЭТК).

Вы имеете право выбрать один из двух вариантов ведения трудовой книжки:
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – сведения о стаже и изменениях в трудовой деятельности будут
 доступны вам в личном кабинете на портале Госуслуг и на сайте ПФР.
Традиционная бумажная трудовая книжка – будет заполняться работодателем в привычном виде.

Для оформления выбранного варианта просим вас в течение 30 (тридцати) календарных дней
подать письменное заявление в отдел кадров (приложение к данному уведомлению).

Контактное лицо: _______________________ (Ф.И.О., должность, телефон, e‑mail).

С уважением,
_______________________
(Подпись, Ф.И.О., должность)

Приложения к уведомлению

• Образец заявления «О выборе формата трудовой книжки» (две копии – для работодателя и работника).
• Инструкция по работе с личным кабинетом на портале Госуслуг (для тех, кто выбирает ЭТК).
• Справка о сроках подачи заявления и последствиях без подачи (по умолчанию – бумажная книжка).

Пошаговый алгоритм уведомления

1. Подготовка документов
   • Сформировать приказ о введении ЭТК.
   • Разработать шаблон уведомления и заявления.
   • Утвердить порядок подачи заявлений (бумажный, электронный).
2. Рассылка уведомлений
   • Разослать уведомления всем сотрудникам (лично, почтой, электронным письмом).
   • Обеспечить подтверждение получения (подтверждение доставки, подпись получателя).
3. Сбор заявлений
   • Установить срок (не более 30 дней).
   • Приём заявлений в отдел кадров, сканирование и хранение в личных делах.
4. Обработка выбранных форматов
   • Для работников, выбравших ЭТК – оформить заявление, передать сведения в ПФР через СЗВ‑ТД.
   • Для работников, оставивших бумажную форму – продолжить заполнение традиционной книжки и одновременно передавать данные в ПФР.
5. Контроль и отчётность
   • Вести реестр сотрудников с указанием выбранного формата;
   • Отчитываться в ПФР по форме СЗВ‑ТД ежемесячно.
   • Подготовить внутренний отчёт о выполнении обязательного уведомления до 31 октября 2020 г.

Что делать при увольнении сотрудника с ЭТК

При увольнении работника, выбравшего электронный формат, работодатель обязан:

• Сформировать и передать в ПФР сведения о трудовой деятельности в форме СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности при увольнении).
• Уведомить работника о том, что его электронная трудовая книжка будет закрыта и данные будут доступны в личном кабинете ПФР.
• При необходимости предоставить выписку из ЭТК (по запросу работника).

Практические рекомендации

• Автоматизировать процесс – использовать HR‑систему, которая генерирует уведомления и собирает заявления в электронном виде.
• Обучить персонал – провести инструктаж для сотрудников отдела кадров о порядке работы с СЗВ‑ТД и СЗИ‑ТД.
• Контролировать сроки – вести календарный план с напоминаниями о предельных датах (30 июня, 31 октября).
• Хранить документы – все заявления и подтверждения получения уведомления должны храниться в личных делах не менее 5 лет.
• Информировать в открытой форме – разместить информацию о переходе на ЭТК на внутреннем портале компании, в корпоративных новостях.

Пример шаблона заявления о выборе формата трудовой книжки

ЗАЯВЛЕНИЕ

Я, _______________________ (Ф.И.О., дата рождения, паспортные данные), 
прошу работодателя оформить мою трудовую книжку в следующем формате:

[ ] Электронная трудовая книжка (ЭТК) 

[ ] Традиционная бумажная трудовая книжка

Подпись: _____________

Уведомление работников о переходе на электронные трудовые книжки – обязательный элемент кадровой политики любой организации, действующей в России.
Соблюдение установленных сроков, правильное оформление документов и чёткая коммуникация с персоналом позволяют избежать штрафов со стороны ПФР и обеспечить прозрачность трудовых отношений.

Источник информации: нормативные акты ПФР, Приказ Минтруда России, публикации в журнале «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2022 г., а также открытые данные портала Госуслуг.