В условиях цифровизации кадрового учета вопрос перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) остается актуальным. Многие работники и работодатели задаются вопросом: в какой именно момент бумажный документ должен быть возвращен на руки сотруднику и какие записи при этом вносятся? Давайте разберем порядок действий, опираясь на действующее законодательство и сложившуюся практику к 2026 году.

Суть перехода на электронную трудовую книжку

С 1 января 2020 года в России запущен проект по формированию электронных трудовых книжек. Ключевой принцип этого перехода — добровольность для тех, кто работал до 2020 года, и автоматический переход для тех, кто впервые устраивается на работу с 1 января 2020 года.

Важно понимать: бумажная трудовая книжка не изымается государством навсегда. Она остается на руках у работника, но перестает вестись работодателем после внесения соответствующей записи об отказе от бумажного формата.

Когда именно отдавать трудовую книжку?

Самый главный вопрос: когда происходит физическая передача документа работнику?

Согласно установленному порядку, процедура выглядит следующим образом:

Работник подает письменное заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (электронная или бумажная).
Работодатель издает приказ (или делает отметку в заявлении) о выборе работником формы трудовой книжки.
В бумажную трудовую книжку вносится запись о подаче заявления о переходе на электронную форму.
Только после внесения этой записи бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки под роспись в книге учета движения трудовых книжек.

> Важно: Если работник подал заявление о переходе на ЭТК в день приема на работу, запись о приеме на работу в бумажную книжку не вносится. В нее вносится только запись об отказе от дальнейшего ведения бумажного формата, после чего книжка сразу возвращается владельцу.

Пошаговый алгоритм действий при переходе

Чтобы избежать ошибок и судебных споров (которые, как показывает практика 2024-2025 годов, возникают регулярно), необходимо строго следовать инструкции:

Шаг 1. Получение заявления

Работник должен написать заявление о выборе электронной трудовой книжки. Для работников, принятых до 2020 года, это нужно было сделать до 31 декабря 2020 года. Если срок был пропущен по уважительной причине, заявление принимается и позже. Для новых сотрудников (с 2020 года) бумажная книжка не ведется изначально, если они не предоставили ее для внесения записей о прошлой деятельности (что сейчас требуется редко, так как вся история в ПФР/СФР).

Шаг 2. Внесение записи в бумажную книжку

Если бумажная трудовая книжка находится у работодателя, он обязан внести в нее запись.

• Графа 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• Основанием служит поданное работником заявление.

Шаг 3. Выдача документа работнику

После внесения записи о заявлении:
Работодатель выдает трудовую книжку работнику.
Факт выдачи фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Работник ставит свою подпись в этой книге против своей фамилии.

С этого момента обязанность по хранению и ведению бумажной трудовой книжки у работодателя прекращается. Все последующие записи о работе у данного работодателя будут вноситься только в электронную базу (форма СЗВ-ТД/ЕФС-1).

Особые ситуации и нюансы

Если работник потерял трудовую книжку

Если работник сообщает о потере бумажной книжки и хочет перейти на электронную, он пишет заявление. Работодатель не вносит никаких записей в утраченный документ (так как его нет), а просто формирует отчетность в электронном виде. Восстановлением потерянной книжки работник занимается самостоятельно, собирая справки с прошлых мест работы, но для текущего работодателя это не является препятствием для ведения электронного учета.

Можно ли продолжать вести бумажную книжку после перехода?

Нет. запись об отказе от бумажной книжки внесена и документ возвращен работнику, работодатель не имеет права вносить в него какие-либо записи о работе у себя. Все данные дублируются только в электронном реестре Социального фонда России (СФР).

Что делать, если работник передумал?

Законодательство предусматривает возможность изменения выбора только один раз и только для тех, кто изначально выбрал бумажную версию, но позже решил перейти на электронную (до истечения установленного срока в прошлом). Если запись об отказе от бумажной книжки уже внесена, обратного пути «автоматически» нет. Бумажная книжка остается на руках у работника как исторический документ, подтверждающий стаж до даты перехода.

Юридические последствия ошибок

Судебная практика 2024 года показывает, что отсутствие записи в бумажной трудовой книжке о переходе на электронный формат (если книжка находилась у работодателя) может быть расценено как нарушение прав работника.

• Работодатель может быть обязан компенсировать моральный вред.
• Возможно требование внести задним числом недостающие записи, что создает бюрократическую путаницу.

Поэтому правило одно: подали заявление -> внесли запись о заявлении -> отдали книжку под роспись.

Переход на электронные трудовые книжки — это необратимый процесс цифровизации кадрового делопроизводства. Ключевой момент для работодателя — не задерживать бумажную трудовую книжку у себя после принятия решения работником о переходе на ЭТК.

Краткая памятка:

• Момент выдачи: Сразу после внесения записи о поданном заявлении о переходе на ЭТК.
• Документальное оформление: Запись в графе 3 трудовой, подпись работника в книге учета движения трудовых книжек.
• Дальнейшие действия: Работодатель ведет только электронный учет, бумажная книжка хранится у работника.

Соблюдение этих простых правил обезопасит компанию от претензий трудовой инспекции и исков со стороны сотрудников, обеспечив прозрачность и легитивность кадровых процессов.