В кадровом делопроизводстве вопрос о переходе на новые форматы документов стоит особенно остро. С введением электронных трудовых книжек (ЕФС-1) многие работодатели и работники задаются вопросом: трудовую книжку можно старую продолжать использовать или пора отправлять её в архив? Давайте разберемся в нюансах действующего законодательства, правах сотрудников и обязанностях работодателей в 2026 году.

Что происходит со старыми бумажными трудовыми книжками?

Несмотря на глобальную цифровизацию и переход на электронный формат, старая бумажная трудовая книжка не утратила своей юридической силы. Согласно законодательству, за работником сохраняется право выбора: вести сведения о трудовой деятельности исключительно в электронном виде или продолжать дублировать их в бумажном носителе.

Если сотрудник ранее подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, работодатель обязан продолжать её вести. Если же работник выбрал электронный формат, бумажный документ выдается ему на руки, и работодатель освобождается от ответственности за его хранение и ведение.

Когда можно и нужно использовать старую трудовую книжку?

Существует несколько основных сценариев, при которых продолжается использование старого бланка:

• Действующее заявление о выборе: Если работник до конца 2020 года написал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой, работодатель вносит записи в неё параллельно с отправкой данных в ПФР (СЗВ-ТД / ЕФС-1).
• Перевод на другую должность или увольнение: Любые кадровые изменения должны находить отражение в старой книжке, если она не была сдана работнику.
• Прием на работу нового сотрудника: Если новый сотрудник предоставляет старую бумажную трудовую книжку и желает её дальнейшего ведения, вы обязаны принять её и продолжать внесение записей.

Можно ли просто завести новую бумажную книжку вместо старой?

Часто кадровики интересуются: если в старой трудовой закончились страницы, можно ли старую трудовую книжку закрыть и завести новую бумажную? Ответ: нет, такой порядок действий не предусмотрен законодательством.

Если в старой трудовой книжке (раздел «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях») не осталось свободных строк, необходимо:

1. Внести запись в старую трудовую книжку о том, что выдан вкладыш (с указанием серии и номера вкладыша).
2. Прикрепить вкладыш к обложке старой трудовой (сшить или вклеить).
3. Продолжить ведение записей уже во вкладыше.

Важно: Заводить дубликат или новую отдельную трудовую книжку просто из-за нехватки места категорически запрещено. Вкладыш — это единственное законное продолжение бумажного документа.

Внесение записей о награждениях в старую книжку

В силу пункта 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, внесению в трудовую книжку подлежат сведения о награждении за трудовые заслуги. Если в старой трудовой книжке раздел о награждениях заполнен, к ней вшивается новый вкладыш, где этот раздел открывается заново. Игнорировать записи о поощрениях нельзя — это нарушение трудового права.

Что делать, если старая книжка пришла в негодность?

Бумажный носитель со временем может испортиться: порватся, залиться жидкостью, обветшать. В таком случае возникает вопрос о выдаче дубликата. Дубликат трудовой книжки выдается:

• В случае утери трудовой книжки (по заявлению работника).
• В случае порчи (если записи невозможно прочитать, документ восстанавливается с подтвержденных источников).
• При наличии в документе записи об увольнении или переводе, признанной недействительной.

Можно ли отказаться от старой трудовой книжки?

Да, можно. Если работник, ранее выбравший бумажный формат, передумал, он имеет право в любой момент подать работодателю новое заявление о переходе на электронную трудовую книжку. После этого:

1. Работодатель вносит в старую бумажную трудовую книжку запись о подаче заявления.
2. Старая книжка возвращается работнику на руки.
3. Дальнейшие сведения о работе ведутся только в электронном виде и подаются в контролирующие органы.

Подведение итогов