Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — это одно из самых значимых изменений в трудовом законодательстве последних лет. Процесс выбора формата и передачи данных вызвал множество вопросов как у работодателей, так и у сотрудников. В этой статье мы подробно разберем, как правильно подать сведения о ведении трудовой книжки, какие заявления необходимо оформить, как отразить это в программе 1С и какие записи сделать в бумажном документе.

Правовая основа и общие правила

В соответствии с Федеральным законом от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ, работники получили право выбора: оставить бумажную трудовую книжку, перейти на электронный формат или вести документ одновременно в двух видах. Работодатели, в свою очередь, обязаны передавать сведения о трудовой деятельности, а также о поданном работником заявлении о выборе вида ведения трудовой книжки в Пенсионный фонд России (ПФР).

Важно: Если работник по каким-либо причинам не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, то его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой.

Какие бывают заявления и когда они подаются

Работник может подать работодателю заявление в следующих случаях:

• Выбор формата ведения: заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе или заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (отказ от бумажной книжки).
• Переход на ЭТК: работники, ранее выбравшие ведение бумажной трудовой, могут в любой момент перейти на электронную книжку, подав соответствующее заявление.
• Получение сведений: заявление необходимо, чтобы получить от работодателя сведения из ЭТК (форма СТД-Р).
• Исправление ошибок: заявления также понадобятся для исправления неточных или неверных сведений.

Заявление оформляется на имя руководителя организации в произвольной форме или по шаблону, принятому в компании.

Передача данных в ПФР (форма СЗВ-ТД)

Сведения о поданном заявлении работодатель направляет в ПФР в соответствии с Порядком заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», утвержденным Постановлением Правления ПФР от № 730п.

В форме СЗВ-ТД в подразделе 1.1 передается информация о трудовой деятельности застрахованного лица. Именно здесь отражается факт получения заявления от сотрудника; В этом подразделе предусмотрены два варианта:

1. Подано заявление о продолжении ведения ТК.
2. Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Как оформить заявление в программе 1С:ЗУП 8 ред. 3

Для автоматизации кадрового учета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3 можно сформировать заявление на сотрудника (или группу сотрудников) о выборе порядка ведения трудовой книжки. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

1. Перейти в раздел «Кадры».
2. Выбрать журнал документов «Электронные трудовые книжки».
3. Нажать кнопку «Создать».
4. Из выпадающего списка выбрать «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
5. Заполнить карточку документа, выбрав нужного сотрудника и указав тип заявления (на бумажном носителе или в электронном виде).

Что делать с бумажной трудовой книжкой при переходе на ЭТК

Если сотрудник принял решение отказаться от бумажной трудовой книжки и подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, работодатель обязан соблюсти следующую процедуру:

Шаг 1. Внесение записи в бумажную трудовую книжку

До того, как выдать бумажную книжку на руки работнику, в неё необходимо внести заключительные записи:

• В графе 3 раздела «Сведения о работе» сделайте запись о том, что работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Формулировка может быть следующей: «Подано письменное заявление (ФИО работника) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 ФЗ от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ)».
• В графе 4 укажите дату и номер заявления работника о переходе на электронные сведения.

Шаг 2. Заверение записей

Внесенную запись необходимо заверить. Под записью ставятся:

• Подпись руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
• Печать организации или кадровой службы (при наличии).

Шаг 3. Выдача трудовой книжки

После внесения записи и её заверения, бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. С момента выдачи работодатель освобождается от ответственности за её ведение и хранение (п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Историческая справка: уведомление сотрудников в 2020 году

Стоит напомнить, что в рамках переходного периода работодатели были обязаны до 30 июня 2020 года включительно уведомить в письменной форме каждого работника об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Также сотрудники должны были быть проинформированы о своем праве сделать выбор, подав письменно одно из заявлений: о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Процесс подачи сведений о ведении трудовой книжки требует внимательности и соблюдения сроков. Главное — правильно получить заявление от работника, корректно отразить этот факт в отчетности СЗВ-ТД и, при переходе на электронный формат, сделать исчерпывающую запись в бумажном оригинале документа перед его выдачей. Использование современных кадровых программ, таких как 1С:ЗУП, значительно упрощает формирование необходимых документов и минимизирует риск ошибок.