С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), новый формат учета трудовой деятельности, предусмотренный Федеральным законом № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года. Этот закон не отменяет бумажные трудовые книжки, но предоставляет работникам право выбора: сохранить бумажный вариант или перейти на электронный. Ключевым элементом этого перехода является официальное уведомление работников о новых правах и возможностях. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформлять, отправлять и хранить такие уведомления, а также как сотрудники могут получать информацию о своих ЭТК.

Законодательная основа

Основным нормативным актом, регулирующим переход на электронные трудовые книжки, является Федеральный закон № 439-ФЗ от . В нем четко прописаны:

• Обязанность работодателя уведомить каждого работника о введении ЭТК;
• Право работника выбрать форму ведения трудовой книжки — бумажную или электронную;
• Сроки и порядок подачи заявлений;
• Обязанности работодателя по передаче данных в Пенсионный фонд России (ПФР).

Согласно п. 4 ч. 1 ст. 2 этого закона, работодатель обязан в письменной форме уведомить каждого работника до 31 октября 2020 года о:

• Изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• Праве работника подать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки — сохранить бумажную или перейти на электронную.

Хотя срок уведомления истек, уведомления остаются актуальными для новых сотрудников, принятых на работу после 2020 года, а также для случаев, когда работник не получил уведомление вовремя.

Какие данные должны содержаться в уведомлении?

Хотя закон не устанавливает единую форму уведомления, оно должно содержать следующие обязательные элементы:

1. Наименование организации — полное название работодателя;
2. Дата составления уведомления;
3. ФИО и должность работника;
4. Ссылка на закон — ФЗ № 439-ФЗ от ;
5. Информация о введении ЭТК — сведения о том, что с 2020 года трудовая деятельность будет фиксироваться в электронном виде в единой базе ПФР;
6. Право выбора, работник может выбрать:
   • Продолжить ведение бумажной трудовой книжки;
   • Перейти на электронную трудовую книжку (в этом случае бумажная книжка передается работнику на руки).
7. Инструкция по подаче заявления — как и куда подать заявление (в письменной форме, в кадровый отдел);
8. Сроки подачи заявления — до 31 декабря 2020 года (для тех, кто не успел в октябре);
9. Контактные данные ответственного лица (кадровика, юриста, руководителя);
10. Подпись работодателя и печать (если используется);
11. Подпись работника о получении уведомления.

Образец текста уведомления

Ниже приведен пример корректного текста уведомления:

УВЕДОМЛЕНИЕ

Настоящим уведомляем Вас о том, что в соответствии с Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ внесены изменения в трудовое законодательство, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности работников начинают формироваться в электронном виде в единой информационной системе Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР).

Вы имеете право выбрать один из двух вариантов ведения трудовой книжки:

• Продолжить ведение трудовой книжки в бумажной форме — в этом случае работодатель продолжит вносить записи в вашу бумажную трудовую книжку;
• Перейти на электронную трудовую книжку — в этом случае бумажная трудовая книжка будет передана вам на руки, а все последующие сведения о трудовой деятельности будут храниться в электронном виде в ПФР.

Для реализации вашего выбора необходимо подать в кадровый отдел письменное заявление до 31 декабря 2020 года. Если заявление не будет подано, трудовая книжка будет продолжать вестись в бумажной форме.

Сведения из электронной трудовой книжки вы сможете получить через:

• Личный кабинет на портале Госуслуг (gosuslugi.ru);
• Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России (pfrf.ru);
• При личном обращении в офис ПФР или МФЦ.

В случае выбора электронной трудовой книжки вы сможете распечатать выписку, отправить ее по электронной почте или сохранить на любом носителе информации, такие выписки имеют юридическую силу.

С уважением,
[ФИО руководителя]
[Должность]
[Наименование организации]
[Дата]

_______________________
Получено: _______________________
ФИО работника: _______________________
Дата: _______________________
Подпись: _______________________

Способы доставки уведомлений

Закон требует письменной формы уведомления. Это означает, что уведомление должно быть передано в бумажном виде под подпись. Однако в современных условиях допускается и электронная форма, если соблюдены следующие условия:

• Работник заранее дал согласие на получение документов в электронном виде (например, в локальном акте компании или в трудовом договоре);
• Уведомление отправлено через защищенный канал — например, через личный кабинет на корпоративном портале или через электронную почту с использованием электронной подписи;
• Подтверждение получения фиксируется — например, через систему учета входящих сообщений или подпись в электронном виде.

Важно! Если работник не согласен на электронное уведомление, работодатель обязан передать уведомление в бумажном виде — иначе считается, что уведомление не было направлено, что может повлечь административную ответственность.

Хранение уведомлений

Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки относятся к кадровым документам и подлежат хранению в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Минкультуры России № 558 от .

Срок хранения таких уведомлений, 75 лет (категория «Документы по личному составу»). Это связано с тем, что они являются основанием для формирования трудового стажа работника и могут потребоваться при оформлении пенсии, спорах о стаже или судебных разбирательствах.

Рекомендуется:

• Хранить бумажные уведомления в отдельной папке по каждому сотруднику;
• Сканировать и архивировать электронные копии в защищенной системе;
• Вести журнал регистрации уведомлений (с датой вручения, подписью работника).

Как работник получает информацию о своей электронной трудовой книжке?

После перехода на ЭТК работник может получать информацию о своей трудовой деятельности следующими способами:

Личный кабинет на портале Госуслуг

• Необходимо иметь подтвержденную учетную запись;
• Перейти в раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка»;
• Здесь отображаются все записи о трудовой деятельности, включая даты приема, увольнения, должности и организации.

Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России

• Требуется регистрация и подтверждение личности;
• Раздел «Электронная трудовая книжка» доступен после входа;
• Возможность скачать выписку в формате PDF с электронной подписью ПФР.

Через МФЦ или офис ПФР

• При личном обращении с паспортом можно получить выписку на бумажном носителе;
• Выписка заверяется печатью и подписью сотрудника ПФР.

По электронной почте

• Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан передать данные в ПФР;
• ПФР может направить уведомления о новых записях на электронную почту, указанную в личном кабинете;
• Уведомления могут содержать информацию о новой записи, дате изменения, наименовании работодателя.

Особенности для дистанционных работников

Для сотрудников, работающих на удаленной основе, уведомление также должно быть направлено в письменной форме. Рекомендуется:

• Отправлять уведомление по почте с уведомлением о вручении;
• Использовать электронную подпись (ЭЦП) для подписания уведомления и заявления;
• Фиксировать факт получения через служебную переписку или корпоративную систему документооборота.

Важно: дистанционные работники имеют те же права на выбор формы трудовой книжки, что и офисные сотрудники. Отказ в предоставлении уведомления или информации о ЭТК является нарушением трудового законодательства.

Что делать, если работник не подал заявление?

Если работник не подал заявление о выборе формы ведения трудовой книжки до 31 декабря 2020 года, то по умолчанию:

• Бумажная трудовая книжка продолжает вестись;
• Работодатель обязан сохранять и обновлять ее в соответствии с действующим законодательством;
• В будущем, если работник захочет перейти на ЭТК, он может подать заявление в любое время, работодатель обязан передать данные в ПФР в течение 3 рабочих дней.

Важно: работодатель не вправе принуждать работника к выбору электронной формы. Любое давление или дискриминация за отказ от ЭТК — нарушение Трудового кодекса РФ (ст. 22, 37).

Рекомендации для работодателей

1. Проведите аудит, проверьте, были ли все сотрудники уведомлены до . Если нет — проведите повторное уведомление.
2. Разработайте внутренний регламент — утвердите локальный акт о порядке информирования работников и обработки заявлений о выборе ЭТК.
3. Назначьте ответственное лицо — кадровика или юриста, который будет отвечать за передачу данных в ПФР и хранение документов.
4. Обучите сотрудников — проведите инструктажи или рассылки о том, как получить доступ к ЭТК через Госуслуги и ПФР.
5. Используйте программные решения — например, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Кадры, или другие системы, поддерживающие автоматическую передачу данных в ПФР.

Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки — это не просто формальность, а важный правовой акт, защищающий интересы как работника, так и работодателя. Правильно оформленное уведомление позволяет избежать споров о стаже, штрафов от трудовой инспекции и судебных разбирательств.

Помните: уведомление — это не разовая процедура, а часть постоянной кадровой культуры. Храните документы, информируйте новых сотрудников, помогайте работникам разобраться в новой системе — и вы создадите прозрачную и надежную систему учета трудовой деятельности в своей организации.

Для получения актуальных образцов уведомлений и заявлений рекомендуем обращаться к официальным источникам: ПФР, Госуслуги, КонсультантПлюс и Гарант.