С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ С этого момента для всех впервые устраивающихся на работу бумажный документ больше не заводится — вся информация о трудовой деятельности ведётся исключительно в цифровом виде․ Однако для тех, кто уже имеет бумажную трудовую книжку, возникает вопрос: как правильно оформить переход на электронный формат и где ставить подписи?

В этой статье подробно разберём все нюансы оформления, обязательные подписи, документы и частые ошибки работодателей и сотрудников․

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

Электронная трудовая книжка (ЭТК), это официальный цифровой документ, эквивалент бумажной трудовой книжки․ Ведётся в Единой государственной системе в сфере занятости (ЕГИСС) под контролем Пенсионного фонда России (ПФР)․

Ключевые преимущества:

• Не теряется и не портится․
• Все записи имеют юридическую силу, так как заверены усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ПФР․
• Доступна в любое время через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте СФР (sfr․gov․ru)․
• Автоматически учитывается при назначении пенсии․

Как происходит переход с бумажной книжки на электронную?

Переход инициирует работодатель․ Процесс состоит из нескольких обязательных шагов:

1. Получение от сотрудника письменного заявления․ В заявлении работник просит выдать ему сведения о трудовой деятельности в электронном виде (на основании ст․ 66․1 ТК РФ и ФЗ-439)․
2. Оформление записи в «Книге учета движения трудовых книжек»․ Это главный документ, фиксирующий все операции с бумажными книжками․
3. Выдача бумажной книжки сотруднику на руки․ После этого работодатель снимает с себя ответственность за её хранение и ведение․
4. Направление сведений в ПФР․ Работодатель обязан передать все данные из бумажной книжки в Пенсионный фонд для формирования электронной․

Обязательная запись в «Книге учета движения трудовых книжек»

В графе 13 этой книги делается следующая запись:

«Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф․И․О․ сотрудника) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)»․

После этой записи обязательно:

• Сотрудник ставит свою подпись в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки» (обычно это графа 14 или отдельная строка)․
• Представитель работодателя (кадровик, ответственное лицо) ставит свою подпись и, если есть, печать организации․

Кто и что подписывает на ьном листе?

Здесь есть важное разъяснение от Минтруда России:

• Первая страница (ьный лист) бумажной книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек (обычно начальник отдела кадров или HR-менеджер)․
• После подписи ответственного лица ставится печать организации (кадровая или общая)․
• Подпись самого сотрудника на ьном листе не требуется при первоначальном оформлении․ Его подпись ставится только в «Книге учета» при получении документа․

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Получите заявление от сотрудника․ Образец можно утвердить в компании․
2. Сделайте запись в «Книге учета движения трудовых книжек» в соответствии с формулировкой выше․
3. Завершите запись:
   • Подпись сотрудника (в графе расписки)․
   • Подпись ответственного лица (кадровика)․
   • Печать организации (при наличии)․
4. Выдайте бумажную трудовую книжку сотруднику под расписку․
5. Внесите все сведения о трудовой деятельности сотрудника (все записи из его бумажной книжки) в электронную систему․ Это делается через личный кабинет работодателя на сайте СФР или через сервисы-коннекторы (например, «Контур․Экстерн»)․ Все действия также заверяются УКЭП работодателя․
6. Убедитесь, что в ЕГИСС (ПФР) сформировалась полная электронная трудовая книжка․

Что должен сделать сотрудник?

1. Написать заявление на имя руководителя с просьбой о переходе на ЭТК и выдаче бумажной книжки․
2. Получить свою бумажную трудовую книжку и проверить, что в «Книге учета» есть правильная запись и ваша подпись․
3. Активировать и проверить свою электронную трудовую книжку․
   • Авторизуйтесь на портале Госуслуг (учетная запись должна быть подтвержденной)․
   • Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка» (доступен через сервис ПФР)․
   • Проверьте, что все записи из бумажной книжки отражены корректно․

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: Не сделана запись в «Книге учета движения» или запись сделана без подписи сотрудника․
  Последствие: Работодатель продолжает нести ответственность за документ․ Переход считается несостоявшимся․
  Решение: Обязательно заполняйте графу 13 и получайте подпись сотрудника в графе расписки․
• Ошибка: Не внесены данные из бумажной книжки в электронную систему ПФР․
  Последствие: У сотрудника не сформируется полная ЭТК, что создаст проблемы при трудоустройстве в будущем и расчёте пенсии․
  Решение: После выдачи бумажного документа немедленно (в течение нескольких рабочих дней) внесите все записи в личный кабинет работодателя на СФР․
• Ошибка: Сотрудник не проверил свою ЭТК после перехода․
  Последствие: Ошибки в записях (например, неточные даты, неполные сведения) могут быть не замечены․
  Решение: Объясните сотруднику, как проверить ЭТК на Госуслугах, и попросите сделать это в вашем присутствии․
• Ошибка: Попытка «совмещать» ведение двух книжек без официального перехода․
  Последствие: Это нарушение закона․ С 2021 года для новых работников ведение бумажной книжки недопустимо․
  Решение: Либо оформите полный переход на ЭТК по описанной выше схеме, либо (если сотрудник старше 2021 года и имеет бумажную книжку) продолжайте вести только бумажную, но при этом обязательно передавайте сведения в ПФР для формирования ЭТК․

Ответы на частые вопросы (FAQ)

В: Что, если сотрудник отказывается ставить подпись в «Книге учета»?

О: Без подписи сотрудника переход на электронный формат невозможен․ Работодатель не может выдать бумажную книжку и снять с себя ответственность․ Необходимо разъяснить сотруднику, что это стандартная процедура, защищающая его права, и получить его согласие․

В: Можно ли оформить переход, если у сотрудника уже есть ЭТК, но он хочет получить бумажную книжку?

О: Нет․ Если сведения о работнике уже есть в ЕГИСС, бумажная трудовая книжка не выдается․ Сотрудник может только получить выписку из ЭТК (на бумаге или в электронном виде)․ Выписка заверяется УКЭП ПФР и имеет ту же юридическую силу․

В: Где хранится «Книга учета движения трудовых книжек» после того, как все сотрудники перешли на ЭТК?

О: Хранится в соответствии с правилами документооборота (как и любой другой кадровый документ)․ Срок хранения — 75 лет․ После того как все книжки выданы, книгу можно сдать в архив․

В: Что делать, если в электронной книжке нет старых записей?

О: Это ошибка работодателя․ Необходимо срочно внести недостающие сведения через личный кабинет на СФР․ Для этого потребуются сканы/фото всех страниц бумажной трудовой книжки сотрудника․

Статья подготовлена на основе актуального законодательства и разъяснений Минтруда РФ и ПФР по состоянию на 2026 год․ Перед применением рекомендуется уточнять детали в локальных нормативных актах вашей организации․