Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 2020 года в Российской Федерации обязательным стало ведение электронных трудовых книжек. Для работодателей это означает необходимость не только перевести сотрудников на электронный формат, но и корректно оформлять, обновлять и передавать данные в Социальный фонд России (СФР) через проверенные сервисы – в частности, через СБИС (Saby). Ниже представлена пошаговая инструкция, которая поможет избежать ошибок и штрафов.

Подготовка к переходу на ЭТК

Информирование сотрудников

Согласно законодательству, до (в практике – до даты, установленной внутренним приказом) работодатель обязан письменно уведомить каждого сотрудника о предстоящем введении ЭТК и предложить выбор:

сохранить бумажную трудовую книжку;
перейти на ведение электронной трудовой книжки.

Сотрудник должен подать одно из заявлений до (или иной срок, установленный локальным нормативным актом). Заявление оформляется в произвольной форме, но рекомендуется использовать шаблон, предоставленный СБИС.

Сбор необходимых данных

Для каждого сотрудника, выбравшего электронный формат, потребуется:

Сведения о трудовой деятельности по форме СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности).
Личные данные (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
Информация о предыдущих местах работы (если сотрудник уже имеет опыт работы и хочет перенести её в ЭТК).

Если сотрудник никогда не вел бумажную ТК, форма СТД‑Р заполняется с нуля.

Настройка СБИС

В личном кабинете СБИС:

Перейдите в раздел «Кадровик» → «Электронные трудовые книжки».
Добавьте организацию (если она ещё не привязана).
Укажите реквизиты страхователя (ИНН, КПП, ОГРН).
Подключите модуль «Отчетность в СФР» – он отвечает за формирование и отправку формы ЕФС‑1.

После настройки система автоматически генерирует шаблоны заявлений и формы СТД‑Р, которые можно распечатать или отправить сотруднику в электронном виде.

Ведение электронной трудовой книжки в СБИС

Внесение данных при приёме на работу

При заключении трудового договора с сотрудником, выбравшим ЭТК:

Получите от него заполненную форму СТД‑Р (или заполните её сами на основании предоставленных документов).
В СБИС создайте новую запись в карточке сотрудника: «Кадровик» → «Сотрудники» → «Добавить запись о трудовой деятельности».
Укажите:

Дата приёма;
Наименование организации;
Должность, отдел, тарифная ставка;
Основание (трудовой договор № и дата).

Сохраните запись – она автоматически попадает в электронную трудовую книжку сотрудника.

Отслеживание кадровых изменений

Любое изменение в трудовой деятельности (перевод, повышение, изменение условий работы, отпуск, больничный и т.д.) должно быть отражено в ЭТК не позднее следующего рабочего дня после события.

В СБИС это делается через:

Карточку сотрудника → вкладка «Трудовая деятельность» → кнопка «Добавить изменение»;
Выбор типа события (перевод, увольнение, отпуск и др.);
Заполнение полей (дата, новое положение, основание – приказ, соглашение и т.п.);
Сохранение.

Система формирует соответствующую запись в формате, требуемом СФР, и сохраняет её в архиве.

Увольнение сотрудника

При расторжении трудового договора:

В СБИС создайте запись об увольнении (тип события – «Увольнение»).
Укажите дату последнего рабочего дня, основание (приказ №, трудовой договор).
После сохранения система формирует выписку из ЭТК в электронном виде, которую можно:

Отправить сотруднику через личный кабинет СБИС (доступно в разделе «Документы»);
Распечатать и передать на бумаге, если у работника нет доступа к электронному документу.

Формирование и отправка отчёта ЕФС‑1

Работодатель обязан ежемесячно представлять в Социальный фонд сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме ЕФС‑1. В СБИС это делается автоматически:

Перейдите в раздел «Отчетность» → «ЕФС‑1»;
Выберите отчётный период.
Система подгрузит все внесённые изменения за период (приёмы, переводы, увольнения).
Проверьте данные, при необходимости отредактируйте.
Нажмите «Отправить в СФР» – передача осуществляется через защищённый канал связи СБИС.

При отправке формируется электронная подпись (ЭП) организации, что гарантирует юридическую значимость документа.

Хранение и доступ к данным

Все записи ЭТК хранятся в зашифрованном облачном хранилище СБИС. Доступ к ним имеют:

Уполномоченные сотрудники отдела кадров (по ролям, настроенным в СБИС);
Сам сотрудник – через свой личный кабинет СБИС (доступ после подтверждения личности по СНИЛС).

Срок хранения электронных трудовых книжек составляет 50 лет после увольнения сотрудника (как и у бумажных ТК).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вести две книжки, если сотрудник оставил бумажную?

Да. Если работник выбрал бумажную форму, работодатель обязан одновременно вести:

бумажную трудовую книжку (с традиционными записями и печатью);
электронную трудовую книжку (в СБИС) – для передачи данных в СФР и для возможного будущего перехода сотрудника на электронный формат.

Что делать, если сотрудник потерял доступ к личному кабинету СБИС?

Сотрудник может восстановить доступ через:

Службу поддержки СБИС (по телефону или онлайн‑чату);
Предоставление копии паспорта и СНИЛС в отдел кадров для верификации;
После подтверждения идентичности – выдача временного пароля или ссылки для сброса.

Какие штрафы грозят за нарушение сроков или недостоверные данные?

Согласно проекту изменений в КоАП, работодатель может быть привлечён к ответственности за:

Неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков подачи сведений;
Представление неполных или недостоверных данных о трудовой деятельности.

Штрафы варьируются от 5 000 до 50 000 рублей в зависимости от тяжести нарушения и наличия повторных случаев.

Можно ли импортировать данные из 1С Зарплата и управление персоналом в СБИС?

Да. СБИС поддерживает обмен данными с популярными бухгалтерскими и кадровыми системами через стандартные форматы XML или через готовый коннектор. Настройка выполняется в разделе «Интеграции» → «1С». После синхронизации все кадровые события, внесённые в 1С, автоматически отражаются в электронных трудовых книжках СБИС.

Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция для работодателей с использованием СБИС