С 1 января 2026 года в России завершается масштабный переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что ведение бумажных трудовых книжек для тех, кто не отказался от них ранее, прекращается, и трудовой стаж всех работников теперь будет вестись исключительно в электронном виде. Однако многие сотрудники, которые ранее сохранили бумажный формат, сейчас принимают решение перейти на ЭТК. В связи с этим у работодателей возникает вопрос: как правильно оформить эту процедуру?
Нормативная база и сроки
Работающие по трудовому договору россияне ведут электронную трудовую книжку с 2020 года. В течение переходного периода (до конца 2025 года) у сотрудников был выбор: оставить бумажную книжку, перейти на ЭТК или вести оба формата одновременно. С 2026 года выбор сделан в пользу электрона. Если работник, ранее выбравший бумажный формат, подает заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан выполнить ряд последовательных действий.
Пошаговый алгоритм действий работодателя
Если сотрудник выразил желание перейти на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности, кадровику или руководителю необходимо действовать строго по регламенту.
Шаг 1. Прием и регистрация заявления
Работник имеет право подать заявление о переходе на ЭТК в любой момент. Заявление может быть написано от руки или подано в электронном виде (если в компании налажен электронный документооборот). Работодатель обязан принять заявление и зарегистрировать его в установленном в организации порядке (в журнале входящей корреспонденции или в кадровой системе).
Шаг 2. Внесение записей в бумажную трудовую книжку
Это самый важный и ответственный этап. Несмотря на то, что работник переходит на электронный формат, бумажную трудовую книжку нельзя просто закрыть и отдать. В ней необходимо сделать итоговые записи:
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и при наличии сокращенное наименование организации-работодателя.
- Под этим заголовком в графе 3 делается запись: «Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде».
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата внесения записи (дата подачи заявления или дата его регистрации, согласно локальным актам).
- В графе 4 делается ссылка на заявление работника (указывается дата и номер заявления, либо слово «Заявление», если номер не присваивался).
После внесения данной записи бумажная трудовая книжка считается закрытой. Никакие дальнейшие записи о работе, переводах или увольнениях в нее не вносятся.
Шаг 3. Выдача бумажной трудовой книжки на руки
После того как итоговая запись сделана, бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. При этом необходимо:
- Попросить работника расписаться в самой трудовой книжке (в графе 3 или 5, в зависимости от установленных правил ведения) и в личной карточке (если она ведется).
- Взять с работника расписку о получении трудовой книжки на руки. В расписке должно быть указано: ФИО работника, дата получения, подпись и формулировка о том, что он получил трудовую книжку в связи с переходом на электронный формат. Это защитит работодателя от возможных претензий в будущем.
- Внести запись в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них о том, что трудовая книжка выдана на руки.
Шаг 4. Передача сведений в Социальный фонд России (СФР)
С момента перехода работника на ЭТК работодатель обязан регулярно и своевременно подавать отчетность по форме ЕФС-1 в Социальный фонд России. Именно на основе этих данных формируеться электронная трудовая книжка гражданина на портале Госуслуг.
Важно помнить о сроках:
- Сведения о приеме на работу, переводе или увольнении подаются не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
- Прочие сведения (например, о повышении квалификации) подаются ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
Особенности для работников, впервые устраивающихся на работу после 1 января 2026 года
Поскольку переходный период завершен, для лиц, впервые заключающих трудовой договор после 1 января 2026 года, бумажная трудовая книжка не заводится вообще. Работодатель сразу начинает вести их стаж в электронном виде и подавать сведения в СФР. Заявление от таких работников о переходе на ЭТК не требуется — они по умолчанию являются «электронщиками».
Ответственность работодателя
Несоблюдение порядка перехода на ЭТК или несвоевременная подача сведений в СФР может повлечь за собой серьезные последствия:
- Административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей).
- Материальная ответственность перед работником, если из-за задержки или ошибок в отчетности работник не смог вовремя подтвердить свой стаж для назначения пенсии или пособий.
Переход на электронные трудовые книжки — это уже не новшество, а повседневная реальность. Главное для работодателя при получении заявления от сотрудника — не просто забрать у него бумажный бланк, а корректно оформить закрытие бумажной книжки (сделать итоговую запись и взять расписку) и наладить бесперебойную сдачу отчетности в СФР. Четкое следование алгоритму позволит избежать штрафов и обеспечить сохранность трудового стажа работников.