На сегодняшний день, 23 мая 2026 года, институт трудовых книжек в Российской Федерации претерпел значительные изменения, окончательно закрепив переход на цифровой формат. Однако бумажные документы все еще находятся в обороте у части работников, и правила их ведения, а также порядок перехода на электронные аналоги остаются критически важными для работодателей и сотрудников.

В данной статье мы подробно разберем актуальные инструкции, основанные на Трудовом кодексе РФ, Постановлениях Правительства и приказах Минтруда, действующих в текущий период;

Нормативно-правовая база

Основными документами, регулирующими вопросы ведения трудовых книжек, являются:

• Статья 66 и 66.1 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) — определяют статус трудовой книжки как основного документа о стаже и возможность ведения сведений в электронном виде.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями) — утверждает Правила ведения и хранения.
• Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает Порядок ведения и хранения трудовых книжек (заменил собой многие пункты старой Инструкции № 69, хотя принципы заполнения во многом сохранились).
• Постановление Правительства РФ от № 1250 — регулирует особенности перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК).

Общие правила заполнения бумажных трудовых книжек

Для работодателей, которые все еще ведут бумажные книжки (для тех, кто не отказался от них в пользу ЭТК), действуют строгие требования к оформлению записей.

Требования к датам

Согласно пункту 3 Порядка ведения трудовых книжек, все даты вносятся арабскими цифрами. Формат обязателен:

• Число и месяц — двузначными (например, 05, 12).
• Год — четырехзначным (например, 2026).

Пример: Если работник принят на работу 20 мая 2025 года, запись должна выглядеть исключительно так: . Использование формата «20 мая 2025 г.» или «20/5/25» недопустимо.

Внесение сведений о работнике

На ьном листе и в разделах трудовой книжки информация вносится разборчиво, без сокращений (кроме общепринятых), чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Любые исправления должны производиться путем зачеркивания одной чертой и внесения правильной записи рядом с подписью ответственного лица и печатью организации.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2020 года в России запущен проект электронных трудовых книжек. К 2026 году большинство работников уже перешли на этот формат, но право выбора сохранялось до конца 2020 года для действующих сотрудников, а для новых сотрудников с 2021 года бумажные книжки не заводятся вообще.

Как оформить переход (для тех, кто еще не определился или меняет решение)

Если работник ранее подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, он больше не может изменить это решение в обратную сторону по собственному желанию в общем порядке, однако законодательство предусматривает механизмы выдачи бумажной книжки на руки при переходе на ЭТК в определенных ситуациях (например, при увольнении или по заявлению в переходный период, если это было актуально).

Если же речь идет о работнике, который только устраивается на работу в 2026 году, бумажная трудовая книжка ему не заводится. Сведения о его деятельности формируются только в электронном виде.

Образец заявления на ведение ЭТК (исторический контекст и текущая практика)

Для сотрудников, которые в период перехода (2020-2021 гг.) подавали заявление о выборе электронного формата, использовалась следующая формулировка. Сейчас это применяется для первичного оформления цифрового профиля:

В центре листа:
Заявление

Текст заявления:
«В силу требований ст. 66, 66.1 ТК РФ прошу в дальнейшем вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности (форма СТД-Р)».

В конце документа:
Подпись: ___________ /Расшифровка/

Что делать, если работник отказался от бумажной книжки?

Если работник ранее выбрал бумажный формат, но впоследствии (в рамках предусмотренных законом процедур или при увольнении) принял решение о переходе на электронный формат или просто забрал книжку:

1. Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки.
2. В книжке делается обязательная запись о том, что работодатель предоставил сведения о трудовой деятельности в электронном виде (со ссылкой на ст. 66.1 ТК РФ).
3. С этого момента ответственность за хранение бумажного документа несет сам работник.

Как посмотреть электронную трудовую и заказать выписку

В 2026 году доступ к сведениям о трудовой деятельности максимально упрощен. Работник может:

• Получить выписку (форма СТД-Р) у текущего работодателя.
• Заказать справку через портал Госуслуги.
• Обратиться в клиентскую службу Социального фонда России (СФР).
• Получить информацию через банковские приложения (сервисы многих банков интегрированы с данными СФР).

Особенности 2026 года: Заведение трудовой впервые

Для граждан, которые впервые трудоустраиваются в 2026 году (ранее не работавших официально), бумажная трудовая книжка не оформляется. Весь стаж фиксируется исключительно в информационной системе Социального фонда России. Работодатель обязан передать сведения о приеме на работу в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Важные нюансы для работодателей

Нарушение правил ведения трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Особое внимание следует уделять:

• Своевременности передачи данных в СФР (электронно).
• Правильности формулировок при приеме, переводе и увольнении.
• Выдаче сведений работнику по его запросу (в день увольнения или в течение 3 рабочих дней по письменному заявлению).

Помните: даже в эпоху цифровизации трудовая книжка (в электронном или бумажном виде) остается главным доказательством стажа для назначения пенсии. Поэтому точность вносимых данных — приоритет номер один.