С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон «О введении электронных трудовых книжек» (ФЗ‑№ 123‑ФЗ)‚ который заменил бумажную трудовую книжку на её цифровую версию – Электронную трудовую книжку (ЭТК).
Если вы – работодатель‚ вам необходимо знать‚ как правильно оформить запись в ЭТК при переходе сотрудника на новое место работы‚ а если вы – работник‚ важно понять‚ какие права и обязанности у вас возникают в процессе перехода.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это цифровой документ‚ хранящийся в системе Социального фонда (СФР).
Все сведения о трудовой деятельности сотрудника (дата начала работы‚ должность‚ стаж‚ увольнение и т.д.) фиксируются работодателем в форме ЕФС‑1 (Отчёт о трудовой деятельности) и передаются в ПФР.
Получив данные‚ работник может получить выписку из ЭТК в формате PDF с электронной печатью.

Правовые основы перехода на ЭТК

• Трудовой кодекс РФ‚ ст. 66 – порядок заполнения бумажных трудовых книжек.
• Приказ Минтруда РФ от 19 мая 2021 года № 320н – подробные правила внесения сведений и исправления ошибок.
• Постановление Правления ПФР от 31 октября 2022 года № 245п – утверждена форма ЕФС‑1 и порядок её заполнения.
• Приказ Минтруда РФ от 30 июня 2020 года – уведомление работника о праве выбора бумажной или электронной трудовой книжки.

Когда начинается переход?

Переход на ЭТК начинается с момента первой записи в электронном виде.
Если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку‚ то при заключении нового трудового договора (или при переходе в другую организацию) необходимо:

1. Уведомить работника о праве выбора (письменно‚ до 30 июня 2020 года включительно).
2. Если работник выбирает ЭТК‚ то в течение 30 дней с даты начала работы в новой организации заполнить ЕФС‑1 и передать данные в ПФР.
3. Если работник сохраняет бумажную трудовую книжку‚ то в новой организации необходимо сделать запись в бумажной книге.

Как оформить запись в ЭТК при переходе?

Подготовка данных

Соберите следующую информацию о сотруднике:

• ФИО‚ дата рождения‚ паспортные данные;
• Дата начала работы в новой организации.
• Должность‚ подразделение‚ должностные обязанности.
• Условия труда (срок‚ режим‚ заработная плата).
• Сведения о стаже (если есть предыдущий стаж‚ его продолжительность).

Заполнение формы ЕФС‑1

Форма ЕФС‑1 доступна в системе ПФР. В ней необходимо указать:

1. Основные сведения о работнике (ФИО‚ дата рождения‚ паспорт).
2. Сведения о трудовом договоре (дата начала‚ должность‚ стаж).
3. Сведения о предыдущем стаже (если применимо).
4. Указание‚ что запись относится к переходу на новое место работы.

После заполнения формы проверьте корректность данных и подпишите электронно (если предусмотрено).

Передача данных в ПФР

Отправьте заполненную ЕФС‑1 в систему ПФР через портал «ПФР» или через интегрированную систему кадрового учета.
После успешной передачи работник получает выписку из ЭТК в формате PDF‚ которую он может распечатать или хранить в электронном виде.

Что делать‚ если в бумажной трудовой книжке есть ошибки?

Если в бумажной книге обнаружена ошибка‚ её необходимо исправить в соответствии с приказом Минтруда РФ № 320н.
Для исправления в ЭТК достаточно отредактировать соответствующие поля в форме ЕФС‑1 и повторно передать данные в ПФР.
После подтверждения исправления в системе ПФР работник получает обновлённую выписку.

Права и обязанности работника

• Работник имеет право выбрать бумажную или электронную трудовую книжку.
• При выборе ЭТК работник обязан подписать электронную печать и хранить выписку в безопасном месте.
• Если работник не согласен с записью‚ он может подать письменное заявление о несогласии в течение 30 дней с момента получения выписки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли использовать обе версии одновременно?
   Нет‚ в РФ действует принцип «один документ – один формат». После перехода на ЭТК бумажная трудовая книжка становится недействительной.
2. Что делать‚ если ПФР отклоняет ЕФС‑1?
   Проверьте корректность заполнения. Обычно отклонение связано с отсутствием обязательных полей или неверными данными.
3. Можно ли получить бумажную копию из ЭТК?

   Да‚ работник может запросить печатную копию выписки‚ но она будет иметь статус «электронный документ».

Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к цифровизации кадрового учета‚ который упрощает контроль и уменьшает бумажную нагрузку.
Для работодателя ключевыми моментами являются:

• Своевременное уведомление работника о праве выбора.
• Правильное заполнение и передача ЕФС‑1.
• Контроль за корректностью данных и своевременное исправление ошибок.

Для работника важно:

• Проверить правильность информации в выписке.
• Сохранить копию выписки в безопасном месте.
• В случае несогласия с записью – подать письменное заявление в течение 30 дней.

Следуя этим рекомендациям‚ вы обеспечите корректный переход на электронную трудовую книжку и сохраните все права и интересы сторон.