С 2021 года в Российской Федерации начался переход на ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) — цифрового аналога традиционного бумажного документа, подтверждающего трудовой стаж работника. Несмотря на то, что большинство новых сотрудников теперь получают исключительно электронную форму трудовой книжки, многие организации до сих пор ведут бумажные трудовые книжки для сотрудников, которые не подали заявление на переход на ЭТК, а также для тех, кто работал до 2021 года и сохранил бумажный документ.

Важно! Даже при ведении электронной трудовой книжки работодатель обязан вносить записи в бумажную трудовую книжку, если сотрудник её сохранил и не отказался от неё. При этом формат и содержание записей в бумажной трудовой книжке должны соответствовать требованиям, установленным Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными Постановлением Правительства РФ от № 695.

Когда вносятся записи в бумажную трудовую книжку при наличии ЭТК?

Записи в бумажную трудовую книжку вносятся в следующих случаях:

• При приёме на работу сотрудника, который ранее вёл бумажную трудовую книжку и не подал заявление о переходе на ЭТК;
• При переводе на другую работу внутри организации;
• При увольнении сотрудника;
• При внесении исправлений или дополнений (например, если ранее была пропущена запись).

При этом все сведения о трудовой деятельности работника, включая приёмы, увольнения, переводы и награды, дублируются в электронную трудовую книжку через систему СЗВ-ТД, которую работодатель обязан подавать в Пенсионный фонд России (ПФР) в установленные сроки.

Образец записи в трудовую книжку при приёме на работу (с сохранением бумажной формы)

При приёме на работу сотрудника, который имеет бумажную трудовую книжку, запись вносится в следующем формате:

1. Номер записи — по порядку (например, 1, 2, 3…);
2. Дата приёма, число, месяц, год;
3. Сведения о приёме, формулировка согласно Трудовому кодексу РФ;
4. Основание — номер и дата приказа (распоряжения) работодателя.

Пример записи:

Запись № 1
Принят на работу в ООО «Ромашка» на должность бухгалтера по основному месту работы.
Основание: Приказ № 45 от г.

Образец записи при переводе на другую должность

При переводе сотрудника на другую должность внутри организации запись вносится следующим образом:

Запись № 2
Переведён с должности бухгалтера на должность старшего бухгалтера по основному месту работы.
Основание: Приказ № 89 от г.

Образец записи при увольнении по собственному желанию

При увольнении по инициативе работника запись вносится с указанием пункта Трудового кодекса РФ:

Запись № 3
Уволен по собственному желанию, в соответствии с пунктом 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Основание: Приказ № 156 от г.

Образец записи при увольнении по инициативе работодателя

При увольнении по инициативе работодателя (например, по сокращению штата) запись должна содержать точную формулировку:

Запись № 4
Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации, в соответствии с пунктом 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Основание: Приказ № 112 от г.

Особенности ведения при наличии ЭТК

• Дублирование данных: Все записи в бумажной трудовой книжке обязательно должны быть переданы в электронную форму через форму СЗВ-ТД в ПФР в течение 1 рабочего дня с даты издания приказа.
• Отсутствие ошибок: Ошибки в бумажной трудовой книжке недопустимы — они могут повлиять на начисление пенсии. При ошибке делается исправление с указанием даты, причины и подписью ответственного лица.
• Записи не вносятся в бумажную трудовую книжку, если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК — в этом случае все сведения хранятся только в электронном виде.
• При увольнении работодатель обязан выдать сотруднику бумажную трудовую книжку с последней записью, даже если у него есть ЭТК — если он не отказался от бумажной формы.

Что делать, если работник перешёл на ЭТК?

Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то:

• В бумажную трудовую книжку вносится запись: «Сведения о трудовой деятельности включены в электронную трудовую книжку»;
• После этого дальнейшие записи в бумажную книжку не вносятся;
• Все последующие изменения (приёмы, увольнения, переводы) фиксируются только в ЭТК через СЗВ-ТД.

Пример записи при переходе на ЭТК:

Запись № 5
Сведения о трудовой деятельности включены в электронную трудовую книжку в соответствии с заявлением работника от г.
Основание: Заявление работника № 01/2026 от г.

Важные рекомендации для кадровых служб

1. Всегда проверяйте, подавал ли сотрудник заявление о переходе на ЭТК, это определяет, в каком формате вести записи.
2. Сохраняйте копии всех приказов и заявлений — они являются основанием для внесения записей.
3. Не вносите записи в бумажную трудовую книжку, если сотрудник уже перешёл на ЭТК — это нарушение.
4. При увольнении сотрудника с бумажной трудовой книжкой — выдавайте её ему под роспись.
5. Проверяйте соответствие записей в бумажной книжке и в СЗВ-ТД, они должны совпадать по датам, формулировкам и основаниям.

Ведение электронной трудовой книжки не отменяет обязанности работодателя вносить записи в бумажную трудовую книжку, если сотрудник не отказался от неё. Формат записей остаётся неизменным — он регламентирован законодательством РФ. Главное — точность, своевременность и дублирование данных в электронную систему ПФР.

Соблюдение этих правил позволяет избежать споров с Пенсионным фондом, обеспечивает корректное начисление пенсии и защищает права работника. Помните: ошибка в трудовой книжке, это риск потери стажа, а значит — и пенсии.

Для удобства рекомендуем хранить шаблоны записей в кадровом архиве и регулярно проводить обучение кадровых сотрудников по актуальным требованиям ведения трудовых книжек — как бумажных, так и электронных.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года в соответствии с действующим законодательством РФ.